Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг»

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенклатуру;
• составление заголовков (наименований) дел;
• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексации и установление индексов дел;
• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры дел руководствуются уставом организации, штатным расписанием, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения документов. Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации.

Номенклатура дел пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме. Каждая из пяти граф имеет свое назначение.

В первой графе номенклатуры проставляют делопроизводственные индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела включает индекс структурного подразделения организации по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений) и порядковый номер заголовка дела структурного подразделения или направления деятельности. Таким образом, индекс дела состоит из двух частей, показывая, в каком подразделении оно сформировано. Например: 01-02, где 01-индекс структурного подразделения (отдел кадров), 02-порядковый номер заголовка дела (приказы по личному составу).

Во второй графе перечисляются названия заголовков дел в определенной последовательности. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью входящих в дело документов.

Так, сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем - остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов. Если документов, относящихся к одному делу, накапливается большое количество, может быть сформировано дело в нескольких томах.

Третья графа заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год сформированы и стал известен их объем.

В четвертой графе указывается сроки хранения дел, номера статей по типовому или ведомственным перечням дел. Для определения сроков хранения управленческих документов используется Перечень типовых управленческих архивных документов. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок. Организации, не передающие документы постоянного хранения в архивы (не являющиеся источниками комплектования архивов) хранят документы постоянного срока хранения по Перечню не менее 10 лет.

В графе 5 «Примечание» проставляется отметка «Переходящее» для переходящих дел, которые ведутся в течение нескольких лет (личные дела, трудовые договоры, дела с локальными нормативными актами, например правилами внутреннего трудового распорядка, трудовые книжки и др.). В эту графу также вносится информация о формировании дел: как только в дело подшивается хотя бы один документ, в графе «Примечание» напротив заголовка дела делается запись: «Заведено». Внесение таких записей необходимо для контроля и учета74.

Номенклатура дел оформляется следующим образом: в левом углу пишется наименование организации, ниже пишется наименование вида документа и на какой год составляется номенклатура. Ниже указывается дата и регистрационный номер документа, далее указываться место составления документа.

Столбцы должны быть пронумерованы. В четвертом столбце помимо срока хранения, должно указываться номер статьи по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Номенклатуру дел (выписку из нее) следует расположить на внутренней стороне шкафа, где хранятся кадровые документы, а на корешках обложек дел указать индексы дел в соответствии с номенклатурой.

Пример рекомендуемой и разработанной номенклатуры дел представлен в приложении 16.

После того как разработана номенклатура дел необходимо проверить правильность формирования документов в дела на предмет соответствия архивным требованиям. Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о работнике непосредственно при оформлении трудовых отношений с работником.

Личное дело формируется, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных работников. При этом следует помнить, что запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах75.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам), расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность. Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросно-логический принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д.

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

1. Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации.
2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.
3. Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка.
4. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.
5. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
6. В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.
7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
8. Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно: документы постоянного и временного хранения; разные виды распорядительных документов; подлинники и копии документов; годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; утвержденные документы и их проекты.
9. В дело помещаются документы одного календарного года.
10. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

Основным нормативным актом для определения сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В указаниях по применению Перечня сказано, что временные сроки хранения применяются всеми организациями. При этом сроки могут быть увеличены организацией, а вот снижение сроков хранения документов не допускается. Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение в соответствующие архивы.

Для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений, предусмотрен следующий порядок хранения документов, для которых в Перечне установлен постоянный срок хранения:

государственные и муниципальные организации – 10 лет;

негосударственные – не менее 10 лет.

Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, об итогах деятельности и перспективах развития и др.) следует хранить в организациях всех форм собственности до их ликвидации.

Для правильного формирования документов в дела в ООО «Глобал Маркетинг» разработан специальный документ - номенклатура дел. В ней определяется состав дел, формируемых в подразделениях организации, и устанавливаются сроки их хранения.

Условия хранения в ООО «Глобал Маркетинг» должны обеспечивать защиту документов от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключать их утрату. Как правило, для этого в помещении необходимо установить металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п. Для облегчения поиска документов на шкафах следует поместить копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой76.

В офисе ООО «Глобал Маркетинг», в котором хранятся документы, должны поддерживаться стабильные значения температуры и влажности воздуха, так как для бумаги особенно опасны не столько высокие и низкие показатели температуры и влажности, сколько частое изменение этих показателей. Конечно, документы должны храниться в специальных папках и за плотно закрытыми дверцами шкафов, чтобы до минимума снизить воздействие пыли. Также целесообразно хранить документы в шкафу с непрозрачными дверцами. Дело не только в наибольшей безопасности хранения, но и в том, что для бумаги вредно воздействие света, особенно ультрафиолета.