Содержание 

Введение 3

1. Понятие и задачи кадрового делопроизводства 4

2. Общий состав и виды кадровой документации 7

3. Нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства 14

Заключение 18

Список использованной литературы 19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

 

     Кадровое  делопроизводство - для работодателей  всегда актуальный вопрос, который  требует хороших знаний трудового  законодательства, правил ведения и  оформления документов, - недооценивать  его нельзя.

     О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и  даже коммерческую ценность.

     С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может  доказать свою позицию в суде.

     Важность  кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника  и работодателя. Например, должностная  инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные  обязанности.

     Документируя  трудовые отношения, подавляющее большинство  кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с  такими документами должно быть чрезвычайно  серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит  подтверждение определенных юридических  фактов, на основе которых возникают  те или иные права работника.

     В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение  социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством  работникам.

1. Понятие и задачи кадрового делопроизводства

 

     Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления  хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации  труда, управления трудовыми отношениями  и регламентированием этих процессов.

     Наглядным результатом регламентирования  у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

     Кадровая  документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

     Кадровое  делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учетом, а также учетом рабочего времени и расчетов с персоналом.

     Правильная  организация кадрового делопроизводства имеет большое значение. Именно в  кадровых службах граждане заключают  трудовой договор, знакомятся с правилами  внутреннего распорядка, условиями  труда, быта, отдыха, перспективами  профессионального роста. Кадровая служба является зеркалом учреждения, фирмы и от того, как в ней  организовано документационное обеспечение  управления, создается впечатление  об организации и ее руководителе.

     Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную  форму и перемещают во времени  и пространстве. Документы и документированная  информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической  силой.

     Можно сделать вывод о том, что понятия  «управление», «делопроизводство», «кадровое  делопроизводство», «документ» органически  взаимосвязаны.

     Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль  деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует  информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

     Движение  персонала - одна из базисных категорий  управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

     -   прием на работу;

     -   перевод на другую работу;

     -   предоставление отпуска;

     -   увольнение.

     Документальное  оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и  организационно-правовой формы.

     К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете  кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с  проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних  случаях исправление сложившейся  ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих  должностных лиц или организации  к ответственности.

     Именно  поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

     Ведениекадрового делопроизводствапозволяет эффективно решить сразу несколько задач:

     - Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

     -   Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.

     -   Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.

     -   Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

     -   Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

     Однако, это далеко не все. Основной смысл  кадровой документации- в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

2. Общий состав и виды кадровой документации

 

     В процессе возникновения и документального  оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация».

     Под кадровой документацией подразумевается  большой перечень документов, которые  содержат информацию о работниках, деятельности предприятия и его  кадровой службы.

     Следует отметить, что для большинства  специалистов кадровой службы и руководителей  является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов? И какие из кадровых документов являются обязательными  для каждого работодателя?

     В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным  признакам.

     Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

     1. Документы по учету личного  состава работников, к которым  относятся приказы о приеме  на работу, переводе на другую  работу, предоставлении отпуска,  увольнении, личная карточка работника  и другие. Основная часть документов  по личному составу вошла в  состав унифицированных форм  первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты».

     2. Вторую группу составляют документы,  связанные с осуществлением функций  по управлению персоналом и  организацией труда (Правила внутреннего  трудового распорядка, Положение  о структурном подразделении,  должностные инструкции, Структура  и штатная численность, Штатное  расписание).

     Кроме того, применяется и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

     1. Документация по приему на  работу:

     ·   Заявление о приеме на работу;

     ·   Контракт о назначении на должность;

     ·   Приказ о приеме на работу;

     ·   Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

     2. Документация по переводу на  другую работу:

     ·   Заявление о переводе на другую работу;

     ·   Представление о переводе на другую работу;

     ·   Приказ о переводе на другую работу.

     3. Документация по увольнению с  работы:

     ·   Заявление об увольнении;

     ·   Приказ об увольнении;

     ·   Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

     4. Документация по оформлению отпусков:

     ·   График отпусков;

     ·   Заявление о предоставлении отпуска;

     ·   Приказ о предоставлении отпуска.

     5. Документация по оформлению поощрений:

     ·   Представление о поощрении;

     ·   Приказ о поощрении;

     ·   Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

     6. Документация по оформлению дисциплинарных  взысканий:

     ·   Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

     ·   Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

     ·   Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

     ·   Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

     В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или  может быть приспособлен к специфике  труда у конкретного работодателя.