Делопроизводство в кадровой службе

Вопрос 1 Понятие персональных данных

Вопрос 2 Структура персональных данных

Персональные  данные работника – информация, необходимая работодателю в связи  с трудовыми отношениями и  касающиеся конкретного работника. Под информацией о работниках понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.

Персональные  данные относятся к категории  конфиденциальной информации. Режим  конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания  или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.

В состав персональных данных работника входят:

- анкетные  и биографические данные;

- образование; 

- сведения  о трудовом и общем стаже; 

- сведения  о составе семьи; 

- паспортные  данные;

- сведения  о воинском учете; 

- сведения  о заработной плате сотрудника;

- сведения  о социальных льготах; 

- специальность, 

- занимаемая  должность; 

- наличие  судимостей;

- адрес  места жительства;

- домашний  телефон; 

- место  работы или учебы членов семьи и родственников;

- характер  взаимоотношений в семье; 

- содержание  трудового договора;

- состав  декларируемых сведений о наличии  материальных ценностей; 

- содержание  декларации, подаваемой в налоговую  инспекцию; 

- подлинники  и копии приказов по личному составу;

- личные  дела и трудовые книжки сотрудников; 

- основания  к приказам по личному составу; 

- дела, содержащие материалы по повышению  квалификации и переподготовке  сотрудников, их аттестации, служебным  расследованиям;

- копии  отчетов, направляемые в органы статистики.

Данные  документы являются конфиденциальными, хотя, учитывая их массовость и единое место обработки и хранения - соответствующий  гриф ограничения на них не ставится.

Под обработкой персональных данных работника понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника. 

                   

Вопрос 3. Нормативная и нормативно-справочная документация

В основе информационно-документационной системы  лежат Конституция РФ и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным  законодательным актом является Трудовой кодекс РФ. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «О информации, информатизации и защите информации», проект закона о персональных данных, Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, - уставы и положения о дисциплине ()на ж/д транспорте, в пароходстве и др.).

Кадровая  информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

§ законодательные  акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

§ плановую документацию;

§ организационно-правовую документацию;

§ персональную документацию;

§ договорную документацию;

§ распорядительную документацию;

§ учётную  кадровую документацию;

§ документацию по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда;

§ отчётную и отчётно-справочную документацию;

Нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издаётся различными ветвями власти, органами субъектов Российской Федерации, детализирует и регламентирует единообразную  практику применения норм права. Например, Инструкция о порядке ведении трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих гос. организаций и т.д. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

Формирование  информационной части кадровых документов и их формы основываются на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД). 
 

Вопрос  4. Плановая кадровая документация

Комплекс  плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирование труда, повышение квалификации рабочих и служащих и тп. Плановые документы составляются совместно с сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.

Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

- сбор, обобщение и анализ отчетных  экономических показателей в  сфере кадрового обеспечения  организации за предыдущий и  текущий периоды времени;

- выработку  концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствование технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;

- прогнозирование  динамики изменения должностного  состава работников организации  в разрезе специальностей, профессий,  квалификации;

- проектирование  динамики роста или уменьшения  потребности по каждой должности,  рабочему месту;

-  определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;

- расчет  числа сокращаемых работников  по должностям и определение  перспектив их трудоустройства;

- расчет  возможностей роста материального  обеспечения труда работников по должностям;

- расчет  возможностей совершенствования  социальной инфраструктуры организации;

- разработку  проектов программ развития и  реализующих их долгосрочных  и текущих планов;

- согласование, подписание и утверждение программ и планов;

- детализацию  программ и планов по направлениям  деятельности организации, структурным  подразделениям и филиалам;

- текущее  корректирование программ и планов  с учетом реальных условий  деятельности организации.

Программа – это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность. Например, Программа социального развития коллектива работников организации на 2002-2015 гг.

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Например: План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений. Планы бывают перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем предприятия или его заместителем.

К плановой документации мы относим также такие  документы, как: Структура и штатная  численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и  планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменение их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утверждёнными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Структура и штатная численность  организации имеет в содержательной части две графы: наименование структурного подразделения и должностей; штатная численность сотрудников по каждой должности (УСОРД). Проект документа подписывается составителями, может быть предварительно согласован с руководителями структурных подразделений, утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации.

Штатное расписание (форма  № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

График  отпусков (форма №  Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывается руководителем кадровой службы, визируют руководители всех структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается руководителем организации. 
 
 
 

Вопрос  5.  Организационно-правовая документация

Комплекс  организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение о службе персонала (об отделе кадров), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) о разграничении полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Технологическая цепочка процедуры составления  организационно-правовой документации в обобщенной виде включает в себя:

- сбор  и изучение действующих законодательных  и нормативных правовых актов,  утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик ранее действовавших организационно-правовых документов;

- сбор  и изучение распорядительных  документов организации, касающихся  объектов регламентации (учредительные  документы, приказы о создании  структурных подразделений, штатное расписание и др.);

- собеседование  с руководством организации и  основных структурных подразделений,  ведущими специалистами, работниками  по заранее разработанной схеме  вопросов, с целью выяснения их  мнения по поводу содержания  будущего организационно-правового документа;

- разработку  концепции организационно-правового  документа (назначение, структура,  основные разделы, принципиальные  положения и т.п.); согласование  концепции с заинтересованными  должностными лицами и работниками;