Делопроизводство в кадровой службе

       
 
 
 
 
 
 

Вопрос 15. Документирование перевода сотрудников на другую работу

Перевод на другую работу осуществляется, как  правило, с согласия работника. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости или в случае простоя, согласия работника не требуется.

При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.

Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями  ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает). Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате. 
 

Вопрос 16. Документирование процедуры  поощрения работника

Трудовой  кодекс РФ предусматривает следующие меры поощрения, которые применяет работодатель для поощрения работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, которые могут быть поделены на меры морального и материального характера: меры морального поощрения, объявление благодарности; награждение почетной грамотой; представление к званию «Лучший по профессии»; меры материального поощрения; выдача премии; награждение ценным подарком.

Коллективным  договором, правилами внутреннего  трудового распорядка, а также  уставами и положениями о дисциплине могут предусматриваться другие виды поощрений (дополнительные оплачиваемые отпуска, компенсация затрат на ежегодный отдых, персональные надбавки, беспроцентные ссуды на приобретение жилого помещения).

Порядок применения мер поощрения  за труд.

Правовой  статус работодателя согласно ТК РФ включает право применения мер поощрения. Процедура применения мер поощрения трудовым законодательством определена частично, а значит, во многом определяется работодателем.

На практике поощрение объявляется в приказе  или распоряжении, доводится до сведения работника и трудового коллектива и заносится соответствующая  запись в трудовую книжку работника.

В оформляемом  приказе указывается мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и его  стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под  роспись. Форма приказа (распоряжения) о поощрении работника утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (унифицированная формаТ-11)

Основанием  издания приказа (распоряжения) о  поощрении является представление, внесенное на рассмотрение руководителю организации непосредственным руководителем  работника или кадровой службой  организации. Поскольку процедура  представления к поощрению законодательно не урегулирована, в каждой организации используется своя.

Сведения  о поощрениях вносятся в трудовую книжку. Основанием внесения записи в  трудовую книжку является соответствующий  приказ (распоряжение) руководителя.

Согласно  Правилам ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о  награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных  почетных званий, на основании соответствующих  указов и иных решений;

б) о  награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении  нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о  других видах поощрения, предусмотренных  законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Правилами ведения и хранения трудовых книжек установлен недельный срок, не позднее которого работодатель обязан вносить соответствующие записи в трудовые книжки.

Порядок внесения сведений о награждении  в трудовую книжку согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек следующий:

«в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка  указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер».

В обязательном порядке сведения о поощрениях заносятся также в личную карточку работника, в раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» (форма Т-2).

Таким образом, работник вправе настаивать на внесении в трудовую книжку соответствующей  записи о любом из примененных  к нему видов поощрений, если она не была внесена.

В целом документирование процедуры поощрения  включает в себя:

·   составление руководителем структурного подразделения, в котором трудиться  работник, или руководителем кадровой службы представления о поощрении  на имя руководителя организации с указанием вида поощрения в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка или иных локальных нормативных актов;

·   издание приказа (распоряжения) о  поощрении (унифицированная форма  № Т-11, Т-11а) и его торжественное  объявление;

·   внесение необходимой записи в личную карточку (№Т-2) о поощрении работника;

·   внесение соответствующей записи в  трудовую книжку работника. 
 

Вопрос 17. Документирование процедуры применения дисциплинарного  взыскания

Дисциплинарный  проступок - неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, влекущее за собой применение мер дисциплинарного воздействия.

Документально процедура состоит из нескольких этапов:

Этап 1. Фиксация проступка  работника. Работодатель должен убедиться в том, что совершенное работником нарушение соответствует всем признакам дисциплинарного проступка.

Этап 2. Требование и представление  работником объяснений

Работодатель  обязан выслушать объяснения работника  до применения дисциплинарного взыскания. Объяснения должны быть предоставлены в письменной форме.

Свои  объяснения работник может изложить различными способами. В первую очередь  — в объяснительной записке. Желательно, чтобы этот документ составлялся  работником в произвольной форме  от руки. Однако в ряде организаций для того, чтобы объяснения были стройными и логичными, практикуется применение трафаретных бланков, в которых работнику предлагается заполнить графы (строки, ячейки), предназначенные для ответов на вопросы:

- каковы  причины (мотивы) совершения дисциплинарного проступка?

- считает  ли работник себя виновным  в совершении проступка?

- если  нет, то кто, по мнению работника,  должен быть привлечен к дисциплинарной  ответственности?

Объяснительная  записка адресуется либо руководителю организации, либо начальнику отдела кадров, либо руководителю структурного подразделения, в штат которого входит работник. Кому конкретно — должно быть определено в локальных нормативных актах организации. Объяснительная записка составляется работником в произвольном виде. На объяснительной записке генеральный директор или другое уполномоченное лицо проставляет резолюцию с решением по данному вопросу. Она может быть как признающая причины уважительными, так и неуважительными и применение к работнику дисциплинарного взыскания (указывается его вид), подпись и дата должностного лица. Резолюция проставляется как правило в верхней заголовочной части или любой свободной части документа.

Второй  вариант получения объяснений —  это фиксация разъяснений работника  в акте, составляемом по факту совершения дисциплинарного проступка, посредством удостоверения работником объяснений своей подписью.

Работодатель  должен доказать, что при наложении  взыскания учитывались:

- тяжесть  проступка;

- обстоятельства, при которых он был совершен;

- предшествующее  поведение работника;

- его  отношение к труду.

Этап 3. Наложение дисциплинарного  взыскания 

Решение работодателя о применении к работнику  дисциплинарного взыскания должно быть выражено в приказе (распоряжении) работодателя. В течение трех рабочих дней с момента издания он должен быть объявлен работнику под расписку.

Если  принимается решение о применении такого дисциплинарного взыскания  как увольнение по соответствующему основанию, то приказ (распоряжение) составляется по унифицированной форме № Т-8 — о прекращении действия трудового договора с работником. В этом случае в строках «Основание увольнения» дается ссылка на пункт и статью ТК РФ, а в строке «Основание» перечисляются документы, которыми оформлен факт обнаружения дисциплинарного проступка (акт, объяснительная записка, пр.).

Поскольку унифицированная форма общего приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного  взыскания в виде замечания или  выговора не утверждена на федеральном  уровне, то работодатель самостоятельно определяет его содержание. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания является приказом по личному составу, несмотря на то, что для него не существует унифицированной формы и он оформляется по правилам приказов по основной деятельности: с констатирующей и распорядительной частью. Этот приказ может быть сложным, то есть в одном приказе могут налагаться дисциплинарные взыскания на нескольких работников.

В таком  приказе (распоряжении) следует отразить:

- существо  дисциплинарного проступка;

- время  совершения и время обнаружения дисциплинарного проступка;

- вид  применяемого взыскания;

- документы,  подтверждающие совершение дисциплинарного  проступка;

- документы,  содержащие объяснения работника.

В приказе (распоряжении) о применении дисциплинарного  взыскания также можно привести краткое изложение объяснений работника.

В случае если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания под  роспись, то составляется соответствующий  акт. В данном акте фиксируются факт отказа от росписи, а также факт несогласия с составленным актом.

Наложение дисциплинарного взыскания является правом работодателя и закреплено за ним законодательно для построения кадровой дисциплины в компании. Но, вместе с данным правом на работодателя возложена обязанность по соблюдению процедуры наложения данного дисциплинарного взыскания.

Вопрос  18. Документация по учёту использования рабочего времени и расчётов по оплате труда

Комплекс  документации по учёту использования  рабочего времени и расчётов с  персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах. Комплекс образуется в процессе учёта рабочего времени и расчёта соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный  комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы: