Делопроизводство в кадровой службе

    Для выполнения основных задач  и функций архив организации имеет право:

- требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии

- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива

- запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения

- участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов РФ, федеральными архивами РФ, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления

    На практике документация по  личному составу хранится вместе  с другими документами. Рекомендуется отделить данную документацию от другой. Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.

    Самое главное и ответственное действо - подготовка документов к сдаче в архив организации. Оно заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

    Комплекс работ по передаче  документов в архив, в том  числе и по личному составу,  делится на следующие стадии:

- формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве

- оформление дел в соответствии с установленным порядком

- экспертиза ценности документов и дел

- описание дел, передаваемых в архив организации

- передача документов в архив организации 
 

Вопрос 28. Размещение и организация  работы кадровой службы

Структура кадровой службы предприятия определяется в зависимости от организационной структуры предприятия, учреждения, организации, видов его деятельности и штатной численности работников.

Если  на предприятии его структурой предусмотрено, что кадровыми вопросами ведает отдел кадров, возглавляемый начальником  отдела кадров, то в этом случае этот начальник всегда подчинен непосредственно руководителю предприятия, который через него координирует кадровую работу на предприятии.

Если  на предприятии численность работников небольшая и нет специальной  кадровой службы, то обычно в штатном расписании предусматривается должность инспектора по кадрам.

Для правильной организации работы с кадрами  на любом предприятии изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке:

-      коллективный договор;

-      правила внутреннего трудового распорядка;

-      штатное расписание;

-      должностные инструкции;

-      положения об отделах и службах  предприятия и другие документы.

Правилами внутреннего трудового  распорядка (или положения о персонале) является внутренний (локальный) нормативный документ предприятия, предусматривающий организацию работы предприятия, внутриобъектный режим работы (режим рабочего дня, например, с 8-00 до 17-00, с перерывом на обед с 12-00 до 13-00 и т. п.), взаимные обязанности предприятия и работников, порядок направления работников в командировки, предоставления отпусков и т. д.

Для правильной организации работы каждому предприятию  необходимо разработать свои правила  внутреннего трудового распорядка, которые должны быть утверждены по представлению директора предприятия трудовым коллективом на общем собрании. Каждого вновь принятого работника необходимо ознакомить с этими правилами под роспись в отделе кадров (или службе управления персоналом).

В соответствии с уставом предприятия, исходя из целей и предмета его деятельности, владельцем предприятия устанавливается (определяется) его структура и штатная численность, оформляемые специальным документом, на основании которого составляется штатное расписание предприятия, предусматривающее его должностной и численный состав.

Штатным расписанием является документ, определяющий состав работников предприятия с  указанием их должностей и должностных  окладов.

Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия  и действует в течение календарного года.

Необходимо  отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных  работников предприятия с почасовой  оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление  штатного расписания, как правило, на практике не применяется.

Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это  иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер - 1, зам. гл. бухгалтера - 1, экономист 1-й категории - 2, бухгалтер 2-й категории - 4 и т. д.).

Для регламентации  организационно-правового положения  работника на предприятии, его обязанностей, прав и ответственности по поручению руководителя предприятия отделом кадров или руководителями структурных подразделений  разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем предприятия.

Должностные инструкции должны разрабатываться  и утверждаться по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. При разработке должностных инструкций учитываются конкретные задания  и обязанности, функции, полномочия, права, ответственность работников. Для рабочих и технических служащих разрабатываются рабочие инструкции. При приеме на работу и заключении трудового договора каждый сотрудник должен быть ознакомлен со своей

Положением  об отделе (службе) предприятия является документ, регламентирующий деятельность каждого отдела, в котором отражается его внутренняя организация (структура), место и роль в системе (организационной структуре предприятия) работы предприятия. На основании Положения об отделе (службе) предприятия организуется его деятельность, оцениваются результаты деятельности, а также составляется штатное расписание данного отдела (службы), должностные инструкции и др.

Положение об отделе (службе) разрабатывается  руководителем отдела (службы). После  утверждения один экземпляр Положения об отделе (службе) хранится у руководителя отдела (службы), а второй - в отделе кадров (службе управления персоналом).

Документы, оформляемые кадровой службой предприятия, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:

-      распорядительные документы по  личному составу (по кадрам  или персоналу);

-      учетные документы по кадрам (персоналу).

К распорядительным документам по личному составу относятся  приказы (распоряжения) руководителя предприятия  о приеме, переводе и увольнении работников;     предоставлении отпусков; поощрениях и взысканиях; внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, записей и т. д.).

Все оригиналы  приказов по личному составу накапливаются  и хранятся в отделе кадров (службе управления персоналом). Все изданные приказы по личному составу предприятия заносятся в книгу регистрации приказов в хронологическом порядке. Как приказы, так и книга регистрации приказов являются документами постоянного хранения и по окончании 75-летнего срока хранения в архиве предприятия должны быть переданы в государственный архив.

К учетным  документам по кадрам (персоналу) предприятия  относятся личная карточка;   личное дело; штатно-должностная книга; алфавитная книга; алфавитные карточки;      книга учета бланков трудовых книжек; книга учета движения трудовых книжек; график отпусков; книга (журнал) учета отпусков.

Кроме того, в отделе кадров (службе управления персоналом) для правильного оформления трудовых книжек работников должны быть печать отдела кадров (для заверения записей в трудовых книжках); штамп с указанием наименования предприятия (проставляется в 3-й графе раздела "Сведения о работе" трудовых книжек при приеме на работу); штамп "Выдан вкладыш".

Табель  учета рабочего времени представляет собой поименный список работников цеха (отдела), участка, предприятия и ведется отдельно по категориям (руководящий состав, служащие, рабочие), а в пределах категорий работающих - в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке. Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивается табельный номер. В случае увольнения (или перевода) работника в другой цех (отдел) его прежний табельный номер не может быть присвоен другому работнику и должен оставаться свободным не менее трех лет.

Табель составляется за два - три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и документов по учету личного состава, оформленных должным образом (приказов о приеме, переводе, увольнении). Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, то есть отметки всех прибывших, или путем регистрации только неявок и опозданий. 
 

Вопрос 29. Работа с посетителями в кадровой службе

Говоря  о технологии защиты информации в  кадровой службе, необходимо учитывать, что помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей.

Важно, чтобы прием посетителей осуществлялся  только в те часы, которые ежедневно  выделяются для этой цели. В другое время в помещении кадровой службы не могут находиться посторонние лица, в том числе работники фирмы.

Целесообразно, чтобы приемные часы были разными  для работников фирмы и лиц, не входящих в эту категорию. Подобное разграничение необходимо ввиду  того, что в числе последней группы лиц может быть злоумышленник, который будет прослушивать переговоры работников фирмы, знакомиться с работниками, их привычками, чертами характера, что в последующем может стать основой для формирования канала несанкционированного доступа к ценной информации.

Прием посетителей должен быть организован  таким образом, чтобы в помещении  службы не было лиц, ожидающих приема. Не должны возникать так называемые «живые очереди». Лица, ожидающие приема, всегда подсознательно или умышленно  прослушивают переговоры работника кадровой службы и посетителя. Злоумышленник может эти переговоры записывать с помощью диктофона или миниатюрной видеокамеры.

Ответы  на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются.

При выдаче справки с места работы необходимо удостовериться в личности работника, которому эта справка выдается. Не разрешается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка. Справка выдается на основании учетной карточки 1-2, а не пропуска, т.к. работник при увольнении мог не сдать пропуск или удостоверение. Заполненный бланк справки подписывается руководителем кадровой службы. Передает справку на подпись работник службы, а не посетитель. Одновременно руководитель службы ставит на справке печать. За получение справки работник фирмы расписывается в журнале учета выдачи справок.

Ответы  на правомерные письменные запросы  других фирм, учреждений и организаций  даются с разрешения первого руководителя фирмы и только в письменной форме  и том объеме, который позволяет  не разглашать излишний объем персональных сведений. По возможности персональные данные обезличиваются.

В помещении  кадровой службы в часы приема посторонних  лиц может находиться работник службы безопасности организации, фирмы. Целесообразно  также наличие сигнализации, оповещающей работников этой службы о необходимости немедленно вмешаться в сложившуюся ситуацию. На столе работника кадровой службы не должно быть тяжелых предметов: подставок под календарь, пепельниц и т. п.

В целях  удобного доступа посетителей в кадровую службу помещения службы должны располагаться на первом этаже, поблизости от входа в здание. В часы приема лиц, не являющихся работниками фирмы, вход в отдел должен быть свободным для всех желающих.