Делопроизводство в кадровой службе

="justify">§ табель использования рабочего времени  и расчёта заработной платы (форма  № Т-12);

§ табель использования рабочего времени (форма  № Т-13);

§ расчётно-платёжная  ведомость (форма № Т-49);

§ расчётная  ведомость (форма № 51);

§ платёжная  ведомость (форма № Т-53);

§ журнал регистрации платёжных ведомостей (форма № Т-53а);

§ лицевой  счёт (форма № Т-54);

§ лицевой  счёт (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);

§ записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма № Т-60);

§ записка-расчёт при прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником (форма  № Т-61);

§ акт  о приёмке работ, выполненных  по трудовому договору (контракту), заключённому на время выполнения определённой работы (форма № Т-73); 
 

Вопрос 19. Документирование процедуры  увольнения по инициативе работника

Свою  инициативу об увольнении работник должен выразить в письменной форме путем  составления личного заявления  на имя работодателя.

При этом работник обязан предупредить работодателя о своем увольнении в письменной форме не позднее, чем за две недели, если иной срок не установлен ТК РФ или иным федеральным законом. Законодатель уточнил, что течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

Действие  трудового договора продолжается, если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не расторгнут и работник не настаивает на увольнении.

Поэтому специалисты кадровой службы должны ответственно регистрировать поступающие заявления работников об увольнении по собственному желанию в Книге (журнале) регистрации заявлений, а также отслеживать сроки.

Заявление работника может быть составлено на трафаретном бланке или в произвольной форме написано от руки - все зависит от принятого порядка документооборота у конкретного работодателя.

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный  номер, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: почтовый индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

В заявлении  работник обязательно должен указать  дату (с учетом двухнедельного срока  предупреждения работодателя) и причину  увольнения - «по собственному желанию».

В целом  документальное оформление процедуры увольнения работника включает в себя следующие этапы:

1.   составление работником личного  заявления об увольнении по  собственному желанию;

2.   издание работодателем приказа  (распоряжения) о прекращении (расторжении)  трудового договора с работником  по форме №Т-8 (при увольнении  одного работника) или №Т-8а (при увольнении нескольких работников);

3.   ознакомление работника с приказом (распоряжением) о прекращении  (расторжении) трудового договора  и выдача по его просьбе  надлежащим образом заверенной  копии приказа (распоряжения);

4.   внесение соответствующих записей в личную карточку форма №Т-2 (в установленных случаях №Т-2ГС (МС) или №Т-4);

5.   внесение соответствующих отметок  в Табель учета рабочего времени  (формы №Т-12 или №Т-13) и иные  первичные учетные документы;

6.   расчет с работником по форме  №Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»;

7.   оформление личного дела для  передачи на архивное хранение (если его ведение предусмотрено  в соответствии с порядком  документооборота, принятого у данного  работодателя);

8.   внесение соответствующих записей  в учетные формы: книгу (журнал) регистрации трудовых договоров,  книгу (журнал) регистрации приказов  по личному составу, книгу (журнал) регистрации личных карточек, книгу  (журнал) регистрации личных дел,  книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

9.   внесение соответствующей записи  в трудовую книжку и выдача  ее на руки работнику.

Увольнение  работников оформляется приказом по личному составу, где указывается  причина увольнения, согласно статьям  ТК РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и/или личном деле. При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело, после помещения в него приказа об увольнении, закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременной хранение. Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников,  должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является ТК  РФ. 
 

Вопрос 20. Документирование процедуры  увольнения по инициативе работодателя

Трудовой договор  может быть расторгнут по инициативе работодателя в случаях:

1) ликвидации  организации либо прекращения  деятельности индивидуальным предпринимателем;

2) сокращения  численности или штата работников  организации, индивидуального предпринимателя;

3) несоответствия  работника занимаемой должности  или выполняемой работе вследствие  недостаточной квалификации, подтвержденной  результатами аттестации;

4) смены собственника  имущества организации (в отношении  руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);

5) неоднократного  неисполнения работником без  уважительных причин трудовых  обязанностей, если он имеет дисциплинарное  взыскание;

6) однократного  грубого нарушения работником  трудовых обязанностей (прогула, появления работника на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения; разглашения охраняемой законом тайны,  совершения по месту работы хищения)

7) представления  работником работодателю подложных  документов при заключении трудового договора;

В целом документальное оформление процедуры увольнения работника по инициативе работодателя включает в себя следующие этапы:

1.   документальное  оформление расторжения трудового  договора по соответствующему  основанию, предусмотренному статьей 81 ТК РФ;

2.   составление  приказа (распоряжения) о прекращении  (расторжении) трудового договора  по форме №Т-8 (при увольнении  одного работника) или №Т-8а  (при увольнении нескольких работников);

3.   ознакомление  работника с приказом (распоряжением) о прекращении (расторжении) трудового договора и выдача по его просьбе надлежащим образом заверенной копии приказа (распоряжения);

4.   внесение  соответствующих записей в личную  карточку форма №Т-2 (в установленных  случаях №Т-2ГС (МС) или №Т-4);

5.  внесение соответствующих отметок в Табель учета рабочего времени (формы №Т-12 или №Т-13) и иные первичные учетные документы;

6.   расчет  с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении  действия трудового договора (контракта)  с работником». Эта форма применяется для учета заработной платы и других выплат работнику при прекращении трудового договора;

7.   оформление  личного дела для передачи  на архивное хранение (если его  ведение предусмотрено в соответствии  с порядком документооборота, принятого у данного работодателя);

8.   внесение  соответствующих записей в учетные  формы: книгу (журнал) регистрации  трудовых договоров, книгу (журнал) регистрации приказов по личному  составу, книгу (журнал) регистрации  личных карточек, книгу (журнал) регистрации  личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

9.   внесение  соответствующей записи в трудовую  книжку и выдача ее на руки  работнику.

При этом по общему правилу при расторжении трудового  договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.

Увольнение работника  по инициативе работодателя зачастую приводит к судебным разбирательствам. Поэтому, увольняя работника по какому-либо пункту статьи 81 ТК РФ, работодатель, отстаивая свою позицию в суде, должен доказать, что увольнение было обоснованным, собрать при этом все необходимые сведения и доказательства, а также свидетельские показания. Кроме того, необходимо проследить, чтобы все приказы и распоряжения были в наличии, документы при увольнении были оформлены в соответствии с законодательством. 
 

Вопрос 21. Приказ об увольнении работника

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма Т-8)

Приказ  об увольнении применяется для оформления и учета увольнения работников. Он составляется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем  организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Бланк приказа об увольнении составляется по формам № Т-8 и № Т-8а. В строке (графе) этих форм "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ на увольнение и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к  приказу (распоряжению) прилагается  документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении  трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим  законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании  распоряжения о расторжении трудового  договора с работником (увольнении) делается запись в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

По письменному  заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления  выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа  о приеме на работу, приказов о переводах  на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (ст. 62 ТК РФ).  
 

Вопрос 22. Особенности увольнения работника, обладающего  знанием конфиденциальной информации организации

Технологическая цепочка увольнения сотрудника включает в себя:

— написание  сотрудником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины  увольнения и желательно указанием  места предполагаемой работы;

— передачу заявления руководителю структурного подразделения для оформления и  передачи в кадровую службу;

— прием  службой конфиденциальной документации от увольняющегося сотрудника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей  информации, изделий, материалов, с  которыми он работал, проверку их комплектности, полноты и оформление приема в описи или актом;

— сдачу  сотрудником пропуска (идентификатора) для входа в рабочую зону, всех ключей и печатей, запрещение сотруднику входить в рабочее помещение  с использованием знания шифра кодового замка (при необходимости — изменение  кода);