Делопроизводство в кадровой службе

После положительного решения о приеме на работу в отделе кадров оформляются следующие документы:

1. Приказ-распоряжение о приеме на работу
2. Контракт работника (2 экз.: 1 – работнику, 2ой – в личное дело)
3. Должностная инструкция
4. Инструкция по технике безопасности
5. Акт приемки-передачи рабочего места
6. Договор о полной материальной ответственности
7. Постановка на воинский учет
8. Личная карточка работника (хранится 5 лет) и другое.

 
 

Вопрос 11. Документирование приема на работу руководящего состава, специалистов, научных и других категорий работников

Научно-педагогические работники должны предоставлять документы, характеризующие научно-пед. деят-ть: список научных трудов, список монографий, публикации, учебники, книги и другое.

Особенности по процедуре приема:

1. Получение отделом кадров от гражданина лично или по почте резюме
2. Изучение резюме руководителем подразделения. Вызов для беседы. В этом случае объявление об отказе остальным не делается.
3. Информирование кандидата об его будущих обязанностях, о правилах внутреннего трудового распорядка, об оплате труда.
4. Беседа руководства организации с кандидатом.
5. Заполнение кандидатами заявления и предоставление в отдел кадров
6. Предварительное собеседование кандидатов с работниками отдела кадров по представленным документам
7. Собеседование экспертов с кандидатами с целью определения профессиональных способностей, моральных качеств.
8. При необходимости тестирование, анкетирование и другие методы отбора.
9. По собранным материалам принятие решения руководителем
10. Беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, ознакомление  с должностной инструкцией, инструктаж по безопасности. При согласии кандидата заполнение типовой формы трудового договора.
11. Обсуждение сторонами содержания трудового договора, при необходимости внесение изменений, дополнений.

12.Заполнение сотрудником службы УП унифицированной формы приказа (форма Т-1), распечатка бумажного экземпляра, визирование приказа и подписание работодателем.

13. Ознакомление  работника с приказом, выдача  по его просьбе заверенной  копии приказа

14. Информирование  руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника, внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени (форма Т-12, Т-13)

15. Заведение  личного дела на вновь принятого  работника

Заполнение личной карточки и других учетных форм.

16. Внесение фамилии работника в первичные учетные бух. документы

Внесение записи в трудовую книжку. 

Вопрос 12. Документирование приема на работу лиц, функциональные обязанности  которых связаны  с владением конфиденциальной информацией

При приеме на работу данной категории лиц включаются дополнительно следующие процедуры. Подбор предполагает такую кандидатуру для приема на работу или перевода.

1. Получение резюме
2. Изучение резюме или личного дела, если кандидат из этой же орг-ции
3. Информ-ние кандидата, если он работает в этой орг-ции о будущих должностных обязанностях. Если кандидат не работает в данной орг-ции – знакомство с орг-цией.
4. Заполнение гражданами, не работающими в данной орг-ции, заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров. Рекомендуется цветное фото, копии документа об образовании и другое. Если это работающий сотрудник – обновление материалов личного дела. Предоставление руководителю структурного подразделения о переводе на другую должность.
5. Собеседование кандидата с работниками отдела кадров.
6. Опрос с согласия кандидатов авторитетных для орг-ции лиц, лично знающих работника. Обязательно протоколирование опроса.
7. Собеседование экспертов с кандидатами с целью определения профессиональных способностей, моральных качеств. Рассмотрение мед. справки. При необходимости тестирование и анкетирование.
8. По совокупности собранных материалов принятие решения
9. Заключительное собеседование. Получение принципиального согласия кандидата на работу с конфиденциальной информацией.
10. Подписание кандидатом обязательства о неразглашении тайны.
11. Беседа-инструктаж
12. Ознакомление с должностной инструкцией, с рабочими инструкциями.
13. Составление проекта трудового договора, подписание договора о временной работе без права доступа к конфиденциальной информации.
14. Составление и подписание приказа о приеме на работу с испытательным сроком.
15. Заведение личного дела
16. Изучение личных моральных и профессиональных качеств во время испытательного срока
17. Обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией
18. Проверка знаний
19. Анализ результатов работы сотрудников в течении испытательного срока.
20. Составление нового трудового договора, издание соответствующего приказа или отказ сотруднику в работе.
21. Оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам.

 
 

Вопрос 13. Состав документов, необходимых для  приема на работу

Мировая практика выделяет следующие типовые документы, требуемые от работника при оформлении его трудоустройства:

- личное заявление  о приеме на работу или переводе  на другую должность

- личный листок  по учету кадров

- автобиография

- трудовая книжка  и контракты

- рекомендательные  письма и характеристики

- копия документа  об образовании

- фотография  работника и другое.

Все записи, сделанные  в листке по учету кадров, автобиографии  сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные данные, на кот. настаивает гражданин, дополняются записью «со слов гражданина…». Исправления в документах не допускаются. Кипи дипломов, грамот , свидетельств и др. сверяются либо сотрудником ОК, либо сверяются и заверяются, нотариальное заверение не требуется.  Запрещается делать копии с копий документов.

Паспорт, военный билет, дипломы и т.д. после работы с ними немедленно возвращаются гражданину. Работать с этими документами в отсутствии владельца запрещается. Единственный документ, кот. остается в отделе кадров – это трудовая книжка.

Личный  листок по учету кадров: в нем собрана большая часть сведений о кандидате, обычно это типовая анкетная форма (фотография, 19 основных показателей: ФИО, год рождения, место рождения, должность…). Все пункты личного листка д/б заполнены четко, без сокращений и подчеркиваний, не допуск-ся почерк.

Автобиография – анкетный документ. Пишется в произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности. Д/б указана ВИО, причины изменения ФИО, год и место рождения, соц. положение, образование, какие уч. заведения заканчивал, трудовая деятельность в прямом хронологическом порядке, должность, место работы., служба в армии, поощрения, награды, судимость…  Пишется в повествовательной форме, подписывается и датируется. Допускаются бланки автобиографии.

В ОК на основании  личного листка по учету кадров и  автобиографии может быть составлена биографическая справка или справка-объективка.

Характеристика является официальным документом. Обычно заполняется по запросам, составляется руководителем подразделения, в кот. трудиться работник. Подписывается первым руководителем орг-ции или полномочным заместителем или председателем профсоюза. Хар-ка отражает мнения этих лиц о работнике. Подписи заверяются гербовой печатью орг-ции. Выполняется на общем бланке и датируется. В характеристике учит-ся анкетные данные, должность, время работы в орг-ции, продвижение по службе, отношение к работе, рост проф. Уровня, наличие наград, деловые, моральные качества, черты характера. Текст от 3его лица. В конце указ-ся целевое назначение характеристики.

В РФ согласно Трудовому  кодексу работодатель вправе требовать  от поступающего на работу: трудовую книжку; документ, удостоверяющий личность (паспорт, справка, военный билет); документ об образовании; пенсионное страховое свидетельство.

После положительного решения о приеме на работу в отделе кадров оформляются следующие документы: Приказ-распоряжение о приеме на работу, Контракт работника (2 экз.: 1 – работнику, 2ой – в личное дело), Должностная инструкция, Инструкция по технике безопасности, Акт приемки-передачи рабочего места, Договор о полной материальной ответственности, Постановка на воинский учет, Личная карточка работника (хранится 5 лет) и другое. 
 

Вопрос 14. Контроль достоверности  персональных  документов

1. Устанавливается   общие принципы, которые должны  соблюдаться работодателем или  его представителем при обработке  персональных данных.

Определены цели обработки персональных данных работника: соблюдение законов, иных нормативных правовых актов, содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества.

Работодатель  вправе подвергать обработке персональные данные работников с целью формирования кадрового резерва.

2. Статья  закрепляет, что все персональные  данные должны быть получены  у самого работника. Так, лицо, претендующее на должность судьи, согласно ст. 5 Закона о статусе судей, вправе обратиться в соответствующую квалификационную коллегию судей с заявлением о рекомендации его на вакантную должность судьи.

Помимо  указанного заявления в квалификационную коллегию судей представляются:

- подлинник  документа, удостоверяющего личность  претендента как гражданина Российской  Федерации, или его копия;

- анкета, содержащая биографические сведения  о претенденте;

- подлинник  документа, подтверждающего юридическое  образование претендента, или его заверенная копия;

- подлинники  трудовой книжки, иных документов, подтверждающих трудовую деятельность  претендента, или их копии;

- документ  об отсутствии у претендента  заболеваний, препятствующих назначению  на должность судьи;

- сведения о результатах сдачи квалификационного экзамена.

Квалификационная  коллегия судей организует проверку достоверности документов и сведений, указанных в п. 6 настоящей статьи. При этом квалификационная коллегия судей вправе обратиться с требованием о проверке достоверности представленных ей документов и сведений в соответствующие органы, которые обязаны сообщить о результатах проверки в установленный коллегией срок, но не позднее чем через 2 месяца со дня поступления указанного требования.

3. По  общему правилу работодателю запрещено получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных, иных убеждениях и частной жизни работника.

Данные  о частной жизни работника (информация о жизнедеятельности в сфере  семейных, бытовых, личных отношений), связанные с вопросами трудовых отношений, могут быть получены и  обработаны работодателем только с  его письменного согласия.

4. При  приеме на работу, заключении трудового договора, заполнении анкетных данных работодатель не вправе получать и обобщать информацию о религиозных убеждениях работника, членстве в общественных объединениях, профсоюзной организации.

5. Принятие  работодателем решений с учетом персональных данных работника не может быть основано только на использовании информации, полученной при их автоматизированной обработке или посредством электронного получения. Работодатель учитывает личные качества работника, его добросовестный и эффективный труд.

6. Персональные  данные работника относятся к  конфиденциальной информации. На  работодателя возлагается обязанность  обеспечить их защиту от неправомерного  использования или утраты.

7. На  работодателя возлагается обязанность  знакомить работников и их представителей с документами организации (например, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами), определяющими порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности.

8. В  целях защиты частной жизни, личной и семейной тайны работники не должны отказываться от своего права на обработку персональных данных только с их согласия, поскольку это может повлечь причинение морального, материального вреда.

9. Кроме  мер защиты персональных данных, установленных законодательством, работодатели, работники и их представители вырабатывают совместные меры защиты персональных данных работников, которые получают отражение в локальных нормативных актах организации (например, недопустимость хранения определенной информации о работниках на компьютерах, к которым имеется свободный доступ).