Делопроизводство в кадровой службе

- по  порядку номеров;

- в прямом  алфавитном порядке;

- по  разделам, соответствующим наименованиям  структурных подразделений согласно  штатному расписанию предприятия,  а внутри разделов — по порядку  номеров либо в прямом алфавитном  порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. 
 

Вопрос 26. Защита персональных данных

  Персональные  данные работника - информация, необходимая  работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

  Обработка персональных данных работника - получение, хранение, комбинирование, передача или  любое другое использование персональных данных работника.

  Под угрозой или опасностью утраты персональных данных понимается единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление злоумышленных возможностей внешних или внутренних источников угрозы создавать неблагоприятные события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию.

  Риск  угрозы любым информационным ресурсам создают стихийные бедствия, экстремальные  ситуации, террористические действия, аварии технических средств и  линий связи, другие объективные  обстоятельства, а также заинтересованные и незаинтересованные в возникновении угрозы лица.

  Защита  персональных данных представляет собой  жестко регламентированный и динамически  технологический процесс, предупреждающий  нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в конечном счете, обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании.

  Защита  персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

    «Внутренняя защита».

  Основным  виновником несанкционированного доступа  к персональным данным является, как  правило, персонал, работающий с документами  и базами данных. Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных входит в число основных направлений организационной защиты информации и предназначена для разграничения полномочий между руководителями и специалистами организации.

  Для обеспечении внутренней защиты персональных данных работников необходимо соблюдать ряд мер:

  - ограничение и регламентация  состава работников, функциональные  обязанности которых требуют  конфиденциальных знаний;

  - строгое избирательное и обоснованное  распределение документов и информации между работниками;

  - рациональное размещение рабочих  мест работников, при котором  исключалось бы бесконтрольное  использование защищаемой информации;

  - знание работником требований  нормативно – методических документов  по защите информации и сохранении тайны;

  - наличие необходимых условий  в помещении для работы с  конфиденциальными документами  и базами данных;

  - определение и регламентация  состава работников, имеющих право  доступа (входа) в помещение,  в котором находится вычислительная техника;

  - организация порядка уничтожения  информации;

  - своевременное выявление нарушения  требований разрешительной системы  доступа работниками подразделения; 

  - воспитательная и разъяснительная  работа с сотрудниками подразделения  по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами;

  - не допускается выдача личных  дел сотрудников на рабочие  места руководителей. Личные дела  могут выдаваться на рабочие  места только генеральному директору,  работникам отдела персонала  и в исключительных случаях, по письменному разрешению генерального директора, - руководителю структурного подразделения. (например, при подготовке материалов для аттестации работника).

  Защита  персональных данных сотрудника на электронных  носителях.

  Все папки, содержащие персональные данные сотрудника, должны быть защищены паролем, который сообщается руководителю службы управления персоналом и руководителю службы информационных технологий.

    «Внешняя защита». 

  Для защиты конфиденциальной информации создаются  целенаправленные неблагоприятные условия и труднопреодолимые препятствия для лица, пытающегося совершить несанкционированный доступ и овладение информацией. Целью и результатом несанкционированного доступа к информационным ресурсам может быть не только овладение ценными сведениями и их использование, но и их видоизменение, уничтожение, внесение вируса, подмена, фальсификация содержания реквизитов документа и др.

  Под посторонним лицом понимается любое  лицо, не имеющее непосредственного  отношения к деятельности компании, посетители, работники других организационных структур. Посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе персонала.

  Для обеспечения внешней защиты персональных данных сотрудников необходимо соблюдать ряд мер:

  - порядок приема, учета и контроля  деятельности посетителей; 

  - пропускной режим организации; 

  - учет и порядок выдачи удостоверений; 

  - технические средства охраны, сигнализации;

  - порядок охраны территории, зданий, помещений, транспортных средств;

  - требования к защите информации  при интервьюировании и собеседованиях.

  Все лица, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных, обязаны  подписать обязательство о неразглашении персональных данных работников.

  По  возможности персональные данные обезличиваются.

  Кроме мер защиты персональных данных, установленных  законодательством, работодатели, работники  и их представители могут вырабатывать совместные меры защиты персональных данных работников. 
 
 
 

Вопрос 27. Хранение документации кадровой службы

Любая организация за период своего существования  имеет в своем арсенале множество  всякого рода документации. Чтобы не произошло захламленности в кадровой документации, необходимо провести ревизию на предмет уничтожения или сдачи в архив документов, которые отслужили свой срок. Это надо делать аккуратно, дабы не уничтожить документ, который окажется единственным свидетельством для исчисления трудового стажа.

Под документами по личному составу подразумевают приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, трудовые договоры, заключаемые работником с работодателем, должностные инструкции, штатные расписания, штатные расстановки, документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование.

Документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться  у того юридического лица, где человек  работал, в течение 75 лет после  его увольнения.

При реорганизации  негосударственных организаций  условия и место дальнейшего  хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организуют упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Рекомендуется организациям  включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

В настоящее  время существует система Федеральной  архивной службы, отдельных архивов  документов по личному составу не создается. Но в соответствии с Закона об архиве организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

    Основными задачами архива организации являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве

- учет и обеспечение сохранности документов

- создание научно-справочного аппарата к документам архива

- использование хранящихся в архиве документов

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ

    В целях выполнения основных  задач архив осуществляет следующие  функции:

- ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива

- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов

- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива

- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования

- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение

- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования

- организует работу по составлению номенклатуры дел организации

- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами

- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

    Архивы организаций осуществляют  прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

    Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.