Делопроизводство в кадровой службе

- составление  первого варианта организационно-правового  документа, рассылку его в копиях  заинтересованным должностным лицам  и работникам; сбор замечаний,  предложений и пожеланий;

- обобщение  и анализ полученных отзывов,  составление окончательного варианта  (проекта) организационно-правового документа;

- согласование (визирование) проекта документа  с заинтересованными должностными  лицами и руководителями соответствующих  функциональных структурных подразделений;

- подписание, утверждение документа, рассылку  его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе; проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;

- контроль  со стороны руководителей всех  рангов за реализацией требований  и правил, установленных организационно-правовым документом;

- регулярное  внесение изменений и дополнений  в орг-правовой документ в соответствии  с эволюцией направлений деятельности  организации, структурных подразделений,  методов управления, способов документирования  и технологии производства.

Правила внутреннего трудового  распорядка является локальным нормативным актом организации, регламентирующим основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утверждённого типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа. Правила подписываются руководителем кадровой службы и утверждаются работодателем организации.

Положение о структурном  подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Общие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения, связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию руководителя организации и под контролем кадровой службы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, одним из руководителей организации, курирующим подразделение.

Другие  организационно-правовые документы  могут иметь упрощённую методику составления и основываться на аналогах, используемых в других организациях. 
 

Вопрос  6.  Договорная документация

Комплекс  договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнёрства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговорённости в этих отношениях в ходе переговоров может составляться протокол разногласий.

Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный  договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключение коллективного договора определяется сторонами. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.

Трудовой  договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определённую этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определённой должности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. 
 

Вопрос  7.  Распорядительная документация

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключённого трудового  договора гражданина с организацией.

Издание приказов (распоряжений) по личному составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождения от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учётные и другие документы.

Приказы составляются кадровой службой совместно с заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Приказ подписывается обычно руководителем организации или в соответствии с распределением полномочий между заместителями - его заместителем по персоналу.

Схема приказа: 1. Распорядительное действие; 2. ФИО лица; 3. Должность и структурное подразделение; 4. Дата вступления в силу приказа; 5. Обязательное условие; 6. В тексте не должно быть сокращений, опечаток, ошибок в информации.

В приказах (распоряжениях) обязательно указываются сведения о документе, послужившим основанием для издания. В приказе (распоряжении) требуется чётко указывать юридические ценные сведения. В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: “С приказом ознакомлен…., далее подпись сотрудника и дата”. Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, то есть этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует факт, то есть выступает в роли первичного учётного документа и порождает технологическую цепочку других учётных и отчётных кадровых документов. 
 

Вопрос  8.  Учётная документация

Комплекс  учётной кадровой документации выполняет  функцию персонального учёта  работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

С точки  зрения технологии регистрации и  накопления персональных данных работников комплекс учётной документации можно  разделить на две подгруппы:

1) первичные учётные документы;

2) производные  (вторичные) учётные документы;

К первичным  учётным документам можно отнести: Личная карточка унифицированной формы  № Т-2, Личный листок по учету кадров, Дополнение к личному листку. В подгруппу производных учётных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и Т-2 ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учётная карточка научного сотрудника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и тп., имеющие форму традиционных и электронных документов. Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объёму и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учётные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включённой в них информацией. 
 
 

9. Отчётная и отчётно-справочная  документация

Комплекс  отчётной и отчётно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определённый период времени.

Отчётная  документация характеризуется чёткой периодичностью представления её адресатам (годовой, полугодовой, квартальный и тд.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утверждённых органами функционального управления. Это, прежде всего, отчётная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчётные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

В работе кадровых служб значительное место  занимает малоформализованная, внутренняя отчётно-справочная документация (справки, сводки, перечни и тп.), необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40-50 переменных наименований.

Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, характеризуется достаточно чёткой структурой и содержанием  в соответствии с целевым назначением, составом и соподчинённостью включаемых в них информационных показателей - персональных данных. 
 

Вопрос 10. Документирование приема граждан на работу

Прием на работу граждан предполагает следующие  процедуры:

1. Обращение гражданина в отдел кадров
2. Получение от гражданина необходимых документов и их изучение
3. Собеседование, уточнение сведений, которые указаны в документах.
4. Заполнение бланка приказа (форма Т-1)
5. Собеседование гражданина с руководителем структурного подразделения, прохождение инструктажей, при необходимости – мед. осмотра
6. Составление, согласование и подписание трудового договора
7. Выдача работнику экземпляра трудового договора
8. Заполнение сотрудником службы УП унифицированной формы приказа (форма Т-1), распечатка бумажного экземпляра, визирование приказа и подписание работодателем.
9. Ознакомление работника с приказом, выдача по его просьбе заверенной копии приказа
10. Информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового работника, внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени (форма Т-12, Т-13)
11. Заполнение личной карточки (Т-2)
12. Внесение фамилии работника в первичные учетные бух. документы
13. Внесение записи в трудовую книжку
14. Выдача работнику удостоверения или пропуска.

Мировая практика выделяет следующие типовые документы, требуемые от работника при оформлении его трудоустройства:

- анкета

- личное заявление  о приеме на работу

- трудовая книжка  и контракты

- рекомендательные  письма и характеристики

- копия документа  об образовании

- фотография  работника и другое.

В РФ согласно Трудовому  кодексу работодатель вправе требовать  от поступающего на работу: трудовую книжку; документ, удостоверяющий личность (паспорт, справка, военный билет); документ об образовании; пенсионное страховое  свидетельство.