Типовые формы некоторых документов и  в целом порядок ведения кадрового  делопроизводства определяется работодателем  самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов  и специфики организации труда.

     Для регламентации документооборота в  целом работодатель может принять локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).

     При этом, необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации - это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами.

     Документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.

     Трудовой  кодекс Российской Федерации устанавливает  необходимость документирования трудовых правоотношений:

     - трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

     - прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

     -  на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

     - по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

     - обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

     - прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ).

     Сюда  же можно отнести унифицированные  формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»  обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы  собственности.

     В настоящее время действуют следующие  унифицированные формы по учету кадров:

     №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника  на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

     Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету  рабочего времени и расчетов с  персоналом по оплате труда:

     №Т-12 «Табель учета рабочего времени  и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель  учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная  ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а  «Журнал регистрации платежных  ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а  «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

     Исходя  из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно  разделить на два вида:

     1. Обязательные кадровые документы,  наличие которых прямо предусмотрено  ТК РФ для всех работодателей  (юридических лиц и индивидуальных  предпринимателей).

     К этому виду кадровых документов относятся  локальные нормативные акты, предусмотренные  ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и потому обязательные для каждого  работодателя и документы, создаваемые  в процессе возникновения и документального  оформления трудовых отношений в  соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.

     2. Факультативные кадровые документы,  которые работодатель может принимать  в рамках локального нормотворчества,  их перечень, порядок ведения  работодатель определяет самостоятельно.

     Факультативные  кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы  трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно  отнести, например, положения о структурных  подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение  об аттестации работников и другие.

     Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем  с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации  труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.

     В унифицированные формы первичной  учетной документации при необходимости  можно вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, имеющиеся  в формах, не должны меняться (включая  код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных  форм не допускается. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут  изменяться.

     При изготовлении бланочной продукции  на основе унифицированных форм допускается  вносить изменения в части  расширения или сужения граф и  строк для удобства размещения и  обработки информации. 
Изменения в унифицированные формы первичной учетной документации вносятся посредством издания приказа (распоряжения) руководителя организации.

     При отсутствии утвержденной Госкомстатом России унифицированной формы приказа  по личному составу (например, при  издании приказов об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий и в других случаях) используются бланки, на которых оформляются  приказы по основной деятельности. 
Тексты приказов, не имеющих унифицированной формы, составляются по усмотрению организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства

 

     Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой ведения кадрового  делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового  делопроизводства позволяет решить следующие задачи:

     -   правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

     -   обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

     -   предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

     -   предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

     Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными органами власти, субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в  рамках полномочий, предоставленных  им трудовым законодательством.

     Перечислим  основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты, регулирующие вопросы ведения  кадрового делопроизводства:

     1. Федеральный уровень:

     ·   Конституция Российской Федерации;

     ·   Трудовой кодекс Российской Федерации;

     ·   Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

     ·   Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

     ·   Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

     ·   Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне»;

     ·   Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

     ·   Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»;

     ·   Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;

     ·   Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

     ·   Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации»;

     ·   Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

     ·   Постановление Минтруда РФ от 25 ноября 1994 года №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»;

     ·   Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

     ·   Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»;

     ·   Приказ Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

     ·   «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299;

     ·   «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-СТ;

     ·   «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. ГОСТ 6.10.4-84»;

     ·   «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 года №536;