Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг»

На последнем листе трудового договора работник ставит подпись, подтверждая получение второго экземпляра договора и дает согласие на использование своих персональных данных в целях, не противоречащих законодательству Российской Федерации.

С работниками, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, продажей, перевозкой или применением в процессе работы переданных им ценностей, в ООО «Глобал Маркетинг» заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

После заключения трудового договора менеджером по персоналу издается приказ о приеме на работу по форме Т-1, который утверждается директором (Приложение 9)55. Приказ о приеме работника на работу, где устанавливается тарифная ставка, оклад составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию. Содержание приказа работодателя соответствует условиям заключенного трудового договора. При оформлении текста приказа указываются: наименование структурного подразделения, должность, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы. Ниже обязательно указывается основание издания приказа - трудовой договор, его дата и номер.

Приказ директора о приеме на работу в течение трех дней со дня подписания трудового договора объявляется работнику под роспись. После издания приказа о приеме на работу менеджером вносится запись в трудовую книжку, на всех сотрудников заводится личная карточка, оформляется личное дело.

В целях учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду менеджером по персоналу ведется табель учета рабочего времени по форме №Т-13. Табель составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем структурного подразделения, затем передается в бухгалтерию56.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и других производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом.

Табель в ООО «Глобал Маркетинг» ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение - явка или неявка по определенным причинам либо по невыясненным обстоятельствам.

При приеме на работу в ООО «Глобал Маркетинг» были обнаружены следующие ошибки. В трудовом договоре отсутствует такой реквизит как место составления или издания документа. Дату трудового договора следует располагать слева, регистрационный номер справа, а место составления документа по центру. В тексте трудового договора можно рекомендовать объединить разделы «Заключительные положения» и «Дополнительные условия» в один «Изменение и прекращение трудового договора». В табеле учета рабочего времени не оформляются графы: данные для начисления заработной платы по видам и направления, неявки по причинам. В личной карточке отсутствует подпись менеджера по персоналу.

 

2.1.2. Предоставление отпуска

 

Ежегодно работнику предоставляется оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. По соглашению между работником и администрацией ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. На время отпуска сотрудник ООО «Глобал Маркетинг», передает свою работу другим работникам.

Заявление о предоставлении отпуска работником пишется в произвольной форме. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков ООО «Глобал Маркетинг», утверждаемым работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года57.

При составлении графика отпусков (форма № Т-7) менеджером по персоналу учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. График визируется и утверждается руководителем организации. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя в график отпусков вносятся соответствующие изменения. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению с администрацией. Пример такого заявления, в котором работник указывает вид и продолжительность отпуска, представлен в Приложении 10.

На основании заявления и графика отпусков издается приказ. При оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику». После подписания приказа директором работник знакомится с приказом под роспись.

Затем менеджер делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Оформление отпусков осуществляется в соответствии с законодательными и нормативно-методическими актами за исключением некоторых недостатков в оформлении унифицированной формы графика отпусков. В графике отпусков отсутствуют гриф утверждения и подпись директора ООО «Глобал Маркетинг».

 

2.1.3. Оформление переводов и командировок

 

В ст. 72 ТК РФ дается следующее определение перевода как постоянное или временное изменение трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором работает работник, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. В связи небольшого штата сотрудников в ООО «Глобал Маркетинг» перевод на другую работу не оформляется, все работники работают на своих должностях, при необходимости делегируя полномочия.

Администрация ООО «Глобал Маркетинг» имеет право направить сотрудника в командировку в пределах РФ на срок до трех месяцев. С письменного согласия сотрудника он может быть откомандирован на другое место работы на период до одного года в целях стажировки, обмена опытом.

Приказ о направлении работника в командировку оформляется менеджером по персоналу по форме №Т-9 и утверждается директором. Командировка в ООО «Глобал Маркетинг» может осуществляется в целях организации сотрудничества с другими организациями, установления партнерского соглашения.

В приказе о направлении в командировку указываются номер документа, дата, фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, должность командируемого, а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Документы, предназначенные для документирования факта направления работника в командировку и учета командировок, такие как «служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» и «командировочное удостоверение» в ООО «Глобал Маркетинг» не оформляются.

Однако, эти документы важны для слаженной работы организации в целом. Служебное задание оформляется, чтобы информировать работника о цели поездки. А командировочное удостоверение подтверждает, сколько времени работник пробыл в той компании, куда был направлен.

В связи с вступлением 1 января 2013 г. в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», рекомендуется объединить документы о командировке в одну форму «Командировочное удостоверение и служебное задание» (Приложение 15)58.

Используя, утвержденную директором, форму работник, прибывший из командировки, может в этой же форме составить краткий отчет о выполненной им работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения. На оборотной стороне каждом пункте назначения работнику необходимо делать отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Отчет о выполнении служебного задания и авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы предоставляется работником в бухгалтерию.

 

2.1.4. Порядок оформления увольнений

 

Увольнение сотрудников ООО «Глобал Маркетинг» производится в следующих случаях:

• по соглашению сторон (ст.78 ТК РФ);
• в связи с истечением срока срочного трудового договора (ст.79 ТК РФ);
• по инициативе сотрудника (часть 1 пункт 3 ст.77 ТК РФ, ст.80 ТК РФ);
• за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей (ст.81 п. 6.а, б, в ТК РФ);
• по несоответствию занимаемой должности или выполняемой работе (ст.81 п. 3 ТК РФ);
• вследствие недостаточной квалификации по результатам аттестации (ст.81 п. 3.б ТК РФ);
• за совершение по месту работы хищения, растраты, умышленного уничтожения или повреждения чужого имущества (ст.81 п.6.г ТК РФ);
• по потере доверия со стороны администрации (ст.81 п.7 ТК РФ);
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ.

Прекращение трудовых отношений оформляется приказом директора, который объявляется сотруднику под роспись. В приказах об увольнении обязательно указываются причины ухода с работы со ссылкой на статью ТК. Форма № Т-8 заполняется менеджером по персоналу в двух экземплярах: один экземпляр остается у менеджера, другой передается в бухгалтерию. Приказ подписывает руководитель структурного подразделения и директор ООО «Глобал Маркетинг».

На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом директора в письменной форме за две недели. По соглашению между работником и директором трудовой договор может быть расторгнут в срок, о котором просит работник.

Трудовая книжка с внесенной в нее записью об увольнении выдается менеджером по персоналу сотруднику в день увольнения. Днем увольнения считается последний день работы. Выплата всех сумм производится в день увольнения или не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требований о расчете.

В документировании трудовых отношений в ООО «Глобал Маркетинг» имеются определенные недостатки:

1. Неправильное оформление регистрационных номеров в документах по личному составу. При регистрации приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет можно присваивать порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры) или «лс» (личный состав), например: приказ № 1-к или № 5-лс.
2. Журналы о регистрации трудовых договоров, служебных командировок, отпусков не ведутся. Следовательно, менеджеру по персоналу рекомендуется завести и оформить необходимые журналы по регистрации кадровых документов. Например, обложка журнала регистрации трудовых договоров должна оформляться следующим образом:

ООО «Глобал Маркетинг»

Кадры

ЖУРНАЛ

регистрации трудовых договоров

 

Начат «2» февраля 2014 г.

Окончен «___» __________200__г.

 

 

2.2. Организация работы с трудовыми книжками

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе. Трудовые книжки в ООО «Глобал Маркетинг» оформляет менеджер по персоналу на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников, если они подлежат государственному и социальному страхованию.

Менеджер по персоналу ООО «Глобал Маркетинг» по работе с трудовыми книжками руководствуется следующими нормативными актами, регламентирующими порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек: Трудовым кодексом РФ, «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» и постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»59.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях менеджер вносит в трудовую книжку на основании соответствующих приказов по личному составу, не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.