Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг»

Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации10.

Федеральный закон РФ от 22.10. 2004 №125 ФЗ «Об архивном деле в РФ» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства11.

Все вышеизложенное говорит о достаточной федеральной правовой базы в области документационного обеспечения кадровой деятельности коммерческих организаций.

К нормативно-методической базе относятся государственные стандарты, перечни, классификаторы. Они разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Государственные стандарты, действующие на территории России, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) – иерархически организованную систему квалификации и кодирования самих государственных стандартов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»12. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Он распространяется на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» введен в действие с 1 марта 2014 г.13. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. Стандарт – в отличие от ГОСТ Р 51141-98 – содержит не только больший в количественном отношении, но и отражает качественные изменения, происшедшие в терминосистеме с 1998 г.

ГОСТ Р ИСО 15489:1-2007 «СИБИД. Управление документами. Основные требования» - главный системообразующий национальный стандарт ДОУ, регулирующий процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, назначаемые для внешнего или внутреннего пользования14.

Государственная система документационного обеспечения управления является одним из основополагающих федеральных нормативных актов. Документ содержит комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту15. Этот документ, представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

«Перечень типовых управленческих архивных документов», образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения16. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие кадровые документы.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»17. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

«Основные правила работы архивов организаций» основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами18.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах. Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 46 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996 г. предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню классификаций, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.19.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) содержит наименования и коды предприятий и организаций, обладающих правом и обязанностями юридического лица20.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в общероссийском классификаторе управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)21.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих22. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие материалы ООО «Глобал Маркетинг»:

- Устав  ООО «Глобал Маркетинг» №1 от 20 апреля 2012 г.;

- Правила внутреннего трудового распорядка №2 от 15 мая 2013 г.;

- Положение о защите персональных данных работников №3 от 20 мая 2013 г.;

- Договор о полной индивидуальной материальной ответственности №5 от 28 января 2013г.;

- Инструкция об обеспечении безопасности и сохранности информации, составляющей коммерческую тайну №6 от 28 января 2013г.;

- Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО «Глобал маркетинг» №7 от 28 января 2013г.;

- Должностная инструкция менеджера по реализации проектов №4 от 01 июня 2013г.

Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были использованы труды следующих российских специалистов: Рогожина М.Ю., Митрофановой В.В., Михайлова Ю.М., Санкиной Л.В., Воробьевой Е.В. и других. Основное внимание в рассматриваемых пособиях, справочной литературе уделено подготовке, оформлению и хранению документов по личному составу.

В издании Митрофановой В.В. «Оформляем кадровые документы: Настольная книга практика» можно найти большинство ответов на следующие вопросы: какие документы обязательны для вашей организации, как их оформлять в соответствии с требованиями действующего законодательства, что может проверять инспектор государственной инспекции труда, кто будет нести ответственность за допущенные вами ошибки и другие23. Автор дает практические советы по построению и оптимизации кадрового делопроизводства, подробные инструкции по заполнению всех кадровых документов с учетом последних изменений трудового законодательства: приказы и правила их оформления, штатное расписание, прием на работу и увольнение, предоставление отпуска, режим работы и учет рабочего времени, командирование и поощрение работника.

В книге Воробьевой Е.В. «Трудовой договор» рассмотрены требования к трудовому договору, перечень документов, оформляемых при приеме на работу, правила приема на работу по совместительству и на неполный рабочий день24. Отдельное внимание уделено оформлению отношений с надомниками и работниками, выполняющими свои обязанности дистанционно. Подробно, с конкретными примерами, рассмотрены все обязательные условия, подлежащие включению в трудовой договор, приведены примеры формулировок, которые могут быть использованы в тексте договора. Автор дает рекомендации относительно порядка предоставления работникам разного рода социальных гарантий (соцпакет, дополнительные отпуска и пр.) и компенсаций с анализом возможных налоговых последствий.

Издание Захарьиной А.В. «Должностные инструкции (сборник с комментариями)» представляет собой справочник для специалистов кадровых служб организаций25. С помощью приведенных рекомендаций можно составить должностную инструкцию для любого работника, штатное расписание организации, трудовые договоры (контракты) с постоянными, временными, сезонными работниками и совместителями.

Издание Касьяновой Г.Ю. «Прием и увольнение работников» содержит подробный анализ действующих правил приема и увольнения работников26. В отличие от существующих аналогов, книга не просто включает типовые формы документов, а представляет технологию их составления, следуя которой можно сделать все правильно, с учетом всех необходимых формальностей.

В практическом пособии Рогожина М.Ю. «Деловые документы в примерах и образцах» изложены организационные основы работы с документами, даются подробные пояснения и комментарии по всем приведенным видам документов27. Наиболее полный сборник примеров и образцов типовых учредительных, локальных документов, столь необходимых для создания собственных в каждой организации.

В книге «Трудовые книжки: справочник по ведению, исправлению, учету» авторы, отвечая на вопросы, рассказывая о ведении трудовых книжек, опираются, на действующее законодательство28. А по вопросам спорным или неурегулированным законом приводятся разные существующие точки зрения и подходы специалистов, их аргументы, приводятся официальные разъяснения Роструда, предлагаются варианты решения. Авторы признают, что практика многовариантна, потому что нормативно-правовые акты несовершенны, рассказывают, какие варианты являются более популярными на практике, предостерегают от ошибок. В книге более 200 образцов записей в трудовые книжки на самые разные случаи жизни, в т.ч. образцов исправления неверных записей.

Также для освещения темы дипломной работы применялись статьи, опубликованные в журналах «Справочник кадровика» и «Кадровик». Статьи интересны тем, что содержат конкретные примеры ситуаций, которые могут происходить в любой организации, и советы, применяемые в каждом случае.

В статье Янковой В.Ф. «Номенклатура дел отдела кадров» освещены вопросы функционального назначения номенклатуры, необходимости ее создания29. Поэтапно проанализирована процедура составления и оформления систематизированного перечня. Приведенный перечень документов, сформированных в организации, дает представление, какие комплексы документов составляют понятие «документы по личному составу» и что должна включать номенклатура дел кадровой службы. Чтобы правильно составить номенклатуру дел отдела кадров, нужно знать правила формирования дел, поскольку именно они определяют состав документов и структуру самого заголовка дела. Также в статье указаны сроки хранения документов по личному составу, описан процесс формирования различных документов.

В статье «Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения» автор повествует о необходимости организации формирования и хранения кадровых документов30. Учитывая большую ценность содержащихся в документах по личному составу сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. При этом кадровые документы должны храниться в соответствии с определенной системой формирования в дела. Практические рекомендации даны в разделе «Организуем хранение документов».

В статье Санкиной Л.В. «Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию» разъясняется, к каким видам документов относятся должностные инструкции, кем они утверждаются, согласовываются, где фиксируется подпись об ознакомлении31. Подробно разбирается, на каких нормативных актах базируется содержание инструкции, даются рекомендации по составлению пакета должностных инструкций организации.

Статья Орловой Е.В. «Кадровые первичные учетные документы в 2013 году» доносит актуальную на сегодняшний день информацию об использовании «привычных нам» до 2013 года унифицированных форм32. В ней говориться, что с 2013 года работодатели должны применять те формы кадровых документов, которые сами разработали и утвердили. Разъясняются требования, даются рекомендации для самостоятельной разработки форм первичных учетных документов.

Практическую значимость дипломной работы составили необходимые советы и рекомендации по совершенствованию кадрового делопроизводства в ООО «Глобал Маркетинг».

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, и приложений.

Во введении дано обоснование выбранной темы, ее актуальность, ставятся цель и задачи, а также дана характеристика использованных источников и литературы.

В первой главе дипломной работы исследуются организационные аспекты деятельности ООО «Глобал Маркетинг», в частности организационная структура и правовое регулирование деятельности организации. А также описывается цель и основные направления деятельности организации.

Вторая глава посвящена анализу этапов документирования трудовых отношений: оформление приема на работу; оформление переводов; оформление отпусков; документирование командировок; документирование поощрений и взысканий; документирование увольнений. В данной главе также рассмотрены порядок оформления трудовых книжек и текущее хранение документов в организации.

В третьей главе приводятся предложения по совершенствованию нормативной базы ДОУ в организации, рекомендации по рационализации и совершенствованию документирования трудовых отношений.