- централизованно отслеживать ход  делопроизводственного процесса  – вплоть до работы исполнителей  над документами на своих рабочих,  систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять и «узкие места» в документообороте и работе персонала;

      - при переходе на работу с  электронными копиями документов  полностью исключить возможность  их утери и свести поиск  документа к запросу, выполняемому  системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа – достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает².

      - повысить рост производительности  труда сотрудников за счет  упорядочения технологии работы  с документами, резкого сокращения  времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

      Итак, внедрение полноценной системы  автоматизации делопроизводства предусматривает  комплекс организационно-технических  мероприятий, решающих большинство  перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

      В процессе исследования и анализа  организации и технологии документационного  обеспечения управления ООО «СПКА» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:

      - разработаны нормативные документы  для внедрения делопроизводства: Положение об Общем отделе; Положение  об экспертной комиссии; Инструкция по делопроизводству;

      - предлагается усилить контроль  за соблюдением правил оформления  и подготовки документов.

      - внесены предложения по оптимизации  порядка регистрации документов;

      - разработан список нерегистрируемой  документации Приложение №2;

      - разработана должностная инструкция  секретаря  Генерального директора,  в которой, в частности, предлагается  наделить секретаря – референта  Генерального управления дополнительным  правом самостоятельно распределять  входящую корреспонденцию;

      - составлена номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;¹

      - рекомендуется проводить регистрацию  исходящей корреспонденции только  в компьютерной форме;

      - при распределении поступающей  документации подлинники передавать только ответственному исполнителю;

      - при оформлении дел приложения  подшивать в дело в листе  с документами, помещать вместе  все документы, относящиеся к  разрешению одного вопроса;

      - при составлении описи дел  необходимо проставлять подпись  составителя с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ООО «СПКА»;

      - правильно оформлять обложки  дел – указывать все необходимые  реквизиты;

      - предлагается приступить к созданию  архива для документов Компании. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

      Для процветания фирм необходимо качественное и своевременное управление их деятельностью. Главным условием правильности принимаемых  решений является исчерпывающая  осведомленность. Выполнение этого  условия в настоящее время  возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности.

      В настоящее время ООО СПКА, одна из лидирующих строительных компанией города Санкт Петербурга. Стратегия компании – это разработка и воплощение в производство проектов новейших технологий строительства, это поиск новых партнеров, изучение рынка строительных материалов, техники и технологий. Компания стремится к еще более высокому уровню строительства; более основательному подходу к работе с клиентами; к увеличению производства работ. Эффективность развития компании зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на производстве и использования информации, значительная часть которых сконцентрирована на документах.

      В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники, которая прочно вошла в  профессиональную деятельность современного человека. Информатика, включающая в себя все, что связано с применением вычислительной техники, служит в наши дни мощным катализатором научно – технического прогресса. Именно развитию средств вычислительной техники мы обязаны успехами, достигнутыми в автоматизации производственных процессов, в разработке новых технологии, в повышении эффективности труда и управления.

      В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

      Технический прогресс также играет роль ускорителя, усиливающего значение делопроизводственных служб и появление новых рабочих  процессов, возникших в результате расширения и модернизации документационного обеспечения; они становятся неотъемлемой и главной частью организационной структуры, без которой невозможно эффективное функционирование организации в целом.

      В настоящее время существует множество  предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений во многом уже зависит от состояния и качества информационной деятельности и чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных, осознается необходимость приспособить к меняющимся требованиям и организацию своих делопроизводственных служб. Важно отметить, что эта организация определяется не столько размерами предприятия, сколько объемами используемой и передаваемой информации.

      Основной  целью написания данной дипломной  работы является анализ организации  и технологии документационного  обеспечения управления ООО «СПКА» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

      Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов  по совершенствованию организации  делопроизводственного обслуживания Компании. В результате автором дипломной  работы самостоятельно разработаны  все необходимые нормативные  документы:

      - инструкция по делопроизводству;

      - положение об общем отделе;

      - положение об экспертной комиссии;

      - должностная инструкция секретаря  Генерального директора.

      Внесены изменения в следующие этапы  делопроизводства:

      - первичная обработка поступающих  документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

      - регистрации документов (рекомендуется  проводить регистрацию исходящих  документов только в компьютерной  форме, регистрировать приказы  по личному составу отдельно  от приказов по основной деятельности).

      - формирование и оформление дел   (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела ООО СПКА);

       - при составлении описи дел  необходимо проставлять подпись  секретаря с указанием должности  и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ООО «СПКА».

      Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и  подготовки документов, установленных  законодательством:

      - составлена номенклатура дел  Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;¹

      - предлагается внедрить автоматизированную  систему документационного обеспечения  управления;

      - необходимо сократить количество  внутренних документов (при внутренней  переписке сотрудников Компании  предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров);

      - необходимо приступить к созданию  архива для документов Компании.

      Первоначально обработка документов в ООО «СПКА» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

      Автоматизация делопроизводства приводит к осознанию  необходимости использования для работы с документами новых методов. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ООО «СПКА», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

      Компьютерная  система, предусматривающая автоматизацию  не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

      Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

      В целом, анализируя результаты внедрения  вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

      Руководство Компании положительно оценило труд автора дипломной работы, часть предложений  по совершенствованию документационного  обеспечения управления находится  в стадии внедрения.

 

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

Источники.

Опубликованные  источники.

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 и 2.-М.:Проспект, 2001, 416с.
2. Федеральный закон "Об акционерных обществах" от 24 декабря 1995г. № 208-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 13.06.1996 №65-ФЗ, от 24.05.1999 №101 - ФЗ, от 07.08.2001 №120-ФЗ, от 21.03.2002 №31-ФЗ//Собрание законодательства. 1996. №2. Ст. 1.
3. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ// Собрание законодательства Российской Федерации. 1995.№8. Ст.609.
4. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 13.12.01. №1-ФЗ// Собрание законодательства Российской Федерации. 2002г. №2. Ст.127.
5. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993г. №5341-1//Отечественные архивы, 1993. №5.С.3-10.
6. Закон Российской Федерации от 25.10.1991гю №1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (с изм. и доп.)// Ведомости СНД и ВС РСФСР.1991. №50. Ст.1740; СЗ РФ, 1998. №31. Ст.3804.
7. Закон Российской Федерации от 10.06.93 № 5154-1 "О стандартизации" //Ведомости СНД ПФ и ВС РФ.1991. №50. Ст.1740; СЗ РФ. 1998.;31. Ст.3804.
8. Указ Президента Российской Федерации "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" от 17.03.94 №552//Отечественные архивы, 1994. №3. С.3-8.
9. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.12.98. №1562 "О Федеральной архивной службе России"//Собрание актов Президента РФ и Правительства РФ. 1999. №1. Ст.203.
10. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". М.: Издательство стандартов.1998г.
11. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. М.: Госстандарт России. 1997г.
12. Квалификационный справочник должностей служащих.М:ИНФРА-М. 1999г.
13.   Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. Главархив СССР. М.,1975. 27с.
14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР. 1991г.
15. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.//Росархив, ВНИИДАД. М.,2000.
16. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.//Главархив СССР, ВНИИДАД. М., 1989.г.
17. Основные правила работы архивов организаций.//Росархив. ВНИИДАД.М., 2002г.
18. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив. 2001г. 87с.
19. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.195г. №2.