В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

      - во-первых, отбираться для постоянного  хранения ценные документы, а  также документы длительных сроков  хранения (свыше десяти лет имеющие  долговременное практическое значение;

      - во-вторых, выявляются к уничтожению  документы с истекшими сроками  хранения, а также малоценные  материалы (черновики, дублеты,  отклоненные варианты), утратившие  практическое и справочное значение.

      Среди нормативных документов ООО «СПКА» отсутствует должностная инструкция секретаря Генерального директора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому секретарь выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.

      Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий.¹

      Должностная инструкция необходима секретарю для  того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками  в случае отсутствия или в связи  с временной перегрузкой¹.

      Значение  должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

      - закрепляет правовой статус и  место работника в системе  управления;

      - определяет его задачи, функции,  права и обязанности;

      - позволяет обоснованно оценить  результаты деятельности;

      - является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

     - устанавливает организационные основы работы секретаря.²

      На  основе наблюдений и анализа должностных  обязанностей секретаря Генерального директора и выполняемых операций предлагается его должностная инструкция Приложение №7.

      При написании должностной инструкции следует пользоваться рекомендациями ГСДОУ, а также, исходя из типового набора делопроизводственных  операций и  организации их выполнения, тарифно-квалификационной характеристики секретаря.

      Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

      1. общие положения;

      2. основные задачи и функции;

      3. обязанности;

      4. права;

      5. ответственность;

      6. взаимосвязи по должности;

     7. оценка деятельности¹.

      Так как секретарь Генерального директора  является помощником руководителя, к  его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в  должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям.²

      В целях совершенствования работы с документами в ООО «СПКА» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:

      Первичная обработка входящих документов.

      Иногда  в Компанию поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь  затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для  уточнения он идет к руководителю. В Компании должен быть перечень нерегистрируемой документации, а так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации Приложение №7.

3.1.1. Регистрация

      В секретариате Генерального управления из-за отсутствия перечня документов регистрируются, практически, все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.

      Документы, поступающие из филиалов ООО «СПКА», предлагается регистрировать как внутренние документы, а не как входящие.

      Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных  требований:¹ регистрация приказов по личному составу и по основной  деятельности Компании осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

      Для более быстрого поиска исходящих  документов рекомендуется в регистрационном  номере помимо валового  номера, проставлять  номер структурного подразделения.

      Также, в секретариате Генерального управления ведется  «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.), отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе, и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота,  данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются  в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

3.1.2. Составление номенклатуры  дел

      Систематизация  документов – одна из важнейших  задач в документационном обеспечения  управления. Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организации с указанием их индекса и носит рекомендательный характер. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления¹, Основными правилами работы ведомственных архивов²,методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

      Вопрос  о составлении номенклатуры дел  в современных негосударственных  учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик.

      Именно  такая ситуация сложилась в делопроизводстве ООО «СПКА» до создания Общего отдела. Документы сформированы  в дела произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в стопках в столах и папках руководителей и специалистов структурных подразделений; никогда не проводилась экспертиза ценности  документов; архив в структуре Компании отсутствовал.

      Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками службы документационного обеспечения управления стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования Компании.

      Номенклатура дел составляется по установленной форме. Ежегодно уточняется и утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности Компании.

      Номенклатуру  дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел  организации хранится в службе документационного  обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

      В такой крупной организации, имеющей  разветвленную структуру, удобнее  всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства Компании.

      Номенклатура  дел должна охватывать все документируемые  участки работы Компании. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен¹. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

      При составлении номенклатуры дел ООО «СПКА», было использовано положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.

      При разработке номенклатуры дел были привлечены руководитель структурного подразделения, его заместителей, которые обязаны оказывать методическую помощь – разъяснить методику составления и оформления. В унифицированной форме номенклатуры дел обязательны следующие реквизиты:

      - наименование организации;

      - наименование структурного подразделения;

      - название вида документа;

      - место составления;

      - на какой год составляется  номенклатура дел;

      - названия разделов;

      - гриф утверждения; 

      - гриф подписания.¹

      При составлении  номенклатуры дел Компании необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.²

      Номенклатура  дел, самостоятельно разработанная  автором дипломной работы для  ООО «СПКА»,  представлена в Приложение №4.

3.1.3. Формирование и  оформление дел

      Формирование  дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел³.

      В ООО «СПКА» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

      Также при формировании дел, сотрудникам  службы делопроизводства ООО «СПКА»  предлагается помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.¹

      После составления и утверждения номенклатуры дел Компании  рекомендуется лицам, ответственным за ведение делопроизводства в подразделениях ООО «СПКА», совместно с начальником Общего отдела приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел, т.к. экспертиза ценности документов в организации еще ни разу не проводилась.

      В ходе наблюдения, проведенного автором  выяснилось, что оформлению дел в  ООО «СПКА» придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы ведомственных архивов².

      На  обложках дел, как долговременного  хранения, так и дел временного хранения,  указывалось  только приблизительное  название дела («счета», «разное», «договоры»). В связи с этим секретарям Генерального управления и лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях необходимо оформить все реквизиты обложки дела: