Документирование деятельности помощника менеджера на примере "Фирмы СПКА"

      Дата  – обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

      Основной  датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированная в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок и т.д. датой  в бланке является дата подписания.

      Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или  акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утвержденных документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

      В документах дата оформляется арабскими  цифрами. На нее отведено десять знаков – восемь цифр (по две на число, месяц  и четыре на год)и две разграничительные  точки. Словесно – цифровой способ оформления дат (21 мая 2010 года) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера.

      Индекс  документа.

      Индекс  документа состоит из порядкового  номера в пределах регистрируемого  массива документов, который исходят  из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и входящих документов. Например: 46-05/60, где 46- тех отдел, 05- документ по номенклатуре дел, 60 – порядковый номер документа. Индексы структурным подразделениям на входящую и исходящую корреспонденцию устанавливает начальник Общего отдела.

      Текст документа.

      В тексте документа важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа  при полноте информации, точности исключающей возможность двоякого понимания текста. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достичь ясности в изложении  помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом.

      Тексты  документов сложных, больших по объему разделяю на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

      И документах, оформленных на двух и  более листах, второй и последующие  листы должны быть пронумерованы.

      Таблицы в текстах документов должны иметь  номер и заголовок, либо в последнем  абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицы оформляются в виде приложений к документу.

      Согласование  документа.

      Проекты подготовленных документов перед подписанием  в ряде случаев согласовываются  с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Внутренние согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации донного документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

      Виза  включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

      Гриф  согласования оформляется в строгом  соответствии с требованиями ГОСТ и  имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом, чаще всего письмом, протоколом. Пример:

      СОГЛАСОВАНО

      Старший конструктор ООО «СПКА»

      _______________________И.О.Фамилия

      «_______»_________________200___г.

      Подпись документа.

      Должностные лица подписывают документы в  пределах их компетенции. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно – финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.

      Договоры  и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляющие комиссией, например: акты подписывают все ее члены. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.

      Доклады, докладные записки, справки и  другие документы информационного  или аналитического характера могут подписываться исполнителем в пределах его полномочий.

      В состав реквизита «Подпись» входят:

      - наименование должности лица, подписавшего  документ (полное, если документ  составлен на простом листе  бумаги и сокращенное – на  документах, составленных на фирменных бланках);

      - личная подпись и ее расшифровка  (без скобок, инициалы ставятся, перед  фамилией и пробел между ними  не делается). Пример:

      Генеральный директор ____________И.О.Ф.

      Подписи нескольких должностных лиц на документе  располагаются одна под другой в  последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

      Пример:

      Председатель  комиссии                                                  Л.Н. Евсеева

      Члены комиссии                                                              О.И. Киселева

      Протоколы совещаний коллегиальных организаций  подписывают председатель и секретарь. Акты комиссии подписывают все члены  комиссии.

      Отметка о поступлении  документа.

      Отметка о поступлении документа оформляется от руки (рукописным способом) и проставлением на документе штемпеля справа на нижнем поле первого листа документа.

      В отметке о поступлении указывается  дата, индекс и сокращенное наименование структурного подразделения.

      Отметка об исполнении документа.

      Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать слова: «В дело», индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, должность исполнителя, его подпись и доту.

      Пример:

      В дело №16. Дан ответ 14.02.03. №30/150.

      Нач. ФЭО (личная подпись) С.Н. Мягков

        Утверждение документа.

      После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после  чего они приобретают юридическую  силу. Утверждается, как правило, следующие  виды документов:

      - устав предприятия;

      - структура и штатные расписания;

      - отчеты и балансы;

      - положения о предприятиях, структурных  подразделениях, соответствующих органах  и комиссиях;

      - текущие и перспективные планы;

      - акты о приеме в эксплуатацию  законченных строительством и  реконструкцией зданий и сооружений;

      - акты расследований аварий;

      - акты о приеме и передаче  дел.

      Документ  утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего  распорядительным – постановлением, решением, приказом, иногда протоколом), или должностным лицом.

      Гриф  утверждения проставляется в  правом верхнем углу правого листа  документа, элементами грифа утверждения  являются:

      - слово УТВЕРЖДАЮ;

      - должность лица, утвердившего документ;

      - личная подпись и ее расшифровка (Ф.И.О.);

      - дата утверждения.

      Пример:                                                                     УТВЕРЖДАЮ

                                                                                  Генеральный директор

                                                                                  ______________И.О.Ф.

                                                                                 «_____»________2010 г.

      При утверждении документа постановлением, приказом, слово УТВЕРЖДЕН, согласуется  с видом утверждаемого документа.

      Пример:

      Инструкция  – УТВЕРЖДЕНА

      Правила – УТВЕРЖДЕНЫ

      Акт – УТВЕРЖДЕН

      Гриф  утверждения формируется по следующей  форме: слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата индекс документа.

      Пример:

      УТВЕРЖДЕНО

      приказом  генерального директора

      №____от____________

      В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ  и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными (заглавными) буквами без кавычек  и двоеточия.

      Адресование документа.

      Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и представляемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

      В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адресат, который включает: почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:

      Ответственному  редактору

      журнала "Деньги"

      Москва, 103863, ГСП

      Направляя документ конкретному должностному лицу, необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес.

      Если  документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется  почтовый адрес, а затем фамилия  и инициалы.

      Пример:

      462351, г.Тула,

      ул. Советская, д.8, кв.99

      Иванову В.С.

      На  одном документе рекомендуется  помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается  только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил  документ Слово "копия" перед вторым, третьим и четверным адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

      Резолюция

      Резолюция закрепляет распоряжения руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность. Резолюця состоит из следующих элементов: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.