Документирование деятельности помощника менеджера на примере "Фирмы СПКА"

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 17 Декабря 2011 в 02:08, дипломная работа

Описание работы

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. Характеристика предприятия ООО «СПКА» 7
1.1. История создания предприятия, ее задачи, функции, структура 7
1.2. Организация документационного обеспечения управления ООО «СПКА» 9
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ООО «СПКА» 17
2.1. Организация документооборота 17
2.2. Порядок работы с входящими документами в компании 21
2.3. Порядок работы в компании с исходящими документами 23
2.4. Регистрация документов 24
2.5. Организация контроля исполнения документов 29
2.6 Составление номенклатуры дел 33
2.7. Формирование дел 34
2.8. Подготовка документов к передачи в архив 37
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «СПКА» 42
3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО «СПКА» 42
3.1.1. Регистрация 48
3.1.2. Составление номенклатуры дел 49
3.1.3. Формирование и оформление дел 52
3.1.4. Составление описей дел 53
3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации 55
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 63
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 68
Литература 70

Скачать архив (197.63 Кб) Сколько стоит заказать работу?

Файлы: 1 файл

НАТАША БЫСТРОВА.doc

— 790.50 Кб (Скачать файл)

Приложение 2

Список нерегистрируемой корреспонденции:

1. Графики;

2. Документы по материально-техническому снабжению;

3. Материалы справочного и информационного характера;

4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые

5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты;

6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.);

7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты;

8. Приказы подведомственных организаций;

9. Проекты планов;

10. Проекты смет расходов;

11. Расчеты;

12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях;

13. Технологические карты;

14. Технические условия;

15. Учебные планы и программы;

16. Чертежи.

Приложение 3

ООО СПКА

АКТ

«___»_________200 г. №___

о выделении документов

к уничтожению

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО СПКА

_______________ И.О.Ф.

«___»___________ 200_г.

На основании перечня__________________________________________

(название и выходные данные перечня

___________________________________________________________ документов с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению относятся документы не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

№п/п	Заголовок дела или групповой заголовок	Дата дела или крайние даты дел	Кол-во дел (томов)	Срок хранения и №№ статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________дел за ___________________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел за ___________годы утверждены Генеральным директором Компании.

Председатель ЭК __________________И.О.Ф.

Члены ЭК __________________И.О.Ф.

__________________И.О.Ф.

Приложение 4

ООО СПКА НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____ г.Калуга На _______ год			УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО СПКА ________________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г.
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел, томов			Срок хранения и № ст. по перечню		Примечание
1	2	3			4		5
01. Общий отдел
01-01	Приказы руководителя по основной деятельности			Постоянно ст.6а
01-02	Протоколы общих собраний сотрудников фирмы			Постоянно ст.5д
01-03	Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности			5 л ЭПК ст.12
01-04	Журнал регистрации исходящих документов			3 года ст.72б
04-05	Журнал регистрации входящих документов			3 года ст.75б
01-06	Журнал регистрации приказов руководителя по основным видам деятельности			Пост. ст.72а
01-07
01-08
01-09
02. Юридическая служба
02-01	Арбитражно-процессуальные дела			10 лет
02-02	Договоры находящиеся на согласовании			5 лет ЭПК ст.186		После истечения срока действия договора
02-03	Инвестиционные договоры			5 лет ЭПК ст.186
02-04	Субподрядные договоры			5 лет ЭПК ст.186
02-05	Подрядные договоры			5 лет ЭПК ст.186
02-06	Договоры займа			5 лет ЭПК ст.186
02-07	Договоры аренды помещений			5 лет ЭПК ст.487		После истечения срока действия договора
02-08	Журнал регистрации исходящей документации			3 года ст.72 б
02-09	Журнал регистрации входящей документации			3 года ст.72 б
02-10	Журнал регистрации исходящих претензий			5 лет ст.36
02-11	Журнал регистрации входящих претензий			5 лет ст.63
02-12	Журнал регистрации исходящих исковых заявлений			5 лет ст.63
02-13	Журнал регистрации входящих исковых заявлений			5 лет ст.63
02-14	Журнал регистрации арбитражно-судебных дел			5 лет ст.63
02-15	Журнал регистрации договоров			5 лет ЭПК ст.193 б		После окончания срока действия последнего договора
02-16	Журнал регистрации согласований договоров			5 лет ЭПК ст.193 б
02-17
02-18
02-19
03. Административно-хозяйственный отдел
03-01	Переписка с ЗАО «Саланг» по административно хозяйственным вопросам			5 лет ЭПК ст.193 б
03-02	Заявки на канцелярские товары			5 лет ст.395
03-03	Документы, подтверждающие получение материальных ценностей			ДМК
03-04	Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели			5 лет ЭПК ст.391		После истечения срока действия договора
03-05
03-06
03-07
04. Служба научно-технической документации
04-01	Комплектовочные ведомости по объектам			5 лет ст.1523		После окончания строительства Т.П. 1989
04-02	Графики монтажа оборудования			1 год ст.1901		Т.П. 1989
04-03	Графики движения механизмов			До завершения строительства
04-04	Графики движения рабочей силы			ДМН
04-05	Проекты производства работ (по объектам)			ДМН ст. 1534		Т.П. 1989
04-06	Проектно-сметная документация			5лет ст.1534, 1536,1544		Т.П. 1989
04-07
04-08
04-09
05. Отдел материально-технического обеспечения
05-01	Переписка по вопросам материально технического обеспечения деятельности			5 лет ст.389
05-02	Приказы, распоряжения руководителя			ДМН
05-03	Заявки строительных участков на материалы			5 лет ст. 395
05-04	Заявки строительных участков на бетон			5 лет ст.395
05-05	Ведомости комплектации объектов			5 лет ст.1523		После окончания строительства Т.П. 1989
05-06	Лимитно-заборные карты			5 лет
05-07	Внутренние накладные со склада			5 лет ст.150
05-08
05-09
05-10
06. Главная бухгалтерия
06-01	Переписка о финансово-хозяйственной деятельности			5 лет ст. 152
06-02	Договоры по машинам и механизмам			5 лет ЭПК ст. 186		После истечения срока действия договора
06-03	Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности			Пост. ст. 199 б
06-04	Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы			5 лет ст. 135 в
06-05	Годовые бухгалтерские отчеты и балансы			Пост. ст.135 б
06-06	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции.			5 лет ст. 150т		При условии завершении ревизии
06-07	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов			5 лет ст.150		При условии завершении ревизии
06-08	Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей			5 лет ст.150		При условии завершении ревизии
06-09	Авансовые отчеты			5 лет ст. 150		При условии завершении ревизии
06-10	Кассовая книга			5 лет ст.193 д		При условии завершении ревизии
06-11	Договоры о материальной ответственности			5 лет ст. 189		После увольнения материально ответственного лица
06-12	Образцы подписей материально ответственных лиц			ДМН ст.190
06-13	Расчетные ведомости по заработной плате			75 лет ст.155
06-14	Книга покупок			5 лет
06-15	Накладные и акты от поставщиков			5 лет ст. 150
06-16	Материальные отчеты			5 лет ст. 150
06-17	Договоры поставки			5 лет ЭПК ст. 391		После истечения срока действия договора
06-18	Акты о приеме выполненных работ по услугам			5 лет ст.188
06-19	Акты о приеме выполненных работ по объектам			5 лет ст.188т
06-20	Договоры аренды помещений			Постоя ст.424
06-21	Договоры на оказание услуг			5 лет ст. 186		После истечения срока действия договора
06-22
06-23
06-24
07. Отдел развития бизнеса
07-01	Акты о приеме выполненных работ			5 лет ст.188		При отсутствии лицевых счетов 75 л.
07-02	Договоры подряда. Копии			ДМН
07-03	Договоры поставки продукции. Копии			ДМН
07-04	Договоры по машинам и механизмам. Копии			3 года
07-05	Годовой финансовый план. Копии			Постоянно ст.105 б
07-06	Отчеты по исполнению бюджета. Копии			ДМН
07-07	Сметы (сводные, объектные, локальные по видам работ). Копии			ДМН
07-08	Квартальный финансовый план.			5 лет ст.105 в
07-09
07-10
07-11
08. Отдел кадров
08-01	Личные дела сотрудников			75 лет ЭПК ст.337 б
08-02	Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям)			75 лет ЭПК ст.337 б
08-03	Личные карточки работников (Т – 2)			75 лет ЭПК ст. 339
08-04	Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)			До востре-бования ст.342		Не востребованные – не менее 50 лет
08-05	Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении)			ЭПК ст.6 б
08-06	Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.)			5 лет ст.343
08-07	Трудовые договоры			75 лет ЭПК ст.338
08-08	Трудовые соглашения			75 лет ЭПК ст.338
08-09	Табели учета рабочего времени			1 год ст.281
08-10	Должностные инструкции работников предприятия			Пост. ст.35
08-11	Положения о службах и отделах организации			Пост. ст. 16
08-12	Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров			5 лет ЭПК ст. 369
08-13	Штатное расписание и структура организации			Постоянно ст. 18 а, 32 а
08-14	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников			75 лет ЭПК ст.358 а
08-15	Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним			50 лет ст.358 а
08-16	Журнал регистрации приказов по командировкам			5 лет ст.358 б
08-17	Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение)			75 лет ст. 357
08-18	Журнал регистрации листков нетрудоспособности			5 лет ст.476
08-19	Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска			3 года ст.358
08-20
08-21
08-22

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____году.

По срокам хранения	Всего	В том числе
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности руководителя

службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности, передавшего

сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 5

ООО «СПКА»

Положение об Общем отделе «___»____________200_ г.

Калуга

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

________________И.О.Ф. «_____»_________200_г.

Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления ООО СПКА осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим отделом.

В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления, секретари структурных подразделений.

1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции пересматриваются.

1.3. Общего отдела в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основными целями Общего отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

2.2. Общий отдел решает следующие задачи:

- Совершенствование форм и методов работы с документами.

- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.

- Сокращение документооборота, унификация форм документов.

- Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Компании.

Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы Общего отдела

3.1. В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет следующие функции:

- Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

- Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

- Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

- Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

- Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

- Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

- Повышение квалификации работников Общего отдела, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

- Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

- Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

- Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

Права и ответственность Общего отдела

Общий отдел имеет право:

4.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

4.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

4.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4.4. Проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

Информация о работе Документирование деятельности помощника менеджера на примере "Фирмы СПКА"