Документирование деятельности помощника менеджера на примере "Фирмы СПКА"

      2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;

      3. Сокращение документооборота, унификация  форм документов;

      4. Обеспечение единого порядка  документирования, организации работы  с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

      5. Координация работы всех лиц,  ответственных за делопроизводство  в Компании;

      6. Обеспечение повышения квалификации  и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;

      7. Обеспечение хозяйственного обслуживания  всех управленческих подразделений  компании.

        Исходя из вышеперечисленных  задач, Общий отдел осуществляет  следующие функции:

      1. Разработка и внедрение технологических  процессов работы с документами;

      2. Разработка внутренних нормативно-методических  документов по вопросам  документационного  обеспечения управления;

      3. Участие в постановке задач,  разработке, проектировании и внедрении  новых информационных технологий;

      4. Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

      5. Осуществление контроля за  оформлением  необходимых реквизитов, наличием  и комплектности приложений;

      6. Обеспечение экспедиционной обработки,  доставки, регистрации документов  и справочной работы с ними;

      7. Разработка номенклатуры дел  Компании, обеспечение хранения  дел;

      8. Обеспечение рабочих мест современными  средствами, в том числе средствами  автоматизации;

      9. Организация машинописных, копировальных  работ с документами и оперативного  использования документной информации.¹

      Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый  на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

      Общий отдел в своей деятельности руководствуется  законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения  управления, Уставом ООО «СПКА» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

      Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера;  подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

      Секретариаты  филиалов ООО «СПКА» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

      В ООО «СПКА» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

      Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует  на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной  мастерской, должностной инструкцией  и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

      Основным  направлением деятельности архитектурно-планировочной  мастерской является подготовка и техническое  сопровождение проектов. Основными  задачами службы научно-технической  документации являются:

      - получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;

      - входной контроль и регистрация  технической документации;

      - проверка и составление экспертизы  проектно-сметной документации с  выдачей замечаний Заказчику;

      - подготовка документации для  разработки проекта производства  работ БК;

      - разработка проекта производства  работ на строительно-монтажные  работы;

      - документальная подготовка сдачи объекта;

      - оформление и согласование проектов  технической документации;

      - сопровождение договоров с подрядными  организациями на работы отдела;

      - разработка технической части  договоров на работы отдела; 

      - лицензирование и сертификация  работ и видов деятельности;

      - обеспечение производственных участков  проектной документацией, журналами  работ, проектами производства  работ и другой технической  документацией.

      Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической  документации является секретарь.

      Основным  нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «СПКА» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

      Инструкция  по делопроизводству является нормативным  документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

      Инструкция  должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления¹ и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ². Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

      1. Общие положения; 

      2. Правила подготовки и оформления  документов;

      3. Требования к реквизитам документов;

      4. Организация документооборота:

      - порядок приема, регистрации, направления  и рассмотрения входящей корреспонденции.

      - порядок подготовки и регистрации  исходящих и внутренних документов.

      - организация контроля исполнения  документов.

      - поисковая система по документам.

      - составление номенклатуры дел.

      - формирование и оформление дел.

      - экспертиза ценности документов.

      - передача дел в архив¹.

      Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации². Проект инструкции по делопроизводству дан  в приложении №1.

      Подразделения ООО «СПКА» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в  которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

      Круг  обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

      Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО «СПКА» присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.

      Но  также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют  такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение  управление Компании как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.

      Рассматривая  службу делопроизводства в ООО «СПКА» следует отметить, что отсутствует такая служба как  архив.

      Структура службы делопроизводства (Общий отдел) организована в ООО «СПКА» с противоречием Государственной системы документационного обеспечения управления¹, так как это должно быть самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т.е. Генеральному директору, в структуру которого не должен входить административно-хозяйственный отдел.