Документирование деятельности помощника менеджера на примере "Фирмы СПКА"

      В тех случаях, когда подготовка документа  поручается нескольким исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.

      4.4. Составление номенклатуры  дел

      Номенклатура  дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве ООО «СПКА».

      Сводная номенклатура дела ООО «СПКА» должна отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (п. 9.1.3.).

      Не  включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

      Номенклатуры  дел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ООО «СПКА» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.

      Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые  предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:

      - наименование вида (видов) документа  (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;

      - определение участка работы или  "опроса деятельности, уточняющие  сведения об авторах документа,  корреспондентах, подлинности и  документов и т. п.

      Если  дело содержит переписку, следует указывать  - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

      При формулировании заголовка употребляются  термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных  видов.

      Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается.

      Образец номенклатуры дел, представляемой  начальнику Общего отдела: 

      номенклатура  дел

           (название отдела)

            на 200__ год

 

      Начальник отдела   Подпись   И.О.Фамилия

      Номенклатура  дел подразделений на следующий  год представляется не позднее 15 декабря  текущего года.  Ведение дел вне  номенклатуры в подразделениях ООО «СПКА» не допускается.

      4.5. Формирование и  оформление дел

      Исполненные документы группируются в дела в  строгом соответствии. В дело, как  правило, подшиваются документы  одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год  дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

      В дело подшиваются только исполненные  документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

      Приказы по личному составу  и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются  в службе персонала.

      Формирование  дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

      Обложка дела оформляется следующим образом:

      - название организации – ООО «СПКА»;

      - наименование подразделения;

      - номер дела по номенклатуре, состоящий  из индекса отдела и порядкового  номера дела;

      - заголовок дела;

      - год заведения или квартал  года;

      - том дела;

      - срок хранения.

      4.6. Экспертиза  ценности  документов

      Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.

      Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ООО «СПКА». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ООО «СПКА». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.

      Если  в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

      Отбор документов на хранение и уничтожение  должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством  три года назад. Дела, отобранные в  результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив. 

      Форма описи:

 

      В опись № __________включены _______________________дел

                              (цифрами и прописью)

      с №____________по №_____________.

      Председатель  ЭК   Подпись         И.О.Фамилия 

      Члены ЭК     Подпись          И.О.Фамилия       Подпись        И.О.Фамилия

      После утверждения описей дел долговременного  хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт. 

      Форма акта:

 

      ЭК  ООО «СПКА» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение: 

 

      Итого: _________________дел за годы ________.

      Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.

      Председатель  ЭК Подпись        И.О.Фамилия 

      Члены ЭК         

      И.О.Фамилия         Подпись

      И.О.Фамилия        Подпись

      Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.

      Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные  листы, прямой хронологический порядок  расположения документов в деле, заверительный  лист с указанием количества листов.

      Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение  документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения  бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

      Работа  ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору  не позднее 20 января. В случае невозможности  кого-либо из членов ЭК участвовать  в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

      4.7. Передача дел в  архив

      - Законченные делопроизводством  дела хранятся в отделах, в  которых они формировались. Ответственность  за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.

      - Дела могут храниться как в  рабочих кабинетах, так и в  специально отведенных для их  хранения помещениях, обеспечивающих  надежную сохранность документов  и оборудованных сигнализацией  от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.

      - В течение делопроизводственного  года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение. 

      Форма карточки-заместителя  дела:

      Отдел______________

      Дело  № ____________

 

      В случае утраты какого-либо дела или  документа ответственный исполнитель  обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.

      Полная  проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного  года.

      Начальник Общего отдела     И.О.Ф.