Документирование деятельности помощника менеджера на примере "Фирмы СПКА"

      В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении  первым, если не оговорено иное. Если представляется право созыва исполнителей и координации их работы.

      Пример:

      А.Б. Васюкову,

      А.А. Галкину

      Организуйте проведение конференции

      К указанному сроку.

      _________________04.04.2010

      Оформление  приложений

      Если  документ имеет приложения, названные  в тексте, то отметка о них оформляется  по следующей форме: Приложение на ____л. в ____экз.

      Если  документ имеет приложения, не названные  в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числах их экземпляров.

      Пример:

      1. Штатное расписание на 4л. в  3 экз.

      Пример: Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляется на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

      На  приложении к распорядительному  документу в правом верхнем следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

      Приложение 1

      к приказу Генерального директора 

      № _____

      Печать  ставится на документах, требующих  особого удостоверения их подлинности.

      Оттиск  печати не должен закрывать личную подпись. Его следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть наименования должности подписавшего документ.

      Печать  ставится на документах, где воспроизведение  ее оттиска предусматривается нормативным  актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.). Оттиск печати должен быть хорошо читаем.

      Согласование  документа

      Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обслуживания проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

      Виза  согласования обязательно должна включать следующие элементы: после слова  СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка  и указывается дата.

      Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

      Место грифа согласования чаще всего - ниже реквизита "подпись" на лицевой  стороне документа. При необходимости  согласования с несколькими организациями  может составляться отдельный лист согласования.

      4. Организация документооборота

      4.1. Порядок приема, регистрации,  направления и  рассмотрения входящих  документов

      - Прием входящей корреспонденции  осуществляется секретарями Генерального  управления. При этом проверяется  правильность доставки, наличие  приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО). Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой "лично", которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается его секретарю.

      - Регистрация входящих документов  осуществляется централизованно  секретарями Генерального управления, путем занесения данных в Журнал  регистрации входящих документов. Регистрация документов, поступивших  на имя Генерального директора, производится однократно секретарем  генерального директора.

      - В Журнал регистрации входящей  документации заноситься следующая  информация: входящий номер/дата, исходящий  номер/дата, организация – отправитель,  краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация).

      - На полученных документах в  правом нижнем углу лицевой  стороны документа проставляется  штамп с наименованием ООО «СПКА», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года). Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Пример: "Вх. № 243 + приложение на 2 л.".

      - После регистрации входящие документы  передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему. Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются секретарем ему на рассмотрение. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.

      - Не позднее указанного в резолюции  срока исполнитель обязан предоставить секретарю ГД информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

      - Исполненные документы и копии  писем-ответов должны подшиваться  в дела не позднее следующего  дня после исполнения или отправки ответа.

• Внутренняя документация (докладные и служебные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем ГД в Журнале учета внутренней документации. Сотрудникам ООО «СПКА» Строительная Компания «Дружба» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.

      4.2. Порядок подготовки  и регистрации  исходящих и внутренних  документов

      - Исходящие документы готовятся  на бланках для писем ООО «СПКА», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

      Внутренние  документы составляются на общем  бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

      - Внесение в подлинник документа  после его подписания каких-либо  добавлений или изменений может  производиться только лицом, подписавшим  его.

      - При оформлении исходящих писем  наименование адресата и почтовый  адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. После порядкового номера документа следует через дробь проставить код подразделения исполнителя в соответствии со следующей нумерацией:

      01 – Генеральное управление;

      02 – Управление по работе с  персоналом;

      03 – бухгалтерия;

      04 – финансовый отдел;

      05 – отдел развития бизнеса; 

      06 – отдел заказчика;

      07 – архитектурно-планировочная мастерская;

      08 – отдел информационных технологий;

      09 – юридическая служба;

      10 - филиал «Окна «СПКА»»

      При составлении письма-ответа обязательно  заполняется реквизит "На № __ от ___" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются  фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

      - Для писем, содержащих более  8 строк текста, обязательным реквизитом  является заголовок, который начинается  с предлога «О» и содержит  краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации».

      - Документ не должен содержать  более 4 адресатов. При направлении  документа более чем в 4 адреса  составляется список на их  рассылку и на каждом экземпляре  документа указывается только  один адрес. Слово "Копия"  перед 2,3,4 адресатом не проставляется. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям.

      После подписания в секретариате Генерального управления проставляется исходящий  или внутренний номер документа.

      Если  документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случае необходимости исполнитель  может подготовить рабочий экземпляр  документа для хранения в своем  деле.

      Данные  об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал регистрации исходящих документов секретарями Генерального управления. Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа, организация – получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего документ.

      Подписанные руководством документы должны отправляться или передаваться в соответствующее структурное подразделение не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.

      Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена  отметка об исполнении, содержащая следующее: "В дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата".

      4.3. Организация контроля  исполнения документов

      В ООО «СПКА» контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

      Ставить документы на контроль имеет право  Генеральный директор ООО «СПКА». Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря Генерального директора.

      На  документы, взятые на контроль, на левом  поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора. Задание снимается с контроля только с указания Генерального директора.

      В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы  должны быть полностью решены.

      Если  на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным  после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа  не дает основания считать вопрос решенным.

      Исполнитель обязан давать секретарю Генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю Генерального директору не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа с контроля.

      Если  документ не исполнен в срок, то исполнитель  обязан до истечения контрольного срока  предоставить информацию о причине  задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.

      Об  изменении срока исполнения документа, согласованного с Генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который  вносит новый срок в Журнал контроля.

      Для исполнения документов устанавливаются  типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ООО «СПКА». При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

      Если  в документе или резолюции  руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.