Неопубликованные  источники.

20. Устав ООО СПКА от 11.05.2000. Текущее делопроизводство. Машинопись. г.Калуга 2000г.
21. Постановление администрации Калужской области №183 от 7.01.1999г. "О регистрации Строительной Компании "Технолига". Текущее делопроизводство, г.Калуга, 1999г.
22. Должностные инструкции сотрудников ЗВО "Технолига".

Литература

23. Алексеева  Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М,  Осичкина Г.А. Архивоведческие  аспекты в делопроизводстве: экспертиза  ценности документов // Секретарское  дело 1999. №1. с. 79-83.

24. Алексеева  Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М,  Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85

25.  Алексеева  Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М,  Осичкина Г.А. Архивоведческие  аспекты в делопроизводстве: перечни  документов  // Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.

26.  Артамонова  И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной  системы регистрации // Секретарское  дело 1997. №3. С.23-26.

27.  Бадьина  А.В. Электронный документооборот  фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.

28.  Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.

29.  Басакина  Н.В. Организация подготовки и  передачи на архивное хранение  документов учреждений различных  форм собственности // Секретарское  дело 2000. №3.С.87-90.

30.  Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки  деятельности  служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2.  С. 45-49.

31. Бобылева М.П.  Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.

32. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000.№2.С.21-25.

33.  Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.

34.   ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения. Издательство стандартов, М., 1998.

35. Емышева Е.М.  Методика составления номенклатуры  дел // Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.

36. Еремченко  В.А. О проблеме электронных  документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.

37.  Ефимова  О.А. Современные технологии работы  с документами: автоматизация  делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. С. 24-29.

38.  Иритикова  В.С. Рекомендации по разработке  должностных инструкций // Секретарское  дело, 1998. №3, С.42-45.

39. Казанцев С.Ю.  Новое слово в строительстве  // Элитная недвижимость 2001. №3. С. 81-84.

40. Казуто А.  Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1. С. 35-39.

41. Кузнецов С.Л.  Автоматизированные системы регистрации   и контроля исполнения // Секретарское  дело 1996. №4. С. 24-29.

42. Кузнецов С.Л.  Проблема выбора программного  обеспечения для комплексной  автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

43. Кузнецова  Т.В. Ведение контроля за сроками  исполнения – важнейшая задача  секретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5.

44. Кузнецова  Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //Секретарское дело 1999. №2. С. 3-6.

45. Ларин М.В.  Управление документацией и новые  информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998 - 137 с.

46. Ларин М.В.  Проблемы совершенствования документационного  обеспечения управления в современных  условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 56-59.

47. Санкина Л.В.  Характерные черты делопроизводства  в фирмах мелкого и среднего  бизнеса // Делопроизводство, 2001. №2. С. 18-23.

48. Санкина Л.В.  Как составить должностную инструкцию  секретаря-референта (рекомендации  по составлению) // Секретарское дело 1997. №4. С. 19-24.

49. Управленческие  документы постоянного срока  хранения, образующиеся в деятельности  негосударственных коммерческих  организаций (хозяйственных товариществ  и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 1996.

 

Приложение 1

 

      ООО «СПКА»

      ИНСТРУКЦИЯ

      по  делопроизводству

      ___________№_______

      УТВЕРЖДАЮ

      Генеральный директор

      _____________ И.О.Ф.

      «______»____________

      1.Общие  положения

      1.1. Настоящая Инструкция ООО «СПКА» устанавливает в Компании единую систему подготовки и оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

      1.2. Выполнение требований инструкции  обязательно для всех сотрудников  ООО «СПКА».

      1.3. Обеспечением технического оборудования  ООО «СПКА» осуществляет отдел информационных технологий; бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями обеспечивает офис-менеджер.

      2. Правила подготовки  и оформления документов

      2.1. Документы оформления в соответствии  с ГОСДОУ и образцами документов  ООО «СПКА».

      2.2. Бланки документов.

      Документы оформляются на банках и имеют  строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок  их расположения.

      Банки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). В Компании используются следующие виды бланков: бланк для письма, общий бланк для всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.).

      Исходящая корреспонденция организации оформляется  на простых бланках с центрованным расположением за подписью Генерального директора. Между подразделениями организации переписка ведется на бланках с центрованным расположением за подписью начальника подразделения.

      2.3. Документы ООО «СПКА» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным директором.

      Подготовка  и оформление приказов (по основной деятельности) и распоряжений.

      Приказ – правовой акт, издаваемый Генеральным директором ООО «СПКА» или в отсутствие – заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед предприятием. Ставятся основные задачи перед сотрудниками, указываются пути решения наиболее важных вопросов.

      Распоряжения – документы, касающиеся конкретного разового случая, и издаются для решения оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как Генеральный директор, так и директора.

      Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, и заседаниях коллегиальных органов.

      В протоколе  заполняют следующие  реквизиты: наименование Компании, название вида документа (протокол), дата, индекс, грифы утверждения, заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.

      Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

      Вводная часть оформляется в следующей  последовательности: указывается фамилия и инициалы председательствующего  лица (слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы) секретаря, присутствующих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных если таковые есть). Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество.

      Повестка  дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос  «о чем?», например:

      Об  итогах работы организации за первое полугодие 2002г.

      Основная  часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого строится по схеме:

      СЛУШАЛИ:

      ВЫСЛУШАЛИ:

      ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

      Протокол  подписывается представителем и  секретарем.

      Письмо  - документ который служит средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомление о чем-нибудь.

      Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. При наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязи.

      Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составит документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившихся основанием составления письма. Во второй части излагается основное содержание документа, ради которого он составляется: выводы просьбы, предложения, замечания и т.п.

      Письма  оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма, отвечающий на вопрос «о чем?», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

      Если  письмо является ответом, составитель  указывает дату и номер инициативного  документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма – ответа.

      2.4. Приказы и распоряжения печатаются  на общих бланках ООО «СПКА». Тексты состоят из двух частей: вводной и распорядительной.

      Во  второй части излагаются основания  для издания документа. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словами «ПРИКАЗЫВАЮ» (в приказе) и  «ОБЯЗЫВАЮ» (в распоряжении).

      2.5. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листе ознакомления.

      3. Требования к реквизитам  документов.

      Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Документ должен иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, автора, название вида документа, заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении в дело.

      3.1 Наименование организации – ООО «СПКА».

      Заголовок к тексту документа.

      Заголовок – обязательный элемент любых  документов. В нем кратко, четко  и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего  отвечает на вопросы «о чем?», «о ком?»  и формируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо – Об открытии фирмы; Договор – О поставках материалов; Положение – О бухгалтерии и т.п. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

      Дата  документа.