- контроль соответствия уровня  и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

      - контроль соответствия всех экземпляров  документа на идентичность;

      - контроль, включающий анализ существа  и полноты исполнения поручений,  заданий, ответов на запросы.

      Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляется в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у секретаря.

      Основной  задачей контроля исполнения документов является – отслеживание хода и  фиксация фактического исполнения зафиксированных  указаний руководства, а также входящих, исходящий и внутренних документов, имеющих важное значение.

      После указания руководителя ООО «СПКА» о постановке документа на контроль, секретарь просматривает его, ставит штамп на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

      После этого снимают копию для исполнителя  и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления  и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ.¹

      В течении срока исполнения документа  секретарь осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило также фиксируются. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае готовятся письма напоминания. Они  могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся на исполнении в одном или нескольких структурных подразделениях. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

      Проверка  хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки:

     -  задания последующих лет –  не реже одного раза в год;

      - задания последующих месяцев  текущего года – не реже  одного раза в месяц;

      - задания текущего месяца –  каждые 10 дней и за 5 дней до  истечения срока исполнения.

      Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителями, которые их установили.

      Результаты  исполнения отмечаются только в регистрационной  базе в компьютере. На самом документе  отметка о снятии с контроля, надпись  «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.

      В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих  основаниях.

      При ведении контроля используется компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

      Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями,¹так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести та, что база данных, формируется в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

2.6 Составление номенклатуры  дел

      Номенклатура  дел организации – систематизированный  перечень заголовков для заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения (оформленный в установленном  порядке)¹ – еще один обязательный элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатуры дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля над составом, систематизацией и поиском документов не бесполезен.

      В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

      Номенклатура  дел – это классификатор, позволяющий  быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.²

      Несмотря  на то, что ООО «СПКА» существует несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время номенклатура дел составлена автором самостоятельно. Примерная номенклатура дел, разработанная для ООО «СПКА», представлена в приложении №1.

      При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими  документами – Государственной системой документационного обеспечения управления,¹ Основными правилами работы ведомственных архивов,²перечнем документов с указанием сроков хранения³, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

      Помимо  этого использовались положения о структурных подразделениях  компании, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности  подразделений.

      В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

      - наименование организации;

      - наименование структурного подразделения;

      - название вида документа;

      - место составления;

      - на какой год;

      - название разделов;

      - гриф утверждения;

      - гриф подписания.

2.7. Формирование дел

      Не  только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

      Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по оформлению, оформлению и хранению дел является «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Государственная система документационного обеспечения управления.

      Делом называется совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.¹

      Формирование  дел начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное  в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может  быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. Правильное оформление дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

      В ООО «СПКА» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов  (акты, контракты, приказы). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

      Формирование  дел руководства компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных  подразделениях ООО «СПКА» занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

      Анализируя  работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

     - папки с делами никак не  оформлены, что является грубым  нарушением «Основных правил  работы ведомственных архивов»;¹

     - ля приложений к документам  сформирована отдельная папка;

     документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

     - в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

     -   в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

      Таким образом, при формировании дел, сотрудникам  службы делопроизводства ООО «СПКА» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполнение, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов². Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.

      Дела  компании подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ  по их технической обработке и  проводится сотрудниками  Общего отдела.

      В зависимости от сроков хранения сотрудниками  Общего отдела проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление  листа – заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела¹.

      По  окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного  хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.)².

      На  обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.³ Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

      При обозначении календарной даты –  сокращенное цифровое написание, в  том случае, если это не будет  приводить к неоднозначности  толкования даты.

      При изменении названия структурного подразделения  компании в течении периода, охватываемого  документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.¹

2.8. Подготовка документов  к передачи в  архив

      В каждой организации в течение  года образуется определенное количество дел. Их число зависит, от объема работы, интенсивности производственных связей от количества персонала, ряда других факторов.

      Подготовка  документов к сдаче в ведомственный  архив включает:

     - проведение экспертизы ценности  документов;

     - оформление дел;

     - составление описей дел;

      - составление актов о выделении  к уничтожению документов и  дел.