СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

 

      Тема  моей работы звучит так: «Документирование деятельности помощника менеджера на примере «Фирмы СПКА»».

Актуальность данной темы обусловлена тем, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется на виде разного рода документов.

Исследования  показывают, что 75% рабочего времени  сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу¹. Управление документации становится одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания. Правильно организованное управление делами снижет время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. ²

Степень разработанности  темы

Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем  знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Лившица Я.З., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н., авторского коллектива кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления). Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины.

В последнее  десятилетие, к сожалению, нарушился  баланс между теоретическими исследованиями и прикладными разработками в пользу последних. Об этом свидетельствует большое число методических пособий и руководств для работников практического делопроизводства, которые, в основном, интерпретируют накопленный научно-методический потенциал документоведения.

Сейчас  наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить добротным исследовательским материалом для последующей аналитико-синтетической переработки.

      Объект  исследования – является документированная информация ООО СПКА

      Предмет исследования – документирование деятельности помощника менеджера в фирме СПКА

        Цель исследования - классификация и оптимизация состава применяемых форм документов в ООО СПКА

      Для достижения главной цели исследования  необходимо решить ряд задач:

• - изучить теоретическую литературу по данной теме
• - рассмотреть историю создания и характеристику исследуемого предприятия
• - раскрыть организацию документооборота на данном предприятии
• - проанализировать недостатки в работе ДОУ
• - разработать рекомендации по улучшению документационного обеспечения в ООО «СПКА».
• - в заключении работы сделать краткие выводы по теме исследования

      Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. По некоторым направлениям они охватывают исторический период с момента возникновения Русского централизованного государства до настоящего времени, однако основная часть работы освещает проблемы управления документацией в ООО СПКА в 2009 – 2009 году

Методология исследования представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно документоведческих. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

Теоретическая основа исследования законодательные и правительственные акты по вопросам стандартизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственные стандарты; терминологические словари, методическая литература

Структура работы  определяется последовательностью решения основных задач.  Данная работа состоит из введения, заключения, трех глав и списка литературы. В введении к данной работы рассматривается актуальность темы, обозначается объект и предмет исследования, ставятся задачи, а так же рассматривается практическая значимость данной работы и методы исследования

Первая  глава посвящена рассмотрению истории создания, ег структуры, функций и задач

Вторая  глава – раскрывает вопросы связанные с организацией документообеспечения на предприятии ООО «СПК»

Третья  глава посвящена рекомендациям по улучшению документобеспечения в ООО «СПКА».

В заключении работы делаются краткие выводы по данному исследованию

В конце  работы приведен список использованных источников

      Практическая  значимость работы обусловлена тем, что ее результаты могут быть использованы, как научные рекомендации по улучшению работы с документами в ООО «СПКА». 

ГЛАВА 1. Характеристика предприятия ООО «СПКА»

1.1. История создания  предприятия, ее задачи, функции, структура

     Общество  с ограниченной ответственностью «СПКА» создано в результате реорганизации в форме выделения из Закрытого акционерного общества «Северо-Западная строительная компания» и является его правопреемником с разделительным балансом с февраля 2006 г.

      ООО «СПКА» – многопрофильная строительная организация, способная выполнить полную реконструкцию зданий с использованием современных технологий и материалов – от экспертной оценки инженерных решений и проектных работ до сдачи объекта под ключ.

Юридический адрес данного предприятия : 195197, г. Санкт-Петербург, пр.Металлистов, 99, лит.А

ИНН  7804331397     КПП 780401001

Р/сч.: 40 702 810 668 000 004 584 в филиале «Меридиан»

ОАО «Банк  ВТБ Северо-Запад»

БИК 044 030 791

К/сч.: 30 101 810 200 000 000 791

Телефоны: 576-59-56; 576-59-82;    

Факс: 388-03-96

Генеральный директор: Астанин-Пугачев Константин Юрьевич

Главный бухгалтер: Лешан Марина Александровна

      ООО СПКА является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

      ООО СПКА имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно – правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный и иные счета.

      Целью деятельности компании является извлечение прибыли, предметом деятельности –  строительство и реконструкция, проведение проектных  работ.

      Высшим  органом управления ООО СПКА является общее собрание акционеров. Возглавляет ООО СПКА Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно – распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода следок выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций  сотрудников Компании, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании.

      Постоянно действующим коллегиальным  исполнительным органом является дирекция, выраженная Генеральным управлением. Она осуществляет текущее руководство деятельности  компании, непосредственно подчинена  общему собранию акционеров. К компетенции  Дирекции  относятся вопросы текущей финансово – хозяйственной деятельности, не отнесенных к компетенции собрания акционеров.

1.2. Организация документационного  обеспечения управления  ООО «СПКА»

      Согласно  Основным положениям государственной  службы документационного обеспечения управления¹ в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

      Служба  делопроизводства в ООО «СПКА» представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

      Управление  делами включает в себя Общий отдел  и юридическую службу. Возглавляется  начальником, который подчиняется  непосредственно Генеральному директору  Компании. Основными функциями Управления делами являются:

      -  контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

      - контроль за оформлением документов  согласно современным требованиям.

      В состав Общего отдела входит:

      1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

      - прием и первичная обработка  документов, поступающих на имя   руководства;

      - регистрация документов;

      - машинописные работы;

      - распределение телефонных звонков;

      - отправка документов;

      - информационно-справочная работа  с документами.

      2. Административно – хозяйственный  отдел. Этот отдел обеспечивает  хозяйственное обслуживание всех  управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет  следующие функции: 

      -  снабжает канцелярскими принадлежностями;

      -  обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

      -  ведет контроль за сохранностью  материальных ценностей;

      -  устраняет неполадки организационной  техники, мебели и выполняет  многие другие хозяйственные  функции.