В этом определении делается упор на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения или  от одного сотрудника к другому. На этом пути они будут знакомиться  с его содержанием для принятия решений, другие будут согласовывать  текст и его редактировать, в службе делопроизводства проведут окончательное оформление документа, его регистрацию и постоянно будут контролировать все этапы его движения и, наконец, подготовят к отправке.

      В компании четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов идет сразу в отдел к исполнителя. Точно так же распределены полномочия сотрудников при согласовании  и подписании документа. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но в то же время  именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

      В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения  качества документов, создания условий  применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ¹ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

      Анализируя  документооборот компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. Анализ документооборота компании за последние 3 года, приведенный автором таблице №1. В документационном обеспечении компании выделяют три группы документов.

      1. Входящие - наиболее распространенной  входящей корреспонденцией являются деловые письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем  по вопросам проведения различных совещаний конференции. Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении коньюктуры  рынка, отчеты о проделанной работе.

      Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить  на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на требующие ответа, исполнения или присланные для сведения) и  ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос нашей компании. В зависимости от значимости документа и его содержания входящие документы направляются руководителю компании, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов разбит на более мелкие части. Это определяется, обычно, на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая их  этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.

      2. Исходящие документы так же, как  и входящие можно проанализировать  по видам и по корреспондентам,  которым они направляются. Их  также делят на документы, по  которым ожидается  ответ, и  документы, направленные просто  для сведения (реклама и т.п.).

      Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р51141-98, это официальные документы, отравляемые из учреждения.¹

      Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются  на бланках и имеют установленный  состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге форматом А 4.

      1. бланк компании для письма (см. Приложение №1).

      2. общий бланк для всех других  видов документов служебная записка,  докладная записка и т.д. (см. Приложение  №1).

      Внутренний  документ – это официальный документ, не выходящий за  пределы организации, подготовившей его.²

      Внутренние  документы, как правило, не имеют  этапа отправки. Однако, если структурные  подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например, распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов. В этом заключается специфика внутреннего документопотока  в нашей организации.

      Внутренние  документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

      - организационные документы, которые  регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных  подразделениях, должностные инструкции, правила);

      - распорядительные документы, издаваемые  Генеральным директором, его заместителями  и руководителями структурных подразделений (приказы, распоряжения, указания);

      - информационно - справочные документы,  создаваемые для решения оперативных  вопросов (докладные, объяснительные  записки, акты, справки).

      Внутренние  документы в компании оформляются на бумаге форматом А.4 с воспроизведением следующих реквизитов: название подразделения, вид документа, листа составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, как и исходящие составляются в компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office2007.

      Сотрудники  Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.¹

      Необходимо  отметить, что при внутренней переписке  сотрудники компании используют два вида документов – докладные  и служебные записки. Служебная записка – документ, широко используются  при сообщении и передаче информации от одного сотрудника компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка,  при  помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую  практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.² 
 
 

      Таблица №1.

      Автор самостоятельно подсчитал документооборот  в организации и на основании  проведенной работы составил следующую таблицу.

 

      Как видно из приведенной таблицы, с 2008г. к 2010г. число входящих, исходящих и внутренних документов возросло на 53%, что подтверждает общую тенденцию увеличения документооборота, независимо от организационно правовой формы.

2.2. Порядок работы с входящими документами в компании

      Прием всей входящей корреспонденции и  вся последующая обработка в  ООО «СПКА» осуществляется секретарем-референтом.

      Этап  обработки входящих документов:

      - прием и первичная обработка  документов;

      - предварительное рассмотрение и распределение документов;

      - регистрация;

      - рассмотрение документов руководством;

      - передача на исполнение.

      Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по электронной  почте, факсу, телетайпу. На этом этапе  проверяется правильность их доставки (корреспонденция доставленная не по адресу пересылается отправителю), вскрываются  конверты, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю. Такой акт подписывается членами экспертной комиссии компании.

      На  этапе предварительного рассмотрения документов секретарь распределяет корреспонденцию между руководством компании, структурными подразделениями.

      Цель  предварительного распределения документов – освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. В последние  годы участились случаи, когда руководитель требует, чтобы вся полученная корреспонденция передавалась ему для личного рассмотрения. Это связано с тем, что руководитель стремится иметь полную информацию о коммерческой деятельности своей компании, быть в курсе всех заключаемых сделок. Вся почта рассматривается в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов, особенно тех, которые поставлены на контроль. Распределяются документы в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством, в котором закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

      После этого документ рассматривается  руководством. Соответствующее должностное  лицо пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представляемой в документе.

      Документ  с резолюцией возвращается в общий отдел или секретарю, резолюция переносится в регистрационную форму.

      Внедряемые  компьютерные системы позволяют  сегодня вести регистрацию децентрализовано в разных местах, но с объединением данных о всех документах в единую информационную базу.

      После регистрации документ передается на исполнение. Если он предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанный в резолюции. Всю работу по подготовке документа организует ответственный исполнитель, названный в резолюции первым.

      Обработка, рассмотрение и передача документов на исполнение осуществляется в день их поступления или в первый рабочий  день при поступлении документов в нерабочее время.

      В случае безотлагательного исполнения по ступившего документа допускается  ознакомление исполнителя с его  содержанием до рассмотрения документа  руководством компании.

2.3. Порядок работы  в компании с  исходящими документами

      Оформляемые предприятием документы называются исходящими. Этапы обработки исходящих документов включают:

     - составление чернового документа;

     - подготовку проекта документа;

     - его согласование (визирование);

     - удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

      - отправку документа.

      Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель  составляет черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий  работу автора или редактора над  его текстом.¹ После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, подлежащий согласованию.

      Начальник общего отдела компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый  документ или вернуть его на доработку  исполнителю.

      При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется гриф согласования. Он может согласовываться с должностным лицом, коллегиальным органом или документом. Гриф согласования при подготовке проекта документа заранее печатают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования и оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003г.