В структуре ООО «СПКА» до настоящего момента отсутствует такое подразделение как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают работники структурных подразделений или секретарь, которые по распределению обязанностей отвечают за формирование и ведение дел.

      Приказом  Генерального директора №68. от 06.03.2002г. создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела.² В состав комиссии входят:

     - начальник Общего отдела;

     - юрист;

     - секретарь-референт Генерального управления.

      Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения¹.

      Под экспертизой ценности понимается определение  срока хранения документов в зависимости  от их содержания, представляющего  исторический, научный, хозяйственный  и другие интересы. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными  правилами работы ведомственных архивов.²

      Помимо  федеральных нормативных актов  деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ООО «СПКА» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

      Основным  содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного  и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.³

      В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в компании за последние 3 года, разделили на 3 группы:

     - документы, предназначенные для  архивного хранения;

     - документы, подлежащие уничтожению;

      - документы, необходимые для дальнейшего  использования в делопроизводстве  компании.

      После утверждения номенклатуры дел и  проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении  документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки  однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе¹ Акт об уничтожении документов представлен в приложении №3.

      Все лица, ответственные за делопроизводство в компании обязаны завершенные  дела постоянного и долговременного  хранения в течение двух (и более) лет оставить в подразделении  для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

      Таким образом, существующий порядок организации  делопроизводства ООО «СПКА» обладает  рядом недостатков:

      - отсутствует четкий порядок регистрации  документов (приказы по личному  составу регистрируются с приказами  по основной деятельности);

      - встречаются нарушения правил  оформления и подготовки документов;

      - отсутствуют необходимые организационные  документы по документационному  обеспечению управления: инструкция  по делопроизводству, Положение  об Управлении делами и Общем  отделе, Положение об экспертной комиссии;

      - не разработана должностная инструкция  для секретаря Генерального директора;

      - отсутствует номенклатура дел  Компании.

      При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов –  докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.¹

      Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный  документооборот позволяет получать своевременную и полноценную  информацию для принятия верных решений  и исключает возможность утраты документов и информации.

 

ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «СПКА»

3.1. Совершенствование  нормативной базы  документационного  обеспечения ООО «СПКА»

      В результате анализа системы документационного  обеспечения управления ООО «СПКА» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:

      Было  выявлено   отсутствие необходимых  нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.

      Инструкция  по делопроизводству является нормативным  документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

      В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

      - общие положения;

      - правила подготовки и оформления  документов;

      - требования к реквизитам документов;

      - организация документооборота;

      - порядок приема, регистрации, направления  и рассмотрения входящей корреспонденции;

      - порядок подготовки и регистрации  исходящих и внутренних документов;

      - организация контроля исполнения  документов;

      - поисковая система по документам;

      - составление номенклатуры дел;

      - формирование и оформление дел;

      - экспертиза ценности документов;

       - передача дел в архив¹.

      Инструкция  по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать  все основные моменты работы с документами, она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, а также  сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их  утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству самостоятельно разработан автором и дан в Приложении №1.

      Вторым  обязательным нормативным документом по организации службы документационного  обеспечения управления является положение  об этом структурном подразделении. Начальнику Общего отдела ООО «СПКА» необходимо разработать положение об отделе.

      При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы  документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

      1. общие положения. Здесь перечисляются  законодательные акты и нормативно-методические  документы, руководствоваться которыми  должна служба. Определяется степень  самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя;

      2.   задачи;

      3. структура. Перечисляется весь  состав службы (экспедиция, группа  контроля, архив и т.д.);

      4.  функции;

      5.  обязанности;

      6.  права;

      8.  ответственность;

      9.  взаимосвязи с другими подразделениями.

      Положение о службе документационного обеспечения  управления должно разрабатываться  непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом  и утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения об Общем  отделе дан в Приложении №5.

      В связи с тем, что в ООО «СПКА» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

      Цель  проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.¹ В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

      - обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное  значение, для последующей передачи  их на постоянное хранение  в государственные архивы Российской  Федерации;

      - отбор на временное хранение  документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;

      - выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности  и утративших практическое значение;

      - установление или изменение сроков  хранения документов. Документы  оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

      Для организации и проведения экспертизы  ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.

      В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

      1. постоянного хранения в государственных  архивах;

     2. временного хранения в ведомственном  архиве (свыше 10 лет);

     3. временного хранения (до 10 лет) подлежащие  уничтожению  в связи с истечением  срока хранения;

     4. подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения.

      Основным  документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о  постоянно действующей экспертной комиссии.

      При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты:

      - общие положения. Здесь приводится  описание состава экспертной  комиссии, указывается кто руководитель  комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;

      - основные задачи экспертной комиссии;

      - основные функции;

      - права экспертной комиссии;

      - организация работы экспертной  комиссии. Здесь фиксируются   взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

      Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный  специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании. Проект положения приводится в Приложении № 6.