Документирование деятельности помощника менеджера на примере "Фирмы СПКА"

="justify">      распорядительными документами руководства предприятия;

      правилами трудового распорядка;

      указаниями  руководителя;

      положением  о секретариате;

      государственными  нормативными документами в области делопроизводства;

      инструкцией по делопроизводству предприятия.

      1.5 На должность секретаря назначаются  лица с высшим, средним специальным  образованием и стажем работы  не менее 1 года или без стажа,  но при условии прохождения  обучения на курсах секретарей - референтов.

      1.6. Секретарь должен владеть вопросами:

      - организации работы с документами;

      - организации работы с документами;

      - организации управленческого труда;

      - применения средств вычислительной  и организационной техники;

      - передача служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

      - культуры труда и служебной  этики;

      - охраны труда, техники безопасности  и противопожарной защиты.

      1.7. Секретарь должен уметь:

      - работать на компьютере в программах  Windows, Word, Excel;

      - печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

      2. Функции

      На  секретаря - референта возлагаются  следующие функции:

      2.1. информационно - справочная обслуживание  по документам предприятия.

      2.2. методическое руководство и контроль  за организацией делопроизводства  в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

      2.3. документирование деятельности  совещательных органов предприятия.

      2.4. оперативно - организационное обслуживание  руководства.

      2.5. выполнение машинописных, графических,  множительных работ.

      2.6. ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

      2.7. ведение учета рабочего времени  сотрудников.

      2.8. ведение учета командировочных  удостоверений.

      3. Должностные обязанности

      Секретарь должен:

      3.1. осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово - хозяйственную деятельность.

      3.2. обеспечивать прием, учет, регистрацию,  контроль исполнения документов, информационно - справочное обслуживание  и хранение документной информации.

      3.3. контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

      3.4. осуществлять контроль исполнения  документов и поручений руководства,  принимать оперативные меры, направленные  на своевременное и качественное их выполнение.

      3.5. осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения  их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и  докладов, предоставляемых руководству,  давать по ним компетентные  заключения.

      3.6. осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).

      3.7. вести прием посетителей.

      3.8.выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

      - оформление приказов по личному  составу;

      - оформление личных карточек формы  Т-2 или личных дел;

      - оформление трудовых книжек;

      - оформление и ведение трудовых  контрактов;

      - оформление листов нетрудоспособности;

      - ведение табеля учета рабочего  времени;

      - выдача справок о трудовом  стаже и зарплате.

      3.8. обеспечивать выполнение машинописных  и копировально-множительных работ.

      3.9 использовать ПК как средство  автоматизации делопроизводства.

      3.10. проводить ежегодный отбор документов  на архивное хранение или на  уничтожение.

      3.11. выполнять отдельные поручения  руководства по профилю финансово-хозяйственной  деятельности предприятия. Вести  табель явки сотрудников на  работу и передавать табель в бухгалтерию.

      4. Права

      Секретарь имеет право:

      4.1. обращаться к руководителям структурных  подразделений предприятия за  информацией по вопросам подготовки  документов.

      4.2. самостоятельно решать вопросы,  связанные с незапланированными  посещениями посетителей, телефонными звонками.

      4.3. визировать проекты документов  предоставляемых на подпись директору.

      4.4. вносить на рассмотрение руководства  предложения по улучшению документационного  обеспечения деятельности предприятия,  совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

      4.5. требовать от руководства создания  нормальных условий для выполнения  служебных обязанностей и сохранности  всех документов, образующихся в  деятельности предприятия.

      4.6. работать с документами, имеющими закрытый характер.

      4.7. принимать решения в пределах  своей компетенции.

      4.8. взаимодействовать со всеми службами  организации по вопросам проверки  исполнения документов, поручений  и предоставления необходимой  информации руководству.

5. Взаимодействия

      Секретарь взаимодействует:

      5.1. со структурными подразделениями  по вопросам получения необходимой  информации и совместной подготовки  документов.

      5.2. с канцелярией по вопросам  делопроизводства, правил документоведения.

      5.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

      5.4. со сторонними организациями,  органами власти и управления  по вопросам получения и предоставления  документов, организации встреч  и контактов директора по производству.

      6. Ответственность

      Секретарь несет административную ответственность за:

      6.1. нарушение действующего законодательства  РФ. при подготовке документов.

      6.2. сохранение конфиденциальности  служебной информации.

      6.3. небрежное, халатное отношение  к своим должностным обязанностям.

      6.4. нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

      6.5. неправильное использование представленных  прав, а также использование их  в личных целях. 

      Начальник Общего отдела        ____________________И.О.Ф.

      Начальник Управления делами ___________________И.О.Ф. 
 
 

      Служба  делопроизводства в ООО СПКА представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

      Управление  делами включает в себя Общий отдел  и юридическую службу. Возглавляется  начальником, который подчиняется  непосредственно Генеральному директору  Компании. Основными функциями Управления делами являются:

      -  контроль за обеспечением единого  порядка организации и ведения  делопроизводства в Компании;

      - контроль за оформлением документов  согласно современным требованиям.

      В состав Общего отдела входит:

      1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

      - прием и первичная обработка  документов, поступающих на имя   руководства;

      - регистрация документов;

      - машинописные работы;

      - распределение телефонных звонков;

      - отправка документов;

      - информационно-справочная работа  с документами.

      2. Административно – хозяйственный  отдел. Этот отдел обеспечивает  хозяйственное обслуживание всех  управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет  следующие функции: 

      -  снабжает канцелярскими принадлежностями;

      -  обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

      -  ведет контроль за сохранностью  материальных ценностей;

      -  устраняет неполадки организационной  техники, мебели и выполняет  многие другие хозяйственные  функции. 

      Наличие в структуре службы документационного  обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ¹, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

      Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО «СПКА».

      Необходимо  отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

      Организационная структура  службы документационного  обеспечения управления ООО «СПКА» – Общего отдела. 

                                         Начальник Общего  отдела 

        

      

              Секретариат              Административно                 Секретари

             Генерального               хозяйственный                  структурных

              Управления                         отдел                          подразделений 

      Основными задачами Общего отдела являются:

      1.Обеспечение  четкой организации делопроизводства  в компании, координация деятельности  сотрудников делопроизводственной  службы;