4.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

      4.7. Совместно с отделом информационных  технологий определять задачи  документационного обеспечения  управления, подлежащие автоматизации.

      4.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

      4.9. Разрабатывать положения о структурных  подразделениях службы документационного  обеспечения управления  и должностные  инструкции работникам.

      4.10. Вносить предложения руководству  о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

      4.11. Участвовать в обсуждении руководством  вопросов, касающихся состояния  работы с документами, а также  совершенствования форм и методов работы с ними.

      4.12. Вносить на рассмотрение руководства  представления о назначении, перемещении  и увольнении работников Общего  отдела, их поощрении и наложении  на них взысканий.

      Общий отдел несет ответственность  за: 

      - Обеспечение установленного порядка работы с документами в Компании.

      - Выполнение указаний и поручений  руководства и соблюдение необходимых  условий труда работников.

      5. Руководство

      Общий отдел возглавляет начальник  отдела, который назначается и  освобождается Генеральным директором Компании.

      Начальник Общего отдела:

      несет ответственность за результаты деятельность отдела, состояние трудовой  и  исполнительной дисциплины, утверждает план работы  отдела, контролирует его  выполнение; обеспечивает исполнение приказов, распоряжений  и  поручений руководства Компании;

      вносит  руководству Компании предложения  об изменении структуры и штатной  численности отдела, о назначении и освобождении работников, их аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности;

      в пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает распоряжения по вопросам работы отдела.

      6. Взаимосвязи с  другими структурными  подразделениями

      Общий отдел взаимодействует:

      6.1. Со структурными подразделениями  - по вопросам документационного  обеспечения управления.

      6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

      6.3. Со службами кадров, труда и  заработной платы - по вопросам  подбора и расстановки кадров  и повышения их квалификации  в условиях широкого использования  вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

      6.4. С отделом информационных технологий - по вопросам разработки и  внедрения новых информационных  технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.

      Начальник Общего отдела  _________________И.О.Ф.

      Начальник Управления делами _________________И.О.Ф.

 

Приложение 6

 
 

      1. Общие положения

      1.1.  Постоянно действующая экспертная  комиссия (ЭК) создается для организации  и проведения методической и  практической работы по экспертизе  ценности документов, отбору и  подготовке к передаче на государственное  хранение документов Архивного  фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе  деятельности Компании.

      1.2. Постоянно действующая экспертная  комиссия является совещательным  органом при Начальнике Управления  делами ООО «СПКА». Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.

      1.3.   В своей работе ЭК руководствуется  Положением об Архивном фонде  РФ, Основами законодательства РФ  об Архивном фонде РФ и архивах,  распорядительными документами  Росархива и архивного органа  субъекта РФ, типовыми и ведомственными  перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.  

      Экспертная  комиссия возглавляется Начальником  Общего отдела, в ее состав входит секретарь-референт Генерального управления Компании и  представителей лиц, ответственных   за делопроизводство в подразделениях.

      2. Основные задачи ЭК

      Основными задачами ЭК являются:

      2.1. Организация и проведение экспертизы  ценности документов на стадии  делопроизводства при составлении  номенклатуры дел и формировании  дел.

      2.2. Организация и проведение экспертизы  ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению

      2.3. Организация и проведение отбора  и подготовки документов к  передаче на государственное  хранение, в том числе научно-технической  документации.

      3. Основные функции  ЭК

      В соответствии с возложенными на  нее задачи ЭК выполняет  следующие функции:

      3.1. Организует и проводит  совместно  с делопроизводственной службой  работу по отбору документов  Компании для дальнейшего хранения  и уничтожения.

      3.2. Осуществляет методическое руководство  работой по экспертизе ценности  документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.

      3.3. Рассматривает, принимает решения  об одобрении и представляет:

      - на утверждение Генерального директора Компании: описи  дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

      - совместно со службами делопроизводства  и кадров проводит  для сотрудников  учреждения консультации по вопросам  работы с документами, участвует  в проведении мероприятий по  повышению  их деловой квалификации.

      4. Права ЭК

      Экспертная  комиссия имеет право:

      4.1. В пределах своей компетенции  давать рекомендации структурным  подразделениям и отдельным сотрудникам  Компании по вопросам разработки  номенклатуры дел и их формирования  в делопроизводстве, экспертизы  ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

      4.2. Запрашивать от руководителей  структурных подразделений:

      - письменные объяснения о причинах  утраты, порчи или незаконного  уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

      - предложения и заключения, необходимые  для определения сроков хранения  документов.

      4.3. Заслушивать на своих заседаниях  руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах  утраты документов.

      4.4. Приглашать на заседания комиссии  в качестве консультантов и  экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.

      4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет  право не принимать к рассмотрению  и возвращать для доработки  некачественно и небрежно подготовленные документы.

      4.6. Информировать руководство Компании  по вопросам, относящимся к компетенции  комиссии.

      5. Организация работы  ЭК

      5.1. Экспертная комиссия Компании  работает в тесном контакте  другими структурными подразделениями.

      5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.

      5.3. Заседание ЭК и принятые на  нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли  участие не менее половины  присутствующих на заседании  членов ЭК. Право решающего голоса  имеют только члены ЭК. Приглашенные  консультанты и эксперты имеют  право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

      5.4. Решение принимается простым  большинством голосов присутствующих  на заседании членов. При разделении  голосов поровну решение принимает  председатель ЭК и руководство  Компании.

      5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии – начальника Общего отдела.

      Начальник Общего отдела        ____________ И.О.Ф.

                                          (подпись)

      Начальник Управления делами ____________И.О.Ф.

 

Приложение 7

 

      ООО «СПКА»                                                         УТВЕРЖДАЮ

      Должностная инструкция                                      Генеральный директор

      "____"___________200_г.                                      ________И.О.Фамилия

      секретаря Генерального                                         "____"_________200_г.

      директора 

      1. Общие положения

      1.1. Секретарь относится к категории  специалистов организации, принимается  и увольняется директором.

      1.2. Основными задачами секретаря  - референта являются организационное  и документационное обеспечение  деятельности Генерального директора.

      1.3. Секретарь подчиняется непосредственно  директору организации.

      1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется:

      законодательными  актами РФ;

      уставом организации;