Учет расчетов с подотчетными лицами

     . 
 
 
 

     . 
 
 
 
 
 

     . 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     . 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а  подотчетник ставит свою подпись  в ордере, дату.  Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов. Расходный кассовый ордер на выдачу денег должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

      При выдаче денежных средств под отчет  сотрудникам для расчетов с юридическими лицами за поставленную продукцию, выполненные  работы, оказанные услуги либо внесении денежных средств напрямую в кассу  поставщика продукции (работ, услуг) следует  помнить, что при осуществлении  наличных расчетов между юридическими лицами указом Центрального банка РФ от 20.06.2007 г. N 1843-У установлен предельный размер таких расчетов по одному платежу составляет 100 000 руб.

      Требования  к оформлению первичных документов отражены в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 года за N 34н, согласно которому они должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

      Первичные документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, в противном случае они должны содержать обязательные реквизиты, указанные выше.  Если же все требования к оформлению авансового отчета соблюдены, то после проверки бухгалтерией и  утверждения итоговой суммы руководителем  отчет принимается к проводке. При этом остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным  лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

      Если  работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный  остаток,  работодатель имеет право  произвести удержания из зарплаты работника. При этом решение об удержании  принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при  условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных  сроков или при несогласии работника  с удержанием вопрос о порядке  возмещения ущерба решается в судебном порядке.

      Удержания из заработной платы по решению суда, либо по согласованию с сотрудником  осуществляется с учетом ст. 138 Трудового кодекса РФ, которая гласит, что общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превысить 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, 50% заработной платы. Следует отметить, что согласие работника на погашение задолженности по подотчетным суммам из заработной платы необходимо оформить в письменной форме в виде заявления с указанием сроков и сумм, подлежащих удержанию.

     Приходный кассовый ордер

     Унифицированная форма N КО-1

,

. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

. 
 
 
 
 
 

. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Даже  если сотрудник не отчитался в  срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются.

1.2. Аналитический и  синтетический учет

      Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, используется активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Дебетовое сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданных под отчет средств, кредитовое - сумму не возмещенного работнику перерасхода. При этом по дебету счета 71 фиксируются полученные в подотчет или в счет компенсации произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 "Касса" (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же - направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами (при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолженность перед предприятием).

      Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71"Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Если удержания возможно произвести из заработной платы, то дебетовое сальдо по счету 73 уменьшается частями или полностью на эту сумму в корреспонденции со счетами учета расчетов с персоналом по оплате труда (Счет 70). Если нет, то сумму невозвращенных подотчетных средств по решению администрации можно списать в дебет счета 91-2 "Прочие расходы" в корреспонденции со счетами 71, 73 (не забыв при этом сделать начисления по налогу на доходы физических лиц).

     Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой авансовой выдаче либо приходу средств. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

      Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

      Итоги журнала-ордера N 7 дают проводку за месяц  для записи в главной книге  по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету корреспондирующих с ним счетов. 
 

Таблица 1.1. Типовые проводки, учитывающие операции 
первичного учета подотчетных сумм 

│            Содержание операции                                                    Корреспонденция       счетов          

│                                                                      

│                                                                                                                                    │     Д        │     К     │───────────────────────────────────────────────────────────

│Выдача подотчетным лицам денежных средств                                                                                    

├───────────────────────────────────────────────────────────

│из кассы                                                                                                                          │     71     │   50    │──────────────────────────────────────────────────────────

│с  расчетного счета                                                                                                         │     71     │   51    ├───────────────────────────────────────────────────────────

│с  валютного счета                                                                                                          │     71     │   52    │

├ специальных счетов в банках                                                                                   │     71     │   55    ├───────────────────────────────────────────────────────────

│Выданы денежные документы                                                                                      │     71     │ 50-3  │

├───────────────────────────────────────────────────────────

│Отражены положительные курсовые разницы  по подотчетным суммам                │     71     │   91   │

│в  иностранной  валюте                                                                                       

├───────────────────────────────────────────────────────────

│Возврат  подотчетными лицами неизрасходованных  денежных средств                                     

├───────────────────────────────────────────────────────────

│в  кассу                                                                                                                            │     50     │   71    ──────────────────────────────────────────────────────────

│на расчетный  счет                                                                                                          │     51     │   71    ├───────────────────────────────────────────────────────────

│на валютный счет                                                                                                          │     52     │   71    ├──────────────────────────────────────────────────────────

│на специальные  счета в банках                                                                                    │     55     │   71   │──────────────────────────────────────────────────────────