Учет расчетов с подотчетными лицами

│Оплачены приобретенные денежные документы                                                      │    50-3    │   71   ├───────────────────────────────────────────────────────────

│Погашена задолженность перед поставщиками, различными кредиторами          │   60, 76   │   71   ├───────────────────────────────────────────────────────────

│Оплачены услуги за счет  внутренних подразделений,  выделенных                      │     79    │   71   │

│на отдельный  баланс                                                                                         

├───────────────────────────────────────────────────────────

│Отражены отрицательные курсовые разницы  по подотчетным суммам                │     91     │   71    │

│в  иностранной валюте                                                                                         

├───────────────────────────────────────────────────────────

│Удержаны из зарплаты неизрасходованные денежные средства                           │     70     │ 71 - 73 ├───────────────────────────────────────────────────────────

│Неизрасходованные  денежные средства отнесены к недостачам                           │     94     │   71      ├───────────────────────────────────────────────────────────

│Недостачи, принятые ко взысканию                                                                           │     73     │   94     └─────────────────────────────────────────────────────────── 
 

  Журнал-ордер N 7 

      Журнал-ордер N 7 По кредиту счета N 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и аналитические данные к этому счету за май 2010 г. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     . 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Расходование  наличных денежных средств  на административно-хозяйственные  и операционные расходы 

      Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем  с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные  расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей либо внеоборотных активов  у других юридических лиц или  населения.

      К операционно-хозяйственным относятся:

      - канцелярские расходы;

      - почтово-телеграфные расходы;

      - расходы на приобретение мелкого  инвентаря за наличный расчет  и т.д.

      При приобретении вышеуказанных ценностей  либо услуг у юридических лиц  либо частных предпринимателей основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

      1. Документы, подтверждающие фактически  уплаченную сумму по вышеперечисленным  расходам:

      - контрольно-кассовые чеки;

      - приходно-кассовые ордера.

      2. Документы, указывающие на количество  и ассортимент приобретенных  ценностей, полученных услуг:

      - товарные чеки - документы установленной  формы, выписываемые продавцом  магазина в подтверждение покупки  товара;

      - счета-фактуры;

      - накладные;

      - бланки строгой отчетности;

      - акты выполненных работ, оказанных  услуг.

      При приобретении ценностей у физических лиц основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной  суммы служат: торгово-закупочные акты, в которых указываются количество, ассортимент и стоимость приобретенных  ценностей, а также сумма денежных средств, за них уплаченная.

      Кроме документов, фиксирующих факт и сумму  сделки, при оформлении авансового отчета необходимо приложить складскую  накладную либо приходный ордер, подтверждающий фактическое поступление  товарно-материальных ценностей на склад предприятия.

      Таким образом, для правильного отражения  операций авансового отчета по списанию с подотчета сотрудника средств, потраченных на приобретение активов  либо оплату работ (услуг) сторонних  организаций, бухгалтеру необходимо наличие:

      - документов, подтверждающих приобретение  ценностей, работ (услуг) с указанием  их стоимости;

      - документов, подтверждающих факты  потребления предприятием вышеперечисленных  услуг (акт выполненных работ)  или поступления ценностей на  склад (приходная складская накладная);

      - документов, подтверждающих оплату  этих расходов. 

      Следует обратить внимание, что при расчетах наличными денежными средствами между юридическими лицами, между  юридическим лицом и гражданами, осуществляющими предпринимательскую  деятельность без образования юридического лица (индивидуальными предпринимателями), а также между индивидуальными  предпринимателями в связи с  осуществлением ими коммерческой деятельности, имеются определенные ограничения.

      Так, в настоящее время, Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору в размере 100 тысяч рублей.

      Данное  требование не означает, что денежные средства под отчет, например, на приобретение товарно-материальных ценностей, должны выдаваться только в указанных пределах. Ограничения на размер подотчетных  сумм может устанавливать только руководитель предприятия. Однако, при  приобретении товаров (оплате работ  или услуг) за наличный расчет у других юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, подотчетное лицо не может оплачивать по одному договору более 100 тысяч  рублей. 

      Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете").

      Без предоставления таких документов не допускается списание задолженности  с подотчетного лица и тем более  отнесение произведенных затрат на расходы организации.

      Факт  расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден  первичным оправдательным документом, содержащим необходимые реквизиты: наименование документа, дата его оформления, наименование организации - продавца, содержание хозяйственной операции, цена, количество и стоимость товара (работ, услуг), подписи ответственных  лиц, заверенные печатью организации  т.п. Такими документами при оформлении операций оплаты операционно-хозяйственных  расходов могут служить товарные чеки (при приобретении товаров в  системе розничной торговли), товарные накладные, квитанции установленных  форм, акты выполненных работ (оказанных  услуг) и т.п.

      В этой связи при расчете наличными  денежными средствами следует учесть, что в соответствии с Федеральным  законом от 22.05.2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при  осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных  карт" при осуществлении наличных денежных расчетов (обратите внимание: не только с физическими, но и с  юридическими лицами) все предприятия  должны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) (п. 1 ст. 2 данного закона). Поэтому организации, оплачивая за наличный расчет приобретенные товары (работы или услуги), должны помимо всех прочих установленных документов требовать кассовый чек ККТ, подтверждающий оплату наличными деньгами. В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

      В то же время, многие организации и  индивидуальные предприниматели имеют  право реализации своих товаров (работ, услуг) без применения кассовых аппаратов. К ним, в частности, относятся  лица, применяющие систему налогообложения  в виде единого налога на вмененный  доход для отдельных видов  деятельности (ЕНВД), а также в  случаях, предусмотренных пункта 2 (использование бланков строгой отчетности) и пункта 3 (в силу специфики своей деятельности: продажи ценных бумаг, лотерейных билетов, проездных билетов, разносной мелкорозничной продажи товаров и т.д.) статьи 2 указанного выше закона о применении ККТ.

      В этих случаях продавцами должны быть четко и правильно заполнены  выдаваемые ими оправдательные документы (бланки строгой отчетности, товаросопроводительные и иные документы, подтверждающие приобретение и оплату товаров, работ или услуг). Кроме того, во избежание возможных  конфликтов с проверяющими органами, целесообразно требовать от продавцов  проставления на документах штампа "Оплачено" (либо выдачи приходного кассового ордера), а также указания, почему не применяется кассовый аппарат (например, "ККТ не используется в связи с применением ЕНВД").

       Для расшифровки сведений, указанных  в кассовом чеке, в частности  для указания конкретного перечня  приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для  принтера и др.) необходимо оформить  товарный чек. Запрещается указывать  в товарных чеках вместо конкретных  наименований товаров их общее  название (например, канцтовары, хозтовары,  продукты питания, книги и пр.). 

     В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости  приобретенных организацией товаров. В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

     Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение  подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации  и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять  функции товарного чека.