Учет расчетов с подотчетными лицами

     При покупке товаров у частных  лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

     Данный  акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения  по бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина  России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

     Если  торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность  расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения  налогом на доходы физических лиц.

     Торгово-закупочный акт. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     . 

     Следует подчеркнуть, что сделки, в которых  подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные  ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются  сделками между юридическими лицами.

     На  практике встречаются случаи, когда  работник организации закупает товар  за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает  работнику потраченные на эти  цели денежные средства. При этом налоговые  органы в отдельных случаях рассматривают  такую операцию как факт покупки  организацией товара у физического  лица и требуют включить выплаченные  работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

     Во  избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров  не для собственных нужд, а для  организации работнику следует  оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации  может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому  ордеру) и передачу товара (накладные  подписаны по доверенности или непосредственно  лицом, имеющим право подписи  финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

     При этом после одобрения сделки у  организации возникает задолженность  по возмещению работнику произведенных  им расходов. Выдача из кассы организации  средств, производится на основании  авансового отчета с приложением  к нему необходимых первичных  документов, подтверждающих данную покупку.

При утверждении  авансового отчета по данной подотчетной  сумме, производится списание израсходованных  подотчетных сумм (см. Таблица №1)

Таблица №1

В том случае, если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то суммы налога, уплаченного поставщикам  товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным  лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой (см. Таблица №2)

Таблица №2

Если подотчетное  лицо не использовало всю сумму выданного  аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой    (см. Таблица  №3)

Таблица №3

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока  денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (см. Таблица №4).

Таблица №4

В дальнейшем сумма  неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника. При этом в учете делается проводка (см. Таблица №5)

Таблица №5

При погашении  работником суммы долга по подотчету  можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 50 «Касса» Кредит 73 «Расчеты с  персоналом по прочим операциям». 
 
 
 
 
 

Служебные командировки по России. 

      Многие  организации сталкиваются с необходимостью отправить своего работника в  служебную командировку. Однако прежде, чем командировать сотрудника, работодателю следует учесть ряд законодательных  требований.

      В силу положений статьи 166 Трудового кодекса Российской Федерации служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации. С этой целью правительством РФ принято постановление от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (вместе с "Положением об особенностях направления работников в служебные командировки").

      Местом  постоянной работы сотрудника признается место расположения организации, в  которой он исполняет свои обязанности, изложенные в трудовом договоре. Одновременно, если сотрудник работает в филиале, а трудовой договор подписан с  головной организацией, причем головная организация и филиал расположены  в разных местах, то в трудовом договоре должна быть ссылка на то, что сотрудник  осуществляет трудовую деятельность по месту нахождения филиала.

      В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Поэтому физические лица, у которых с организацией не заключен трудовой договор, не могут  быть направлены в командировку (письмо Минфина России от 19.12.06 N 03-03-04/1/844).

      Аналогично  командировками не признаются служебные  поездки сотрудников сторонней  организации, даже если между организациями  заключен договор и сотрудники приезжают  для исполнения обязательств по этому  договору

      Направление сотрудника в другой филиал с временной  сменой места работы тоже является командировкой. Однако в случае если работа сотрудника осуществляется в  пути, как например, у водителя, то такие поездки командировками не являются.

      При направлении работника в служебную  командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ). 

Документальное  оформление

      Для того чтобы отправить в командировку работника, требуется оформить ряд  документов, без которых его нахождение вне места постоянной работы не будет  считаться командировкой.

      Сотрудник может быть направлен в командировку только по письменному распоряжению руководителя организации. В распоряжении должны быть установлены конкретный срок командирования и служебные поручения, для выполнения которых сотрудник должен покинуть место постоянной работы.

      Цель  командировки работника определяется руководителем командирующей организации  и указывается в служебном  задании, которое утверждается работодателем. Таким образом, в служебном задании  могут быть указаны как конкретные задачи сотрудника, так и направления  его деятельности.

      Форма служебного задания унифицирована (N Т-10а) и утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 и содержит сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, наименовании командирующей организации, месте назначения сотрудника с указанием города, даты начала и окончания командировки. Также служебное задание должно содержать краткий отчет о выполнении служебных обязанностей командированным сотрудником.

      На  основании служебного задания и  распоряжения руководителя организации  издается приказ о направлении сотрудника в служебную командировку. Форма приказа (Т-9) установлена Госкомстатом России. В связи с тем, что форма приказа унифицирована, не забывайте заполнять все установленные реквизиты. Приказ и служебное задание остаются в организации.

      Также следует оформить командировочное удостоверение сотрудника, форма которого установлена тем же постановлением Госкомстата, что и предыдущие документы. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

      Время пребывания сотрудника в командировке начинается с отметки о выбытии  и заканчивается отметкой о прибытии, проставленной организацией-работодателем  на оборотной стороне командировочного удостоверения. Каждая отметка должна быть заверена подписью полномочного должностного лица и печатью. Днем выбытия  в командировку является день, в  который отправляется транспортное средство (самолет, автобус, поезд и  т.д.) от места постоянной работы командированного. Одновременно днем прибытия является дата, в которую транспортное средство прибывает на постоянное место работы. Если транспортное средство отправляется до 24.00 включительно, то днем начала командировки являются текущие сутки, если позднее, то следующие.

      В случае если средства на командировку выдаются сотруднику наличными, организацией должен быть оформлен расходный кассовый ордер , который подлежит учету в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

      Принимающей стороной в командировочном удостоверении  сотрудника должны быть сделаны отметки  о прибытии и убытии соответственно. Правила проставления отметок принимающей  стороной ничем не отличаются от правил командирующей организации.