Учет расчетов с подотчетными лицами

      Расходы на перевод первичных учетных  документов, составленных на иностранном  языке, на русский язык являются экономически обоснованными. Именно поэтому организация  может включить их в состав прочих расходов как расходы на информационные услуги в соответствии с пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 26.05.08 N 20-12/050126).

      Руководитель  организации должен подтвердить  обоснованность расходов, которые были произведены командированным сотрудником, и поставить в авансовом отчете свою подпись.

Представительские расходы:  понятие  и состав. 

      Для определения понятия и состава  представительских расходов организации  обратимся к п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ (НК РФ).

      К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

      К представительским расходам относятся:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
• буфетное обслуживание во время переговоров,
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

      К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. 

Документальное оформление.

      Все затраты в бухгалтерском и  налоговом учетах подтверждаются оправдательными  документами. Этого требует и ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", и ст. 252 НК РФ.

      При этом отметим, что ни нормативными документами  по бухгалтерскому учету, ни гл. 25 НК РФ не определен перечень документов, необходимых для подтверждения представительских расходов. Очевидно, что для представительских расходов одной бухгалтерской "первички" недостаточно. Нужны и внутренние распорядительные документы организации. Подготовку таких документов можно условно разбить на три последовательных этапа:

      1) оформление общих документов;

      2) оформление документов, связанных  с конкретным мероприятием;

      3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных  средств.

      Первый  этап включает в себя закрепление порядка отражения представительских расходов в учетной политике организации и составление сметы представительских расходов на отчетный год. Смета утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров) (ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", ст. 48 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы. В них отражаются:

      - перечень лиц, имеющих право  получать средства под отчет  на представительские расходы;

      - порядок выдачи подотчетных сумм  на представительские расходы;

      - порядок расходования подотчетных  средств;

      -документальное  оформление и порядок списания  подотчетных сумм по представительским  расходам;

      - нормы отдельных видов представительских  расходов. 

      Второй  этап представляет собой оформление документов, связанных с подготовкой к конкретному мероприятию. Во-первых, это приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров). Во-вторых, приказ о направлении приглашения на встречу. Этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей. В-третьих, нужно составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных.

      Кроме этих документов в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем  смета представительских расходов для проведения, данного мероприятия. Она составляется на основании применяемых в организации норм расходования средств на представительские цели. После утверждения сметы лицу, ответственному за проведение встречи, по расходному кассовому ордеру выдаются денежные средства под отчет. Порядок контроля за расходованием и списанием средств также устанавливается приказом по организации.

      Третий  этап предусматривает оформление документов лицом, ответственным за проведение деловой встречи. Это отчет о проведении мероприятия (приведен далее), отчет о расходах по нему и авансовый отчет ответственного лица с оправдательными документами.

      По  каждому случаю приема делегации  нужно составить исполнительную смету (акт) по утвержденной руководителем форме.

      Этот  документ должен содержать следующие  реквизиты:

      - дату, место и программу проведения  деловой встречи;

      - список участвующих лиц с обеих  сторон;

      - величину расходов.

      К нему прилагаются копии первичных  документов, которые работник, ответственный  за проведение мероприятия, сдает вместе с авансовым отчетом. Если для  проведения деловой встречи привлекаются сторонние организации, то в этом случае необходимы документы об оплате транспортных расходов, услуг переводчика, счета организаций общественного  питания.

      Списание  израсходованных денежных сумм с  подотчетного лица производится на основании  данных утвержденного авансового отчета (форма N АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). 
 
 
 
 
 

СМЕТА 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

АКТ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Бухгалтерский учет представительских  расходов.

      В бухгалтерском учете представительские  расходы принимаются к учету  в полном объеме и отражаются в  составе расходов по обычным видам  деятельности в соответствии с ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденным приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (далее - ПБУ 10/99).

      Принимая  к учету данные расходы, бухгалтер  организации отражает их по дебету сч. 26 "Общехозяйственные расходы" с последующим списанием их на сч. 20 "Основное производство" или отнесением сразу на сч. 90 "Продажи" субсчет "Себестоимость продаж" (в зависимости от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике организации). Если организация занимается торговой деятельностью, то данные затраты собираются на сч. 44 "Расходы на продажу".

      Датой признания представительских расходов является дата утверждения руководителем  организации авансового отчета, представленного  в бухгалтерию фирмы сотрудником, ответственным за проведение встречи. 

Налоговый учет представительских  расходов.

      Главой 25 НК РФ представительские расходы  отнесены в состав прочих расходов, связанных с производством и  реализацией (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). В соответствии с нормами ст. 318 НК РФ представительские расходы представляют собой косвенные расходы налогоплательщика. Особенностью налогового учета представительских расходов является то, что данный вид расходов является нормированным.

      Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов, учитываемых при определении  налоговой базы по налогу на прибыль, в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом расходы организации на оплату труда должны определяться в соответствии со ст. 255 НК РФ.

      При расчете норматива по представительским  расходам нужно исходить из суммы  расходов на оплату труда:

      - начисленную в отчетном (налоговом)  периоде - для организаций, применяющих  метод начисления;

      - фактически выплаченную в отчетном (налоговом) периоде - для организаций,  применяющих кассовый метод.

      База  для исчисления предельной суммы  представительских расходов определяется налогоплательщиком нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ).

      Поскольку в течение налогового периода  сумма расходов на оплату труда будет  увеличиваться, то будет увеличиваться  и предельный размер представительских  расходов. Следовательно, если сверхнормативные представительские расходы не были учтены в одном отчетном периоде, то они могут быть признаны в последующих  отчетных периодах текущего года. В  таком случае в бухгалтерском  учете организации возникают  вычитаемая временная разница и  отложенный налоговый актив (пп. 8-11, 14 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль", утвержденного приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

      Датой признания представительских расходов у налогоплательщиков, использующих метод начисления, является дата утверждения  авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). 

      На  основании п. 42 ст. 270 НК РФ представительские расходы в части превышения предельного размера, установленного НК РФ, относятся налогоплательщиком в состав расходов, не учитываемых при налогообложении.

      В случаях когда налоговый учет отличается от бухгалтерского, необходимо создание налогового регистра. Форма  налогового регистра утверждается приказом по учетной политике организации. Сроки  заполнения такого регистра зависят  от того, какие сроки у организации  являются отчетными. Если отчетными  периодами являются квартал, полугодие, 9 мес., то налоговый регистр составляется ежеквартально.

      Таким образом, на основании данных данного  налогового регистра бухгалтер определяет из общей суммы представительских  расходов, принимаемых для целей  налогообложения, ту часть представительских  расходов, которая принимается в  качестве расходов текущего квартала.