Учет расчетов с подотчетными лицами

      По  окончании командировки сотрудником  должны быть сданы в течение  трех рабочих дней отчет о проделанной работе, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и авансовый отчет.

      Авансовый отчет содержит сведения об израсходованных  в связи с командировкой суммах. Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

      На  оборотной стороне формы подотчетное  лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ и  другие оправдательные документы), и  суммы затрат по ним. Документы, приложенные  к авансовому отчету, нумеруются подотчетным  лицом в порядке их записи в  отчете. К авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы, подтверждающие произведенные  расходы. В авансовом отчете работник должен указать сумму неизрасходованных  денежных средств, которые подлежат возврату в организацию.

      Бухгалтерия должна проверить целевое расходование денежных средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм. Дополнительно в  авансовом отчете должны быть указаны  суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

      Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  организации. После утверждения  авансовый отчет принимается  к учету.

      Неизрасходованные средства сдаются подотчетным лицом  в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В случае если сотрудник израсходовал больше денежных средств, выданных ему при отъезде в командировку, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. 
 

Возмещаемые расходы.

      Согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

      Причем  перечень и размер возмещаемых расходов на командировки должны быть установлены  в коллективном договоре или локальном нормативном акте. 

Расходы на проезд

      Расходы по проезду к месту командировки и обратно, подлежащие возмещению работнику, включают:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (междугородний автобус, поезд, самолет и др.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей билетов (бронированием);
• плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• сумму страховки по обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (аэропорту,    пристани), если она находится за чертой населенного пункта.

      В бухгалтерском учете данные расходы  отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности, в  налоговом - в составе прочих расходов.

      К прочим расходам, связанным с производством  и реализацией, относятся консульские, аэродромные сборы, сборы за право  въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование  морскими каналами, другими подобными  сооружениями и иные аналогичные  платежи и сборы. Перечень данных затрат открытый. Таким образом, суммы  сервисного сбора можно отнести  на командировочные расходы (письмо Минфина России от 21.11.07 N 03-03-06/1/823).

      Встречаются ситуации, когда командируемому приобретается  билет на тот или иной вид транспорта с условиями бизнес-класса. Ограничения  по классу комфортности железнодорожного проезда или авиаперелета не содержатся ни в ст. 168 ТК РФ, ни в постановлении Правительства РФ от 13.10.08 N 749, нет такого ограничения и в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

      В поезде дальнего следования, имеющем  в составе вагоны повышенной комфортности, пассажиру предоставляется платное  сервисное обслуживание, стоимость  которого включается в стоимость  проезда. Сервисное обслуживание входит в единый комплекс услуг по перевозкам.

      Следовательно, вопрос о том, в каком вагоне поезда (плацкартном, купейном, СВ или люкс) работник поедет в командировку и  обратно или какого класса будет  его авиабилет (экономического, улучшенного, первого или бизнес-класса), решает сама организация исходя из собственных  финансовых возможностей. Расходы на оплату авиаперелета к месту командировки бизнес-классом учитываются в  целях налогообложения прибыли  при наличии их документального  подтверждения и соответствия размера  возмещаемых расходов размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации (письма Минфина России от 24.07.08 N 03-03-06/2/93, 07.05.08 N 03-04-06-01/125, 12.03.08 N 03-04-06-02/29).

      С учетом того, что в вагонах повышенной комфортности стоимость сервисных  услуг включена в стоимость проезда, компенсация таких расходов командированным  лицам не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ. 

      В настоящее время стали использоваться электронные билеты. При их приобретении командированным работником оправдательным документом для подтверждения расходов может являться распечатка электронного документа (билета) на бумажном носителе и посадочный талон (маршрут/квитанция  электронного пассажирского билета) (письма Минфина России от 21.08.08 N 03-03-06/1/476, 10.02.09 N 03-03-05/20). В посадочном талоне должны содержаться реквизиты, позволяющие идентифицировать пассажира (Ф.И.О. пассажира), а также дата и место назначения (маршрут) поездки. Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете.

      В настоящее время организация  вправе учесть расходы на такси, но для этого необходимо, чтобы затраты  на проезд были документально подтверждены и экономически оправданны. Оправдать  расходы должна сама организация (письма Минфина России от 31.07.09 N 03-03-06/1/505, 22.05.09 N 03-03-06/1/339).

      В случае, когда командировка отменяется, а определенные расходы уже понесены, то следует издать приказ об ее отмене и аннулировании командировочного удостоверения. Неустойку, удержанную при возврате билетов, следует квалифицировать  в целях налогообложения как  штраф за нарушение договора перевозки. Такие расходы могут уменьшать  налогооблагаемую прибыль (письмо Минфина России от 25.09.09 N 03-03-06/1/616)  

Расходы по найму жилого помещения.

      Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения. Кроме  того, возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых  в гостиницах и включаемых в счет за проживание, за исключением расходов за пользование тренажерным залом, сауной, бассейном, поскольку данные расходы не могут быть приняты для целей налогообложения прибыли как экономически обоснованные. В том случае, если работодателем все-таки были оплачены такого рода услуги, расходы включаются в доход сотрудника и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

      Такие дополнительные услуги, как бронирование номера, пользование телевизором, холодильником, сейфом, утюгом в гостинице, уменьшают  налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 04.04.05 N 03-03-01-04/1/148).

      Если  в гостиничном счете в стоимость  проживания отдельной строкой включен  завтрак, то подобного рода расходы  не включаются в стоимость проживания и не являются расходами по найму  жилого помещения, суммы которого освобождаются  от налогообложения (письмо Минфина России от 14.10.09 N 03-04-06-01/263). Оплата питания подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке.

      Счет  за гостиницу по ф. N 3-Г не является документальным подтверждением расходов, в обязательном порядке должен быть  кассовый чек.(чек ККТ). Расходы на проживание командированного работника в гостинице, подтвержденные одним лишь счетом по ф. N 3-Г (без чека ККТ), не могут считаться отвечающими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Следовательно, организация не может учесть данные расходы при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 07.08.09 N 03-01-15/8-400).

      При приобретении услуг по найму жилых  помещений в период служебной  командировки работников в книге  покупок регистрируются заполненные  в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой  суммой НДС.

      Суммы НДС, указанные в бланках строгой  отчетности установленной формы, выдаваемых гостиницами гражданам, в том  числе находящимся в служебной  командировке, в которых налог  выделен отдельной строкой, принимаются  к вычету. Если в указанных бланках  НДС отдельной строкой не выделен, то сумма налога покупателем услуг  расчетным методом не определяется, поскольку такой порядок исчисления налога нормами главы 21 НК РФ не предусмотрен.

      По  вопросу о включении затрат на проживание в гостинице, подтвержденных бланком строгой отчетности, в  расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, следует отметить, что в  целях налогообложения прибыли  расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что  они произведены для осуществления  деятельности, направленной на получение  дохода.

      Документы, приравненные к кассовым чекам, предназначенные  для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ  в случае оказания услуг населению, должны быть оформлены на бланках  строгой отчетности в порядке, установленном Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

      Еще одним вариантом размещения работника  в командировке может быть частная  квартира или комната в ней. Чаще всего к такому способу размещения прибегают, если в гостинице нет  мест или в случае, когда организация, куда командирован работник, находится  в небольшом населенном пункте, где  гостиниц нет. В этом случае он привезет из командировки в качестве подтверждающего документа договор найма жилого помещения, заключенный с физическим лицом. Договор найма жилого помещения заключается между собственником жилого помещения или уполномоченным им лицом и нанимателем. Статьей 674 ГК РФ предусмотрена обязательная письменная форма такого договора. Обязанности удостоверять нотариально нет.

      Командированный работник выступает в качестве представителя  организации, поэтому лучше оформить доверенность от ее руководителя на заключение договора найма жилого помещения. В  качестве документа, подтверждающего  оплату по договору найма, работник должен представить расписку. Этот документ выдает наймодатель по требованию командированного сотрудника. В расписке должны быть проставлены дата составления документа  и личные подписи наймодателя  и нанимателя.

      При выплате дохода физическому лицу - наймодателю жилого помещения организация  становится налоговым агентом по НДФЛ. Так как выплата дохода производится командированным лицом, удержать налог  у физического лица-наймодателя  организация не может. Поэтому она  должна подать сведения в налоговую  инспекцию по месту своего учета  о невозможности удержать налог  в течение месяца с момента  выплаты дохода.