Учет расчетов с подотчетными лицами

 
 
 

  Согласно   штатному расписанию  численность  лаборатории  составила 213 человек,  вакантных должностей нет.   С  2007 года штатная численность  увеличилась на 61%.

 

Среднемесячная  заработная плата   1 работника  составила 17183,29 руб,  директора – 78235,97руб , специалиста – 18058,12 руб,   обслуживающий персонал – 11335,65 руб.

 

Фондоотдача, характеризующая  объем оказанных услуг на один рубль основных производственных фондов, уменьшилась.  Эффективность использования основных производственных фондов за 4 года снизилась в 6 раз.

Фондовооруженность  труда, характеризующая отношение  среднегодовой стоимости основных производственных фондов к числу работников, увеличилась. Уровень обеспечения производственными фондами одного работника лаборатории за 4 года  возрос  в 1,7 раза.

 Наблюдаем  не эффективное  использование   основных фондов.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Учет  расчетов с подотчетными лицами.

 

1. Организация учета расчетов с  подотчетными лицами.

        Некоторые виды расходов не  могут быть оплачены непосредственно  из кассы или безналичным путем  с расчетного счета. Покупка  небольших партий товара и  некоторые операционно-хозяйственные  расходы осуществляются через  лиц, которым выдаются наличные  деньги под отчет.

      Подотчетными  лицами считаются работники организации (постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда), получившие авансом денежные средства из кассы (подотчетные суммы), согласно распоряжению руководства на строго определенные цели и обязанный отчитаться об их расходовании.

      Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

        Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 № 247) .

      Для учета денежных средств, выданных подотчетным  лицам на административно-хозяйственные  и другие расходы, применяется авансовый  отчет по унифицированной форме N АО-1 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации". Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ (контрольно-кассовой техники), товарные чеки и другие оправдательные документы, и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

      Работник  бухгалтерии обязан выдать сотруднику расписку о получении этих документов (отрывная часть унифицированной  формы авансового отчета N АО-1 с указанием их количества и общей итоговой суммы расходов, принимаемых к учету.

      Подтверждающие  произведенные расходы документы, оформленные надлежащим образом  авансовым отчетом, проверяются  в течение 5 рабочих дней бухгалтерией предприятия. В ходе данной проверки устанавливается законность и целевое  расходование средств, проверяется  наличие и правильность оформления первичных документов, точность проведения арифметических операций в графе 5 отчета, и только после этого в графе 9 указываются счета, на которые разносятся понесенные предприятием расходы.

  Авансовый отчет

     Унифицированная форма N АО-1 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.

.

. 
 
 
 

. 
 

. 
 
 

. 
 

.

 

 

.

      Правила выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет, а также  правила приема наличных денежных средств  от подотчетных лиц при возврате неиспользованных сумм определяется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). В соответствии с данным Порядком руководитель предприятия определяет  приказом (распоряжением) размер и сроки выдачи денежных средств, а также определяет круг лиц, которые имеют право получать эти средства на различные нужды предприятия.

      Отчет об израсходованных суммах и окончательный  расчет по ним производится не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выдавались, либо не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. В этой связи необходимо обратить внимание на то, что срок отчета по командировочным  расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды. Обычно эти сроки закрепляются в  приказе об учетной политике по предприятию, а список лиц, которые могут их получать, определяется приказом администрации. В этот список могут включаться только постоянно работающие сотрудники, в  том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам  подряда. При этом передача полученных наличных денег одним лицом другому  запрещена.

      Еще одним важным аспектом при работе с подотчетными лицами является тот  факт, что выдача подотчетных средств, согласно Порядку ведения кассовых операций, производится при условии  полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу. Поэтому прежде чем оформлять  соответствующие документы на выдачу денежных сумм под отчет работнику, бухгалтерия должна представить  данные об отсутствии задолженности  по предыдущему авансу.

      Если  таковой задолженности не имеется, то в соответствии с приказом на командировку, поручением на покупку  товарно-материальных ценностей или  оплату представительских и других расходов работник пишет заявление  на получение денежных средств, при  этом бухгалтерией составляется смета  расходов на основании соответствующих  норм, установленных законодательством  РФ либо администрацией предприятия, в  которой определяется сумма аванса, необходимого работнику для выполнения данного ему поручения.

      Если  же выявилась задолженность по предыдущему  авансу, то, по всей видимости, сотруднику необходимо принять меры к ее погашению (вернуть в кассу неизрасходованные  денежные средства либо предоставить авансовый отчет), хотя за выдачу в  подотчет наличных денежных сумм при  непогашенном предыдущем авансе никаких  наказаний законодательством не предусмотрено.

      После корректировки заявки работника (если она необходима) и утверждения  сметы расходов итоговая сумма по ней выдается сотруднику в качестве аванса, что оформляется согласно Порядка ведения кассовых операций расходным кассовым ордером, в котором  обязательно указывается целевое  назначение подотчетной суммы, так  как расходование средств на иные, чем те, что указываются в документе, цели не допустимо. Платежной ведомостью на предприятиях обычно оформляется  выдача денег большому количеству работников одновременно (водителям на покупку  горюче-смазочных материалов (ГСМ) и т.д.) 

 Расходный кассовый ордер

     Унифицированная форма N КО-2

     . 

     .

     . 
 
 
 
 
 

     . 
 
 
 
 

     .