Учет расчетов с подотчетными лицами

ГЛАВА 1. Экономическая  сущность и содержание учета расчетов с  подотчетными лицами 

1. Основы  регулирования служебных  командировок на территории Республики Беларусь и за пределами  Республики Беларусь

    Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам. При отсутствии своей кассы разрешается выдавать кассирам предприятия или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

    Предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченным предприятий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе и филиалов.

    Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.

    Список  работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные  нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

    Чаще  всего выдаются авансы для служебных  командировок. Служебной командировкой (в соответствии с ТКРБ, ст. 91) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

    Сумма аванса, выдаваемого под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы.

     Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они выдаются, установлены Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь. В соответствии с данным нормативным актом, к кассовым операциям относятся:

• оприходование в кассу наличных денег;
• соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег;
• прием наличных денег в кассу предприятия, предпринимателя, частного нотариуса;
• выдача наличных денег из кассы предприятия, предпринимателя, частного нотариуса и оформление кассовых документов;
• порядок использования выручки;
• порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков;
• ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.

    Выдачи  наличных денег под отчет на предстоящие  расходы на цели, установленные законодательством  Республики Беларусь, работникам предприятия, предпринимателя, а также самому предпринимателю, использующему наемный труд и ведущему кассовую книгу в соответствии с Правилами, производятся по расходным кассовым ордерам.

    Данным  нормативным документом также установлено, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.

    Инструкция  о мерах ответственности  за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь устанавливает размеры штрафов в случае несоблюдения Правил ведения кассовых операций. Так за несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы, взыскивается штраф в размере 10% от суммы невозвращенного аванса. За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств.

    Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. N 35 «Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» регламентирует документальное оформление направления работника в командировку, понятие служебной командировки, виды расходов, возмещаемых работнику предприятия, а также порядок и сроки предоставления авансового отчета в бухгалтерию по приезду из командировки.

    Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается  в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.

    В случае направления работника в  служебную командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству заработная плата сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по договоренности между командирующими организациями.

    Заработная  плата переводится работнику, направленному  в служебную командировку, по его  просьбе за счет организации, которая  его командировала.

    При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривается в приказе о командировании работника.[8,15]

     1.2. Порядок возмещения  расходов по служебным 

    командировкам в РБ 

    В соответствии с законодательной базой Республики Беларусь работнику, направленному в служебную командировку, возмещаются расходы по проезду к месту назначения и обратно, по найму жилого помещения, суточные и иные расходы.

    Так, в соответствии с Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, командированному работнику возмещаются следующие расходы:   

• по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.

    Командированному  работнику возмещаются также  расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

    Подлежат  возмещению также расходы по проезду  транспортом общего пользования (кроме  такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

    Расходы за пользование в поездах постельными  принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов.

    Расходы по проезду воздушным, водным и железнодорожным  транспортом возмещаются по тарифу второго класса. На самолетах этому тарифу соответствует экономический, на судах – туристический класс, на железнодорожном транспорте – купе. В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут возмещаться по тарифу первого класса (на железнодорожном транспорте – вагоны «СВ», на самолетах – «бизнес-класс»);

• по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя.

    Командированному  работнику также по представлении  подтверждающих документов возмещаются  расходы по бронированию мест в гостинице. В  случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.

    Без представления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.

    Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

• за проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов - суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. Стоимость завтрака, включенного в счет стоимости номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

      При направлении работника в  командировку для участия в  совещаниях, семинарах, сборах и  в других случаях, если принимающая  сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено.

      В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной нормы.

    В случае включения в стоимость  номера в гостинице, где проживает  командированный работник, стоимости завтрака суточные возмещаются командированному работнику в размере 70 % от установленной нормы;

• расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

    Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в командировке.

    Расходы по провозу багажа возмещаются в  случае выполнения служебного поручения  по его провозу.

    При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

    В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

    В случае стационарного лечения в  больнице командированному работнику  возмещаются суточные, расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке.

    За  время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.

    В случае использования командированным  работником своих выходных дней в  месте командировки до начала или  после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.[12,c.11-21]