Учет расчетов с подотчетными лицами

     Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

• сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
• порядок представления авансовых отчетов;
• запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
• запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

    Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке.

    Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных.

     Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности  подотчетного лица к учету принимаются  авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрело подотчетное лицо.

    К такому товарному чеку налоговые  органы обязательно предъявят претензию.

       Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

    Также по неопытности подотчетного лица и  предприятия-продавца встречается  такая ошибка, когда на приобретенные  ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием  суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами.

           В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа  продавцом-предприятием.

     В СООО «Марко» встречается такая  ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

     Существует  определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или иной продукции. Предприятие  должно сначала сдать наличную выручку  в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

     А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные  нужды. Данную сумму можно будет  хранить в кассе предприятия  и постепенно расходовать на покупку  необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное – не превысить лимит наличных в кассе.

     Находясь  в командировке, зачастую подотчетные  лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация  должна компенсировать стоимость переговоров.

     Но  на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств  подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта.

Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные  документы, в частности бухгалтерскую  справку или авансовый отчет.

     Согласно НК РБ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РБ, и  документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

     Единственной  неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС.

     Так же дело обстоит при оплате услуг  сотовой связи подотчетным лицом  через свободные кассы.

     Лучшим  разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг сотовой связи. Тогда предприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

Для подтверждения  законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

           Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу – бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

     Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.