Учет расчетов с подотчетными лицами

    На  обратной стороне командировочного удостоверения делаются отметки  о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

      Срок командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

    Лица, убывающие в командировки, на предприятии  регистрируются в специальных журналах (Приложение № 4). Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала регистрации.

    Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее – последующие сутки.

    Если  место отправления транспортного  средства находится за чертой населенного  пункта, то учитывается время, необходимое  для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.

      Взамен дней отдыха, не использованных  во время командировки, другие  дни отдыха по возвращении  из командировки не предоставляются.  Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

    Вопрос  явки на работу в день отъезда в  командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.

    Направление в командировку работника, работающего  по совместительству, допускается в свободное от основной работы время (при представлении подтверждения с основного места работы) или в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе.

    За  командированным работником сохраняются  место работы (должность) и средний  заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

    При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок  ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В  случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям (работам), а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями по соглашению между ними.

    Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении  работника в командировку могут также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.

    При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Заполнение путевого листа производится в соответствии с требованиями Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 г. № 31 и согласованной с Министерством транспорта Республики Беларусь. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

    На  основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.

    Как и при выдаче подотчетной суммы  на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании РКО, а в бухгалтерии составляется запись Дебет 71 -  Кредит 50,51.

    После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время  командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет (Приложение № 5).

    Основными реквизитами авансового отчета являются:

• наименование организации;
• ФИО и должность работника;
• номер и дата составления авансового отчета;
• назначение аванса;
• сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;
• и некоторые другие реквизиты.

    На  обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

• дата;
• порядковый номер документа;
• кому, за что и по какому документу уплачено;
• сумма оплаты;
• итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

    К авансовому отчету прикладываются все  оправдательные документы, к которым  относятся следующие:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;
• проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

    Цели  служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов  с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

    Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что отражается бухгалтерской записью Дебет 50 -  Кредит 71 и оформлением ПКО.

    В случае не предоставления в установленный  срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника. Данная операция сопровождается записью Дебет 70-  Кредит 71.

    Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета  по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

    После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету  руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

      Таким образом, на данном торговом  предприятии учет расчетов с  подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие.[4, c. 15-27], [15]

 

     2.2. Синтетический  и аналитический учет расчетов по подотчетным суммам в национальной валюте 

    Синтетический учет расчетов с работниками предприятия  по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.

    Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче.

    В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

    При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.

    Учет  наличия и движения подотчетных  сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведется  по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов.

    На  основании журнала-ордера СООО «Марко»  корреспонденцию счетов по учету  расчетов с подотчетными лицами можно  представить в форме следующей  таблицы. 

Таблица 2.1. Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

    Примечание. Источник: разработка автора

    Кроме приведенных в таблице бухгалтерских  записей при учете расчетов с  подотчетными лицами могут составляться и другие проводки.

    Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в  пределах норм, списываются с кредита  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е.

    Дебет 10, 20,26  - Кредит 71.

    Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх  норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е.

    Дебет 84 -  Кредит 71.

    Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных  сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Дебет 73.2-  Кредит 71.

    На  сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Дебет 94 -  Кредит 71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Дебет 73.2-  Кредит 94.

    При направлении подотчетного лица в  заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При  этом в бухгалтерии составляются следующие записи:

• приходование валюты, полученной в банке – Дебет 50.4 – Кредит 52;
• списание выданной в подотчет валюты – Дебет 71 - Кредит 50.4;
• после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат – Дебет 20,26 - Кредит 71.

    Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности  по счету 71 относятся на себестоимость  продукции, а по дебиторской –  на финансовые результаты от деятельности предприятия.

    Таким образом, все операции по выдаче авансов  и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в  журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.[7,15]

 

2.4. Мероприятия по  совершенствованию  учета расчетов  с подотчетными  лицами в СООО  «Марко» 

     В СООО «Марко» в командировку направляется любой сотрудник организации  по усмотрению руководителя, так как  не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.