Учет расчетов с подотчетными лицами

        

      На  командировочные расходы в город  Вильнюс  бухгалтерия выдала 10000 рублей. 

      В случае направления работника в  служебную командировку работодатель обязан возместить работнику следующие  расходы (ст. 168 ТК РФ):

• на проезд до места назначения и обратно, провоз багажа;
• по найму жилого помещения;
• суточные;
• иные расходы, которые произведены работником с разрешения работодателя или с его ведома.

      Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются по соглашению сторон трудового договора, а также могут быть установлены  коллективным договором или локальным  нормативным актом организации.

      Расходы на проезд к месту командировки и  обратно оплачиваются согласно проездным  документам по фактическим расходам на проезд транспортом общего пользования, даже если сотрудник организации  летит за границу, например, в салоне бизнес-класса или едет в вагоне SV. Кроме того, в состав расходов на проезд включаются страховой взнос  на обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте, а также  затраты на оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

      Расходы по найму жилого помещения и по его бронированию оплачиваются работнику  согласно подтверждающим документам в  размере, который установлен коллективным договором или локальным нормативным  актом организации (п. 21 Положения).

      За  каждый день командировки работнику, включая  выходные и нерабочие праздничные  дни, а также за дни нахождения в пути выплачиваются суточные в  иностранной валюте в том размере, который установлен в коллективном договоре или в ином локальном  нормативном документе организации (п. 11, 16 Положения).

      Суточные  не являются вознаграждением за труд, а носят компенсационный характер. Выплата суточных не ставится в зависимость  от фактического выполнения работником трудовой функции. Именно поэтому суточные необходимо выплачивать за все дни  нахождения работника в командировке, включая дни простоя (письмо Роструда от 30.04.08 N 1024-6).

      Пунктом 17 Положения установлены следующие правила выплаты суточных при направлении в загранкомандировку:

      за  сутки, когда сотрудник покидает территорию Российской Федерации и  пересекает границу иностранного государства, ему выплачиваются суточные в  иностранной валюте в размере, установленном  для той страны, куда он въезжает;

      за  сутки, когда сотрудник находится  на территории иностранного государства, ему выплачиваются суточные в  иностранной валюте в размере, установленном  для этого государства;

      за  сутки, когда сотрудник возвращается в Российскую Федерацию, ему выплачиваются  суточные в рублях в том размере, который установлен для командировок по территории Российской Федерации;

      если  за время командировки сотрудник  должен посетить несколько иностранных  государств, то в день пересечения  границы каждого из них ему  выплачиваются суточные по нормам, установленным для страны, в которую сотрудник въезжает.

      Если  сотрудник выезжает и возвращается из-за границы в течение одного дня, то ему выплачиваются суточные в размере 50%-ой нормы суточных, которая установлена для командировок в указанное государство локальным нормативным актом организации (п. 20 Положения).

      Помимо  перечисленных ранее расходов, сотруднику, который направлен в командировку на территорию иностранного государства, работодатель должен возместить (ст. 23 Положения):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы (примеры 1, 2).

 

      Дата  пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по отметкам пограничных органов в паспорте (п. 19 Положения). При этом Положение никак не регламентирует порядок определения даты пересечения государственной границы в случае, когда паспортный таможенный контроль на границе государств отменен. Речь идет, в частности, о государствах - участниках  Шенгенского соглашения от 14 июня 1985 г.

      Каким образом в этом случае следует  определять дату пересечения границы?

      Поскольку порядок определения даты пересечения  границы законодательно не установлен, организация может самостоятельно разработать такой порядок и  закрепить его в своих локальных  нормативных актах (например, в Положении о командировках). Для этого целесообразно использовать те рекомендации, которые представлены в письме Минфина России от 14.12.04 N 03-05-01-04/105: в случае невозможности документального подтверждения даты пересечения государственной границы Российской Федерации (не проставляются отметки в паспорте, не выдаются миграционные карты или иные документы) днем пересечения государственной границы Российской Федерации следует считать день отъезда работника из пункта отправления в Российской Федерации, а при въезде в Российскую Федерацию - день отъезда работника из пункта командировки.

      Если  сотрудник направляется в командировку на территорию стран СНГ, то дата пересечения  государственной границы Российской Федерации определяется по отметкам в командировочном удостоверении (п. 19 Положения).

      Как известно, в командировочном удостоверении  проставляются отметки об убытии и прибытии в место командировки. Например, сотрудник убыл в командировку в Белоруссию 12 мая, а прибыл в  место командировки 13 мая. Какую  дату следует считать датой пересечения  границы - дату убытия в командировку или дату прибытия в место командировки?

      В соответствии с билетом на поезд, на котором сотрудник приехал  в Белоруссию, поезд отправлялся  из Москвы 12 мая в 16 ч. 15 мин., а прибыл в Минск 13 мая в 9 ч. 30 мин.

      По  нашему мнению, организация может  воспользоваться рекомендациями, представленными  в письме Минфина России от 14.12.04 N 03-05-01-04/105, и считать датой пересечения границы день отъезда работника из пункта отправления в Российской Федерации, т.е. 12 мая. 

Как составить авансовый  отчет

      В течение трех рабочих дней по возвращении  из командировки работник обязан представить  авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по авансу, выданному ему перед  отъездом на командировочные расходы (п. 26 Положения).

      При этом  суммы, выплаченные в иностранной  валюте, пересчитываются по курсу, действующему на момент выплаты. 

      Авансовый отчет составляют по унифицированной форме N АО-1, утвержденной приказом Госкомстата России от 01.08.01 N 55, к которому прилагаются:

      документы о найме жилого помещения;

      документы, подтверждающие фактические расходы  по проезду;

      ксерокопия  загранпаспорта;

      отчет о выполнении служебного задания  по форме N Т-10а;

      командировочное удостоверение, если сотрудник был  направлен в командировку в государство - участник СНГ.

      Если авансовый отчет оформлен с нарушением требований, установленных законодательством, или к нему не приложены необходимые документы, то указанная в нем сумма расходов не учитывается при расчете налога на прибыль (письмо ФНС России от 25.11.09 N МН-22-3/890).

      Иностранные документы, которые работник прилагает  к авансовому отчету, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н (ред. от 26.03.07). Подобное требование должно быть выполнено не только в целях бухгалтерского учета расходов на загранкомандировку, но и в целях налогообложения (письма Минфина России от 16.02.09 N 03-03-05/23 и УФНС России по г. Москве от 25.02.09 N 16-15/016363).

      Перевод иностранных документов на русский  язык может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами  самой организации. При этом организация  вправе самостоятельно определить лицо, которое осуществит перевод первичных  учетных документов на русский язык. Эту обязанность по переводу необходимо закрепить в должностной инструкции указанного сотрудника (письмо Минфина России от 20.03.06 N 03-02-07/1-66).

      При переводе авиабилета, который составлен  на иностранном языке, достаточно перевести  те реквизиты, которые необходимы для  признания расходов при расчете  налога на прибыль:

      фамилию, имя пассажира;

      направление полета;

      номер рейса;

      дату  вылета;

      стоимость билета.

      Перевода  иной информации, по мнению специалистов Минфина России, не требуется, поскольку  она не имеет существенного значения для подтверждения произведенных  расходов. Речь идет об условиях применения тарифа, правилах авиаперевозки, правилах перевозки багажа, иной информации (письма Минфина России от 14.09.09 N 03-03-05/170 и от 24.03.10 N 03-03-07/6).

      Кроме того, в случае, когда у налогоплательщика  документы на иностранном языке  составлены по типовой форме, достаточно однократно осуществить перевод  на русский язык постоянных показателей  типовой формы. В последующем  налогоплательщик осуществляет при  необходимости перевод изменяющихся показателей первичных документов (письмо Минфина России от 03.11.09 N 03-03-06/1/725).