Учет расчетов с подотчетными лицами

Суточные.

      Выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая  выходные и праздничные дни, а  также за все дни нахождения в  пути (включая день отъезда и день приезда). Размер суточных устанавливается  организацией самостоятельно приказом руководителя или другим локальным  актом.

      При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному  месту жительства, суточные не выплачиваются.

      Днем  отъезда считается день отправления  транспортного средства, на котором  работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного  средства. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного  пункта, учитывается время, необходимое  для проезда до станции (аэропорта, пристани).

      Если  работник находился и выполнял служебное  задание в командировке в выходной, нерабочий праздничный день, к  отчету по командировке необходимо приложить  копию документа, подтверждающую, что  на предприятии в месте командировки этот день по графику работы должен быть рабочим (письмо УФНС России по г. Москве от 16.08.06 N 20-12/72393). Такими документами могут быть заверенная выписка из локального нормативного акта этой организации о режиме работы, копия или выписка из приказа о привлечении работников к работе в выходной день в связи с приездом в командировку представителя другой организации для решения производственных вопросов. Данные документы необходимы для подтверждения расходов на командировки в целях налогообложения прибыли.

      Проблема  принятия командировочных расходов для целей налогообложения прибыли  возникает и в случае, если отсутствует  подробный отчет по командировке, свидетельствующий о ее производственном характере, а работник возвращается к выполнению своих трудовых обязанностей только после выходных.

      Такой вид расходов, как суточные, подтверждают документы, на основании которых  можно судить о производственном характере командировки (письмо Минфина России от 22.03.06 N 03-03-04/1/271). Налогоплательщик должен подтвердить в своих расчетах, например, в справке бухгалтера, размер выплаченных командированному работнику суточных. Для этого можно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых устанавливается время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту. Также следует подтвердить факт передачи командированному работнику денежных средств в размере начисленных суточных.

      Следует отметить, что, по мнению Минфина России (письмо от 01.02.08 N 03-04-06-01/27), суточные в части, превышающей размер, установленный п. 3 ст. 217 НК РФ, облагаются НДФЛ на дату их выплаты. Суммы суточных не подлежат обложению страховыми взносами.

      При исчислении страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний применяется  Перечень выплат, на которые не начисляются  страховые взносы в ФСС. Он включает суммы, выплачиваемые работникам в  возмещение расходов, и иные компенсации, включая суточные.

      В связи с тем, что в отношении  страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев  и профзаболеваний нормирование размера суточных отсутствует и  нормой является размер, установленный  локальным актом организации, начислять  страховые взносы с выплаченных  суточных не нужно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Служебные командировки за рубеж. 

      В настоящее время в мире идут процессы экономической интеграции, между  странами развиваются глубокие и  устойчивые взаимосвязи, поэтому весьма широкое распространение получило заключение хозяйственных договоров  с иностранными партнерами, в рамках которых выезд российских граждан  в зарубежные командировки становится необходимостью.

      Служебной командировкой называется поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

      Сотрудники  могут быть направлены в служебную  командировку как в пределах территории Российской Федерации, так и за ее пределы. В последнем случае поездку  работника принято называть загранкомандировкой.

      В служебную командировку может быть направлено только лицо, состоящее  в трудовых отношениях с работодателем. Кроме того, если в трудовом договоре указано, что местом постоянной работы данного сотрудника является иностранное  государство, то его поездка за пределы  территории Российской Федерации служебной  командировкой не является (письмо Минфина России от 25.01.08. N 03-04-06-01/22).

      На  время служебной командировки за работником сохраняются место работы и средний заработок. 

Документальное  оформление загранкомандировки.

      Унифицированные формы документов, которыми оформляется  командировка, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 N 1.

      Основанием  для направления работника в  командировку является служебное задание (форма N Т-10а), подписанное руководителем структурного подразделения, в котором указываются профессия (должность) работника, место назначения, дата начала и окончания командировки, ее цель.

      На  основании служебного задания руководитель организации издает приказ о направлении работника (работников) в служебную командировку по форме N Т-9 или N Т-9а. Здесь следует иметь в виду, что работника необходимо ознакомить с этим приказом под роспись.

      Командировочное удостоверение (форма N Т-10) при загранкомандировке выписывать не следует (п. 15 Положения). Исключением являются случаи, когда сотрудник направляется в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы. К таким странам относятся: Азербайджан, Армения, Белоруссия, Казахстан, Киргизия, Молдова, Таджикистан, Узбекистан, Украина (письмо МИД России от 27.09.06 N 32253/19).

      Командировочное удостоверение при загранкомандировках  в указанные государства оформляется  на основании приказа руководителя организации и подтверждает срок пребывания сотрудника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них).

      Командировочное удостоверение оформляется в  одном экземпляре, подписывается  работодателем, вручается работнику  и находится у него в течение  всего срока командировки.

      Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда  в место командирования и дате выезда из него. Подобные отметки проставляются  в командировочном удостоверении  и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации.

      В случае если работник командирован в  организации, находящиеся в разных населенных пунктах, то отметки в  командировочном удостоверении  о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые  он командирован.

      Здесь следует обратить внимание на то, что  заполнение реквизитов "прибыл-убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое  лицо (письма ФНС России от 25.11.09 N МН-22-3/890 и Минфина России от 19.11.09 N 03-03-06/1/764).

      В случае когда работник командируется  не в организацию, а к месту  проведения переговоров, выставки и  т.п., в командировочном удостоверении  отметки о прибытии (выбытии) могут  быть проставлены администрацией гостиницы  по месту проживания работника в  период командировки, организаторами выставки и т.п. При этом указанный  порядок документального оформления командировочного удостоверения следует  закрепить внутренним локальным  документом организации.

      При загранкомандировках в страны - участники  СНГ командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, является одним из документов, необходимых  для подтверждения расходов на командировки (письмо Минфина России от 10.11.09 N 03-03-06/1/733).

      Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, установлен приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 N 739н. Согласно положениям указанного документа, учет работников, которые направляются в служебную командировку, ведется в специальном Журнале учета работников, выбывающих из командирующей организации (приложение 2.4)  . Форма такого Журнала представлена в приложении N 2 к приказу Минздравсоцразвития России N 739н.

      В Журнале следует указывать фамилию, имя, отчество командированного работника, дату и номер командировочного удостоверения (при поездке в страны СНГ), наименование организации, в которую он командирован, и пункт назначения.

      По  возвращении из служебной командировки сотрудник должен составить отчет  о выполнении служебного задания  и представить в бухгалтерию авансовый отчет о командировочных расходах. 

Продолжительность загранкомандировки.

      Продолжительность зарубежной командировки никакими нормативными документами не ограничена и определяется работодателем с учетом объема, сложности  и других особенностей служебного задания (п. 4 Положения).

      При этом необходимо учитывать следующее.

      Одним из признаков, квалифицирующих командировки, является выполнение работником отдельного или отдельных служебных поручений  работодателя.

      Цель (содержание задания) командировки работника  определяется руководителем командирующей  организации и указывается в  служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения). Таким образом, работники направляются в командировку для выполнения отдельного поручения вне места постоянной работы, в котором работник исполняет основные трудовые обязанности.

      В случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют  в иностранном государстве, то фактическое  место работы сотрудников будет  находиться в иностранном государстве. Такие работники не могут считаться  находящимися в командировке (письмо Минфина России от 28.04.10 N 03-03-06/1/304). Именно поэтому если организация намерена командировать своих работников за пределы территории Российской Федерации на длительный срок, например на период свыше одного года, то подобные поездки служебными командировками считаться не будут. 

Как составить смету  расходов.

           Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в рублях или в валюте на основании утвержденной сметы расходов.  

Смета расходов 
на загранкомандировку в страны Евросоюза 
Новаковского В.Г. 
с 29  по 1 мая 2010 г.