Учет кассовых операций, анализ и управление денежными средствами предприятия

       Кассовые  операции выполняет кассир. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность всех принятых им ценностей (денежных средств, денежных документов, находящихся в кассе). Кассиру запрещается передоверять выполнение порученных ему обязанностей другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.

       В организациях, имеющих одного кассира, в случае временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается  на другого работника по письменному  приказу руководителя организации. С этим работником так же заключается  договор о полной материальной ответственности. На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

       Согласно  действующему законодательству предприятия  вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных  банками по согласованию с руководителем  предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Он определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, специальный расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу (форма №0408020, утвержденная положением Банка России от 05 января 1998 года №14П). Для субъектов хозяйствования, не представивших расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе в обслуживающее учреждение банка в определенный им срок, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в учреждение банка денежная наличность — сверхлимитной. Лимит остатка кассы может быть пересмотрен в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе субъекта хозяйствования в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и по другим причинам.

       Всю денежную наличность сверх лимита организации  обязаны сдавать в банк на свой расчетный счет в порядке и  сроки, согласованные с этим банком исходя из необходимости ускорения  оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

       - для предприятий, расположенных  в населенном пункте, где имеются  учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

       - для предприятий, которые в  силу специфики своей деятельности  и режима работы, а также при  отсутствии вечерней инкассации  или вечерней кассы учреждения  банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - на следующий день;

       - для предприятий, расположенных  в населенном пункте, где нет  учреждений банков или предприятий  Госкомсвязи России, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - один раз в несколько дней.

       Организации имеют право хранить в кассе  наличные деньги сверх установленного лимита только для оплаты труда, выплаты  пособий по социальному страхованию  и стипендий не свыше 3 рабочих дней (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – не свыше 5 дней), включая день получения денег в банке. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков.

       Сдача сверхлимитных денежных средств  может производиться:

       - непосредственно в кассу учреждения  банка. Для этого кассиром предприятия  выписывается объявление на взнос  наличных денег, в котором указывается  источник образования вносимых  денежных средств: невыданная заработная плата, выручка за работы и услуги и т.п. В приеме денег учреждение банка выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера;

       - предприятиям Государственного  комитета Российской Федерации по связи и информатизации (Госкомсвязи России) для перевода на соответствующие счета в учреждениях банков. Основанием для отражения по учету является также расходный кассовый ордер, выписываемый на основании квитанции отделения связи;

       - на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

       В соответствии с законодательством  РФ расчеты через кассу между юридическими лицами ограничены. С 20.06.2007 г. Центральный банк РФ установил предельную сумму расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в сумме 100 000 рублей по одной сделке (указание ЦБ РФ от 20.06.2007 г. №1843-У).

2.2 Документальное оформление и учет кассовых операций

       В кассу организации наличные деньги могут поступать с расчетного и валютного счетов в банке, от покупателей, а также в виде возвращенных авансов и неиспользованных сумм (от работников за отпущенную им спецодежду, топливо, материалы, готовую продукцию, а также квартирная плата, плата родителей за содержание детей в детских садах, яслях, возврат подотчетных сумм и т.д.).

       С расчетного и валютного счетов деньги получает кассир организации по чеку, который представляет собой отрывной лист чековой книжки. Чековую книжку организация получает в обслуживающем его банке на основании заявления установленной формы. На лицевой стороне чека на получение денег указывается требуемая сумма, а на оборотной – ее назначение.  Подписываются чеки руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.

       Наличные  деньги, полученные организацией в  банке, расходуются только на те цели, которые указаны в чеке (на выдачу заработной платы, на операционные или хозяйственные нужды, на командировочные расходы). Отрывная часть чека остается в банке, корешок чека с указанием полученной суммы – у организации в чековой книжке.

       Касса принимает наличные деньги по приходным  кассовым ордерам (ф. № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом. При этом вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации. При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека.

       При продаже продукции, выполнении работ, оказании услуг прием наличных денег  кассами организаций производится путем печати чеков на контрольно-кассовой технике (ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Для этого контрольно-кассовая техника должна быть зарегистрирована в налоговых органах, опломбирована и должна обеспечивать надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

       Выдача  наличных денежных средств из кассы  предприятия производится:

       - на выплату заработной платы,  пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам;

       - под отчет на хозяйственные  и операционные расходы и на  командировочные расходы; 

       - по решению руководителя предприятия  в возмещение расходов, понесенных  работником предприятия и другие подобные цели.

       Выдача  наличных денег из касс предприятий  производится по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или надлежаще  оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам, объявлениям  на взнос наличными и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

       Документы на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  предприятия или лицами, на это  уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

       При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

       На  предприятии выдача денег может  производиться по удостоверению, выданному  данным предприятием, при наличии  на нем фотографии и личной подписи  владельца. Расписка в получении  денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

       Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

       Оплата  труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

       В аналогичном порядке могут оформляться  и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

       - в платежной (расчетно-платежной)  ведомости против фамилии лиц,  которым не произведены указанные  выплаты, поставить штамп или  сделать отметку от руки "Депонировано";

       - составить реестр депонированных  сумм;

       - в конце платежной (расчетно-платежной)  ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих  депонированию суммах, сверить их  с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить надпись  своей подписью;

       -  записать в кассовую книгу  фактически выплаченную сумму  и поставить на ведомости штамп  расходного кассового ордера  с указанием его номера.

       Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты.

       Приходные и расходные кассовые ордера составляются в бухгалтерии, регистрируются в  журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) и передаются кассиру для исполнения. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежные) ведомости на оплату труда и другие аналогичные платежи, регистрируются после их выдачи. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

       - наличие и подлинность на документах  подписи главного бухгалтера, а  на расходном кассовом ордере  или заменяющем его документе  - разрешительной надписи (подписи)  руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;