Разработка предложений по повышению эффективности принятой системы бюджетирования

Регулярные плановые заседания, устанавливаются целевые  установки руководства, утверждается  бюджет и бюджеты подразделений  ООО «Пегас-Турист».

Бюджетные (стратегические) ориентиры - набор устанавливаемых  руководством ООО «Пегас-Турист» приоритетов,  используемых для формирования количественных показателей Основного бюджета.

Центр ответственности - организационное подразделение  ООО «Пегас-Турист», в котором  возникает первичная информация о величине и причинах доходов  и расходов ООО «Пегас-Турист». Руководитель подразделения возглавляет процесс формирования бюджета и управленческой отчетности данного подразделения и несет персональную ответственность за выполнение бюджета и формирование управленческой отчетности.

В каждом центре ответственности, есть ответственный обеспечивающий сбор, консолидацию и представление планов и отчётов центра ответственности в полном объёме в утверждённой форме и в установленные сроки.

Бюджет подразделения - документ установленной формы, содержащий финансовую и нефинансовую информацию о деятельности бюджетодержателя в плановом периоде.

Бюджет ООО «Пегас-Турист»  – это финансовое и количественное выражение стратегических и тактических  планов ООО «Пегас-Турист», которое  получается путем консолидации бюджетов центров ответственности, образуя три основных документа: прогноз отчета о прибыли и убытках, прогнозный баланс и прогнозный отчет о движении денежных средств, а также документ (резюме), в котором отражены ключевые показатели деятельности ООО «Пегас-Турист».

Прогноз отчета о прибыли и убытках (формат «Отчет о прибыли»)  – документ установленной формы, в котором отражают доходы и все соответствующие расходы, возникающие в связи с получением этих доходов, показывающий прибыль или убытки от деятельности ООО «Пегас-Турист» за бюджетный (отчетный) период.

Прогнозный баланс (формат «Оборотный баланс») – документ установленной формы, показывающий активы и обязательства ООО «Пегас-Турист» на конец бюджетного (отчетного) периода.

Прогнозный отчет о  движении денежных средств (формат «ДДС») – документ установленной формы, в котором детально отражается текущее состояние денежных средств ООО «Пегас-Турист» в сопоставлении с ожидаемыми поступлениями и оттоками/платежами за бюджетный (отчетный) период.

В нем отражены:

• основные производственные и финансовые показатели деятельности;
• расчеты с заказчиками, поставщиками, персоналом и фискальными органами; 
• операционные затраты,  финансовый результат;
• информация по инвестиционным программам;
• результаты от осуществления финансовой деятельности.

Основная деятельность – деятельность, осуществляемая Корпорацией в рамках лицензионной деятельности.

Операционная деятельность - вся деятельность предприятия, носящая  регулярный характер.

Инвестиционная деятельность – деятельность предприятия, связанная с планированием, оценкой и реализацией инвестиционных программ.

Инвестиционная программа  – документ, в котором отражены планы по целевым программам на реконструкцию, модернизацию и развитие ООО «Пегас-Турист»  на период более одного финансового  года, (при необходимости с последующей корректировкой) исходя из приоритетности соответствующих мероприятий для ООО «Пегас-Турист» утвержденных  стратегическим планом.

Центр дохода – Правление ООО «Пегас-Турист», задачей которого является заключение и проверка надлежащего исполнения договоров с основными партнерами ООО «Пегас-Турист» (Рекламными Агентствами), обеспечивающих поступление основного дохода (и денежного потока) в Корпорацию.

Структурное подразделение (служба, дирекция, студия, отдел) –  обособленная административная единица, выполняющая специфические функции и укомплектованная согласно штатного расписания ООО «Пегас-Турист».

Бюджетное совещание  структурного подразделения – регулярное плановое заседание, на котором руководитель подразделения в ходе обсуждения с ключевыми специалистами определяет предварительные первичные планы и бюджеты, которые выносятся для утверждения на Бюджетный комитет.

Управленческая отчетность ООО «Пегас-Турист» – это финансовое и количественное выражение результатов  финансово-хозяйственной деятельности, которое получается путем консолидации отчетных форм центров ответственности.

4. Бюджетные процедуры.

Последовательность шагов  полного цикла бюджетирования, включая  получение управленческой отчетности,  выглядит следующим образом:

• прогнозирование объема доходов ООО «Пегас-Турист» с учетом требований  законодательства, изменения рыночной конъюнктуры и заключений специалистов, а также других источников релевантной информации;
• составление прогнозных бюджетов центров ответственности (затрат);
• составление прогнозного бюджета инвестиций (капиталовложений);
• финансовая дирекция  получает предварительные бюджеты по установленной форме от центров финансовой ответственности;
• финансовая дирекция составляет Основной бюджет ООО «Пегас-Турист» и при необходимости выносит свои предложения по его промежуточной корректировке на рассмотрение Бюджетному  менеджеру;
• Бюджетный комитет рассматривает, вносит корректировки и утверждает Основной бюджет ООО «Пегас-Турист», а также бюджет программного продукта и бюджет развития с учетом целевых установок руководства;
• Финансовая дирекция осуществляет текущий мониторинг выполнения и готовит предложения по корректирующим действиям, направленным на выполнение Основного бюджета ООО «Пегас-Турист»;
• выполнение корректирующих  действий, и уточнение Основного бюджета;
• сбор информации в формах управленческой отчетности от центров ответственности о выполнении Основного бюджета;
• Финансовая дирекция  и составляет  отчет о выполнении Основного бюджета ООО «Пегас-Турист» и предоставляет его Бюджетному комитету.

5. Периоды бюджетного планирования и управленческой отчетности.

Бюджетный год начинается 1 января и заканчивается 31 декабря  включительно.

Для системы бюджетирования и предоставления управленческой отчетности устанавливаются следующие бюджетные (отчетные) периоды:

• Год (Прогнозный баланс, План доходов и расходов,  Движение Денежных средств);
• Квартал (План доходов и расходов, Движение денежных средств);
• Месяц (Движение денежных средств);
• Кроме того, для управленческой отчетности в формате «Движение денежных средств» существует ежедневная форма отчетности.

4. Сроки предоставления бюджетных форм.

Сроки предоставления Основного  бюджета – годовые формы (с помесячной детализацией) предоставляются  в бюджетный комитет:

• первоначальный вариант – не позднее 15 ноября;
• окончательный (скорректированный) вариант – не позднее  25 декабря.

В случае необходимости  существенного уточнения (корректирования) бюджета на следующий месяц, бюджетодержатель подает отдельную заявку с объяснением  причин возникновения отклонений  в Правление ООО «Пегас-Турист», и утвержденная заявка направляется в финансовую дирекцию не позднее, чем за 5 дней до конца текущего месяца.

5. Сроки представления форм управленческой отчетности.

Годовые формы (с помесячной детализацией) – предоставляются в Правление ООО «Пегас-Турист» не позднее ___ января  следующего за отчетным года.

Месячные формы – предоставляются в Правление ООО «Пегас-Турист» не позднее ___ числа следующего за отчетным месяца.

Ежедневная форма отчетности в формате отчета по движению денежных средств – до ___ часов утра дня, следующего за отчетным днем.

Сдача первичной документации в  финансовую дирекцию не реже, чем  раз в месяц, является обязательной.

Документы Основного  бюджета ООО «Пегас-Турист» и  управленческой отчетности формируются в ___, с одним знаком после запятой, первичные бюджеты структурных подразделений формируются в основном бюджете.

6. Состав документов основного бюджета.

Бюджет ООО «Пегас-Турист»  имеет  многоуровневую структуру.

Основной бюджет ООО  «Пегас-Турист» (бюджет первого уровня) представлен следующими итоговыми документами:

• Прогнозный отчет о прибыли и убытках (формат «Отчет о прибыли»);
• Прогнозный баланс (формат «Оборотный баланс»);
• Прогнозный отчет о движении денежных средств (формат ДДС);
• Формат «Резюме».

Основной бюджет ООО  «Пегас-Турист» формируется финансовой дирекцией и базируется на первичных  бюджетах структурных подразделений, предоставляемых  бюджетодержателями в установленные сроки.

Перечень центров Ответственности  – структурных подразделений:

(Представляется оргструктура)

7. Обязанности персонала ООО «Пегас-Турист» при формировании бюджетов/отчётности.

Все плановые и отчетные документы бюджетного периода группируются, анализируются и составляются сотрудником  Центра ответственности на основании документов/информации производственно-финансового характера, каждого подразделения ООО «Пегас-Турист». Ответственным за предоставление выходной информации, является сотрудник ООО «Пегас-Турист», назначенный распоряжением руководителя подразделения. График подачи информации ответственными исполнителями центра ответственности регламентируется внутренними распоряжениями начальника структурного подразделения, но не позднее сроков установленных в данном документе.

Ответственный исполнитель  по бюджету:

• принимает, консолидирует показатели по деятельности подразделения, на основе полученных данных формирует периодические формы бюджетирования / отчетности;
• производит первичный анализ;
• не позднее установленных сроков, передает отчётные данные руководителю центра ответственности;
• подписанные руководителем отчёты предоставляет в финансовую дирекцию.

При этом надо помнить  что:

• фактические суммы не должны превышать доведенные лимиты (утвержденные параметры Основного бюджета) по соответствующим планируемым статьям затрат/расходов;
• не использованные лимиты на план следующего бюджетного периода не переносятся. При необходимости их использования они защищаются в общем объёме лимитов бюджета следующего месяца;
• при необходимости аккумулирования денежных средств, руководитель службы, отдела, сектора лично согласовывает с Правлением ООО «Пегас-Турист» и финансовой дирекций возможность проведения такой операции;
• во всех случаях существенной коррекции плановых показателей предоставляются расчёты и пояснительная записка, объясняющие причины возникновения таких отклонений, особенно это касается величины административных издержек и непредвиденных работ.

Финансовая дирекция:

• принимает, консолидирует плановые и фактические показатели от Центров ответственности;
• производит первичный анализ результатов;
• на основе полученных данных формирует основные формы бюджетирования / отчетности ООО «Пегас-Турист» в целом и подаёт председателю Правления;

8. Секвестр статей затрат при недостаточности доходов.

Если в ходе выполнения бюджета возникает или ожидается недополучение доходов, необходимо обеспечить секвестр расходов. Сокращению в первую очередь подлежат:

• представительские затраты;
• спонсорство и благотворительность;
• затраты на проведение социально-культурных мероприятий;
• прочие затраты, связанные с административно-хозяйственной деятельностью.

Таблица 3.1 – График формирования месячных бюджетов

№ п/п	Процедуры бюджетного процесса	Число месяца, предшествующего  плановому
1	Формирование  плана доходов и поступлений
2	Формирование  бюджетных ориентиров руководством
3	Формирование  первичных бюджетов  структурными подразделениями
4	Формирование  бюджета налогов
5	Формирование  бюджета Финансовой деятельности
6	Предварительная корректировка бюджетов пп.1-6
7	Корректировка бюджетов  Председателем правления
8	Заседание Бюджетного комитета
9	Корректировка бюджетов в соответствии с решениями  Бюджетного комитета

 

В случае если отчетный день является выходным, соответствующий  бюджет предоставляется на рассмотрение в рабочий день, следующий за выходным.

3.2 Планирование дальнейшей деятельности и оптимизация разработанного плана

На первом этапе проведем прогнозирование чистого денежного  потока ООО «Пегас-Турист» при  условии сохранения существующих тенденций  развития предприятия. Для этого  используем модели линейного прогнозирования состояния денежных потоков ООО «Пегас-Турист» в 2012 году.

При осуществлении линейного  прогнозирования основных параметров отчета о движении денежных средств  в части текущей деятельности были получены следующие результаты, оформленные в таблице 3.2.

 

Таблица 3.2 – Прогнозирование чистого денежного потока ООО «Пегас-Турист» по методу наименьших квадратов

Наименование  показателя	Код	2009	2010	2011	2012
1	2	3	4	5	6
Остаток денежных средств на начало отчетного года	10	194931	192293	145194
Движение денежных средств по текущей деятельности		5144975	5961938	7289176	8276231
Средства, полученные от покупателей, заказчиков	20	5127661	5914762	7242798	8210211
Прочие доходы	110	17314	47176	46378	66020
Денежные средства направленные:		-4732681	-6055654	-6487578	-7514354
на оплату приобретенных  товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов	150	-3411006	-4462974	-4948146	-5811182
на оплату труда	160	-568891	-700142	-829109	-959599
на выплаты  дивидендов, процентов	170	-2435	-2353	-15
на расчеты  по налогам и сборам	180	-695500	-796782	-649871	-668422
на прочие расходы	190	-54849	-93403	-60437	-75151
Чистые денежные средства от текущей деятельности	200	412294	-93716	801598	761877