Профессионально-технологическое оборудование службы приема и размещени

        Существуют и комбинированные  устройства, объединяющие в себе  принтер, сканер и копир.

       Сканер очень важен для гостиницы, в том числе для работы службы приема и размещения, так как он дает возможность копировать информацию (изображения, данные)  с любого физического  носителя в память компьютера, позволяя с помощью специальной программы осуществлять с этой информации дальнейшие действия.

     Сканеры бывают цветные и черно-белые, предназначенные  для копирования изображения  различного формата.

        Лучшим сканером для гостиницы  является   HP ScanJet 5200C -  цветной  планшетный сканер формата А4  с высокой скоростью обработки  информации.

       В настоящий момент практически  невозможно представить себе  гостиничное предприятие без  выхода в глобальную сеть Интернет. Для обеспечения подключения  к ней  необходимо наличие  модема. Модем -  это устройство прямого и обратного преобразования сигналов в форму, принятую для использования в данном канале.

        Существует два вида модемов:  внутренние и внешние.

         Внутренний модем представляет  собой плату, вставляемую в  разъем материнской платы устройства; внешние модемы - это самостоятельная  конструкция, оснащенная блоком питания, разъемами для подключения к аппаратуре и панелью с индикаторами. В современных системах коммуникации рекомендуется использовать ADSL-модемы.

       Факсимальная связь -  процесс дистанционный передачи неподвижных изображений и текста; основной ее функцией является  передача документов с бумажных листов отправителей на  бумажные листы получателей. По существу факсимальная способ передачи информации заключается в дистанционном  копировании документов.

        Факсимальный аппарат состоит  из следующих  функциональных частей:

• сканер, обеспечивающий считывание сообщения с листа бумаги и ввод его в электронную часть аппарата;
• приемопередающая электронная часть (обычно модем), обеспечивающая передачу сообщения адресату и прием сообщения от другого  абонента;
• принтер, печатающий принятое сообщение на листе рулонной или обычной бумаги.

         Наиболее распространенными   современными факсимальными аппаратами  являются аппараты термографического   типа - они недорогие и имеют  хорошие характеристики. 

1.2. Контрольно-кассовые машины

     Все расчеты с гостями  за предоставленные  услуги  производятся  на автоматизированных рабочих местах, оснащенных контрольно-кассовыми  машинами.

       Налоговые требования для гостиниц  и ресторанов России  определены  достаточно жестко. В соответствии с Законом  РФ от 18.06.93 г. "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" предприятие должно предоставить клиенту фиксальный чек, удовлетворяющий всем требованиям российского законодательства.

       Применяемые для расчетов с  гостями контрольно-кассовые аппараты  должны быть включены в Государственный  реестр и разрешены к использованию.

       В последние годы в гостиницах  устанавливают современные кассовые  аппараты импортного и отечественного  производства, которые способны выполнять большое количество функций при  расчете с гостями, по учету и контролю кассовых операций.

        Расчеты с гостями осуществляются  с помощью электронных ККМ,  созданных на базе IBM-совместимых  компьютеров, производящих прием  платежей за наличный расчет и кредитными картами.

       ККМ, регистрируя факт оплаты  покупателем услуги, формирует два  документа: чек, отдаваемый покупателю, и контрольную ленту - общий  журнал всех провиденных операций. Контрольная лента храниться  как документ строгой отчетности для контроля оборота.

       Широкие возможности  современной  техники и технологии позволяют  предусмотреть в составе ККМ  фиксальную память- комплекс аппаратно-программных  средств для сохранения итоговых  данных о работе в течение   каждого дня или смены. Одновременно с выводом с выводом на печать итоговых данных за день или смену происходит запись их в фискальную память для длительного хранения.

        Включение фискального режима  в ККМ производиться налоговым  инспектором при ее регистрации  в налоговых органах.

        Фискальная память ККМ упрощает  процедуру предоставления данных  для налоговых органов.

        Все ККМ с фиксальной памятью  вносят в государственный реестр  ККМ  с обязательной буквой  Ф или F в конце наименования.

         Если проблемы с фискальной  памятью в классических  автономных ККМ  решены, то организация фискальной памяти в сложных компьютерно - кассовых системах нового класса ККМ - фискального регистратора. В гостиницах расчеты могут производиться на автоматизированных рабочих местах, оснащенных фискальными регистраторами типа SPARK  и АЗИМУТ-РФ.

       Существует несколько классов  ККМ, которые отличаются по  цели и функциональности:

• автономные;
• пассивные системные;
• активные системные.

 

         В автономных ККМ расширение их функциональных возможностей достигается только за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода. Автономные ККМ устанавливают в гостиницах, не использующих современные информационные технологии.

     Пассивные системные ККМ подключают к локальной компьютерной сети. Они работают в автоматизированной системе,  но не имеют возможности управлять этой системой.  К этому виду ККМ можно отнести "АМС-100Ф", "Элвес-0103 Ф", "Электронмаш-NCR2113", "ЗИХ-GOLD260 Ф", "Samsung ER 4615 RF",  "Samsung ER-250 RF"  и др.

       Активные системные ККМ имеют возможность  работать в автоматизированной системе, управляя при этом работой системы.  К этому классу ККМ относятся кассовые терминалы и POS-терминалы: "ABC POS Terminal System II",  "MICROS 1700",  "MICROS 2000", "MICROS 2700", "MICROS 3700", "MICROS 8700" и др.

       Современная электронная ККМ   представляет собой сложную счетно-суммирующую  и чекопечатную машину, состоящую  из большого количества деталей,  узлов и механизмов.

       ККМ имеют следующие основные  узлы:

• устройство ввода;
• устройство индикации;
• оперативно-запоминающее устройство;
• чекопичатающее устройство;
• замок режимов и ключи;
• кожух;
• базис;
• тумблер;
• электропривод.

       Устройство ввода  представляет собой клавиши для набора сумм, номера счетчика, номера и пароля кассира, программирования заголовка чека, клавиши сброса, коррекции, аннулирования, предварительного и общего итога.

       В односчетчиковых машинах имеется  одна  пусковая клавиша для  включения машины, а в многосчетчиковых  количество клавиш включения  соответствует  количеству секционных  суммирующих счетчиков.

       Устройство индикации состоит из двух индикаторов (для кассира и покупателя) и показывает  суммы, проведенные через кассовый аппарат, номер секции, сумму взноса покупателей и сдачу и т.д.

       Оперативно-запоминающее устройство предназначено для подсчета  выручки  и контроля. Оно состоит  из суммирующих, контрольных и операционных счетчиков. Суммирующие счетчики служат для учета нарастающим итогом поступающих в кассу денег.  Контрольные счетчики служат для контроля работы на кассовой машине и предупреждения злоупотреблений. Операционные счетчики подсчитывают количество операций, проведенных по кассовым машинам.  Они могут подсчитывать общее количество выданных чеков, количество чеков, выданных по отделам, и т.д. 

     Чекопечатающее  устройство (принтер) предназначено для печатания и выдачи чека и печатания реквизитов на контрольной ленте. Оно расположено  в левой части  кассового аппарата  и состоит из  печатающих дисков, механизма окрашивания, устройства чековой ленты, устройства для намотки контрольной ленты (катушки).

       Замки и ключи предназначены для запирания кассовой машины, отдельных ее частей,  снятия показаний с суммирующих счетчиков на нули,  для тестирования, программирования.

       Кожух покрывает внутренние части  кассового аппарата. Он устанавливается  на базисе (постаменте).  Внутри базиса расположен  денежный ящик, который имеет несколько ячеек для бумажных и металлических денег. Некоторые аппараты имеют съемный  базис с денежным ящиком.

        На рис. 2 (Приложение 3) изображена электронная контрольно-кассовая машина "Samsung ER4615RF".

     Она имеет:

• принтер двухсекционный матричного типа;
• раздельную печать чека и контрольной ленты (ширина ленты 45 мм);
• автоматическое отслеживание времени в 24-часовом  формате и даты с выводом этих данных на принтер при печати  чека;
• фискальную память с возможностью записи в нее до 3000 ежедневных отчетов
• возможность работать четырех кассиров с накоплением результатов работы каждого;
• возможность присвоения каждому кассиру секретного кода (пароля);
• программируемые пароли регистров;
• четыре программируемые налога;
• программируемые процентные скидки, надбавки, денежные скидки;
• проведение многочековых операций;
• операции аннулирования покупок и отмены;
• режим калькулятора;
• необнуляемые общий итог и счетчик количества проведенных итогов с гашением;
• электроуправляемый денежный ящик и т.д.

       На рис.3 (Приложение 3) изображены различные модели  кассовых терминалов расчетно-кассового комплекса MIKROS.

       Кассовые терминалы имеют сенсорный  экран. Рядом с кассовым терминалов устанавливают принтер для распечатки  гостевых чеков.

       Посредством интерфейсов кассовый  терминал соединяется с компьютерной  сетью гостиницы. К работе на  кассовых  машинах допускаются   лица, освоившие правила пользования  ККМ. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности.

       На каждой кассовой машине  имеется свой заводской номер,  который обязательно указывается   во всех документах, относящихся  к данной машине: кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге  кассира - операциониста,  а также в документах, отражающих перемещения кассовой машины (отправка в ремонт, передача другому предприятию и т.д.).

       Кассовая машина должна иметь   паспорт установленной формы,  в которой заносятся  сведения  о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах.  В паспорте указываются реквизиты  форменного  клише  с обозначением наименования предприятия и номера кассы.

       На каждую кассовую машину  администрация заводит книгу,  которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора, главного бухгалтера предприятия и печатью предприятия.   

1.3. Оборудование для кодирования электронных ключей

       В номерах гостиниц высоких категорий с целью обеспечения максимальной безопасности гостей устанавливают электронные замки, которые могут быть открыты только электронными ключами. Электронный ключ представляет собой   пластиковую магнитную карту с индивидуальным кодом.

       Электронные ключи (карты) изготовляются  по специальной технологии, гарантирующей абсолютную точность и совместимость  со считывающим устройством каждого замка. Материал, из которого изготовлен ключ, не накапливает статическое электричество, не подвержен влиянию пыли и влажности, устойчив к механическим воздействиям.

       На электронных ключах (картах) можно размещать любые требуемые изображения (название отеля, логотип и т.д.), делать надписи, наклейки.