Проектирование организационной структуры управления

1.3.Объект исследования в виде подсистемы.

Данное предприятие  имеет линейно-функциональную систему  управления, потому что всю полноту  власти берёт на себя руководитель, возглавляющий коллектив, а ему уже, непосредственно, в работе помогает аппарат    управления, состоящий из функциональных руководителей.

Подсистемами  данного предприятия являются такие  подразделения, как: производственный цех, коммерческий отдел, бухгалтерия.

Производственный  цех  является одним из сложных видов подсистемы, среди представленных. В этом подразделении представлены такие должности, как начальник в лице заведующей производством, подчинённые: кондитеры (7 человек), грузчики (3 человека), кладовщик готовой продукции (1 человек), кладовщик сырья (1 человек).

Элементы подсистемы взаимодействуют следующим образом. Заведующая производством, как начальник  отдела, отдаёт указания кондитерам, грузчикам  и кладовщикам.  Кладовщик сырья  снабжает кондитеров необходимым сырьём, кондитеры в свою очередь производят продукцию и передают на склад. Кладовщик  готовой продукции принимает  готовый товар.  В обязанности  грузчика входит принять сырьё и  передать на склад кладовщику сырья, а также принять готовый товар  и передать его покупателям. Все  элементы подсистемы подотчётны заведующей.

Бухгалтерия  имеет упрощённую структуру, т.к. представлена двумя должностями. Начальником является главный бухгалтер, который в подчинении имеет двух бухгалтеров.

Коммерческий  отдел является наиболее сложным видом подсистемы.  Это подразделение представляет  собой чистую иерархию, т.к. над каждой должностью  стоит руководитель. Коммерческий директор осуществляет контроль за закупкой сырья и реализацией готовой продукции. За клиентскую базу отвечает начальник региональных продаж, который получив указания от коммерческого директора, направляет менеджеров активных продаж (2 человека) заключать сделки с партнерами.

 

1.4. Классификация объекта исследования.

Классификация: 

1. По  степени сложности:

ООО «Анжело» является сложной системой, т.к. содержит большое количество элементов и большое число связей между ними.

Общество с  ограниченной ответственностью «Анжело» обслуживает через посредников очень большое количество населения. Оно продаёт свою готовую продукцию другим организациям и индивидуальным предпринимателям ни только на территории Новосибирской области, но и на территории Севера.

  Покупателями ООО «Анжело» являются организации и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют наличный и безналичный расчёт с данной фирмой. Клиентская база ООО «Анжело» большая и потерять хоть одного из покупателей организация не может. Ведь все покупатели  являются платёжеспособными и большинство из них вовремя оплачивают свои счета.

Конкурентов у ООО «Анжело» много, это все организации и предприятия, которые занимаются таким же родом деятельности. Основными же своими конкурентами руководство «Анжело» считает: «Эстье», «Мирель», «Татьянин двор». 

2. По  характеру поведения:

ООО «Анжело» относится к детерминированной системе, т.к. составные части взаимодействуют чётко определённым образом.

 Директор данной организации осуществляет контроль в процессе производства через своих посредников, а именно через заведующую производством, главного бухгалтера, коммерческого директора и начальника региональных продаж.

Предприятие осуществляет строгий контроль качества на каждом этапе производства (обеспечение  контроля за своевременностью поставок сырья, контроль качества закупаемых материалов, обеспечение качества производимой продукции, своевременность реализации производимой продукции). 

3. По  отношению к внешней  среде:

ООО «Анжело» является открытой системой, т.к. взаимодействует с окружающей средой и приспосабливается к изменениям во внешней среде.

Общество с  ограниченной ответственностью «Анжело» для своего продвижения на рынок, узнаваемости в глазах покупателей, конкурентов и властей большое внимание уделяют рекламным мероприятиям.

Информационно-рекламная  деятельность организации постоянно  функционирует и обновляется. Благодаря  рекламе, репутация «Анжело» растёт, увеличивается база данных по контрагентам. 

4. По  признаку изменения  системы в зависимости  от фактора времени:

ООО «Анжело» можно отнести к динамической системе, которая может изменять своё состояние во времени.

«Анжело», на данный момент времени, является убыточным предприятием, это можно проследить в «Отчёте о прибылях и убытках»  и в «Бухгалтерском  помещений, ведь большая часть прибыли уходит на арендную плату.

Большим ассортиментом  кондитерских изделий славится ООО  «Анжело» , но запросы потребителей растут, поэтому организация планирует расширение ассортимента, чтобы удовлетворить каждого из потребителей. Чтобы данную организацию узнавали и признавали, как самую лучшую среди конкурентов, ООО «Анжело» планирует расширять рынок сбыта и не мало средств вкладывать в рекламу. 

5. По  степени однородности, входящих в систему  элементов:

ООО «Анжело» относится к гетерогенной системе, т.е. состоящей из разнородных элементов,не обладающих свойством взаимозамена.

Продукция рассчитана на весь сегмент. Ведь кондитерские и хлебобулочные изделия доставляют удовольствие в любом возрасте.

Что касается спроса на товар, то он есть всегда! Так как  хлебобулочные изделия каждодневно  входят в рацион питания любого человека, а значит, и покупаются они каждый день. К тому же, можно сказать, что  хлеб является продуктом первой необходимости.

Большим ассортиментом  кондитерских изделий славится ООО  «Анжело», но запросы потребителей растут, поэтому организация планирует расширение ассортимента, чтобы удовлетворить каждого из потребителей. 

6. По  степени организованности:

ООО «Анжело» является хорошо организованной системой.

Общество с  Ограниченной Ответственностью «Анжело» очень тщательно подходят к вопросу о наборе и отборе персонала.

Социальный метод  широко применяется в данной организации, ведь он играет не маловажную роль в  получении максимальной прибыли, в  расширении территории, в узнаваемости на рынке, в достижении высокой репутации  и т.д.

Для того чтобы  сплотить коллектив, создать дружескую  атмосферу с целью регулирования  взаимоотношений между ними, организация  проводит различные тренинги, корпоративные  вечеринки, конкурсы и т.д.

Предприятие осуществляет строгий контроль качества на каждом этапе производства (обеспечение  контроля за своевременностью поставок сырья, контроль качества закупаемых материалов, обеспечение качества производимой продукции, своевременность реализации производимой продукции). 

1.5.Представление внешней среды. 

Факторы внешней среды:

Факторы прямого воздействия:

1)Трудовые ресурсы

Работники предприятия  «Анжело» для эффективной и качественной работы должны исполнять основные обязанности. Такие как: добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать всё рабочее время для производительного труда, качественно и в сроки выполнять производственные задания и поручения, соблюдать различные требования, бережно относиться к имуществу работодателя и других работников, содержать  в чистоте своё рабочие место и оборудование, не разглашать государственную, коммерческую, служебную и иную тайну и т.д. За образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу и другие успехи в труде применяются различные меры поощрения работников. Поощрения объявляются приказом, доводятся до сведения всего коллектива и заносятся в трудовую книжку работника. На данном предприятии существуют такие виды поощрения, как: объявление благодарности, выдача премии, награждения ценными подарками, занесение в Книгу почёта или на Доску почёта. Всё это благоприятно отражается на производительности труда.

 Директор  принял решение участвовать в различных конкурсах, ярмарках, мероприятиях, для того чтобы набираться опыта у других организациях, показать свои достижения, повышать качество продукции и т.д. В 2009 году  ООО «Анжело» участвовало в конкурсе, где демонстрировало свою продукцию как высококачественную, вкуснейшую и оригинальную. В этом конкурсе они добились большого успеха и получили приз за 1 место, а также их наградили грамотой в номинации «Приз зрительских симпатий» . Всю команду, которая принимала участие в этом конкурсе, директор распорядился наградить премией за хорошую работу. И теперь как только речь заходит об участии в каком-либо конкурсе, большое количество работников проявляют инициативу, ведь она поощряется. Таким образом, мотивация играет большую роль на производительность труда и на инициативу.

Поэтому весь персонал ООО «Анжело» работает очень слаженно, как одна команда, т.к. мотивация на данном предприятии значительно хорошо развита, но разногласия конечно тоже существуют. Сама же работа сотрудников частенько радует директора, а это значит, работа сделана очень хорошо, следовательно, прибыль должна быть большая. Что касается рабочего персонала, который занимается самим производством кондитерских и хлебобулочных изделий, то большинство довольны и заработной платой, и графиком работы, и самим производством, т.к. используются в их работе современные технологии. Что касается офисного персонала, то у них условия для работы тоже хорошие. Весь офис оснащён компьютерным оборудованием, имеются необходимые программы, для облегчённой работы, хорошо подобранно освещение кабинетов, телефоны есть на каждом столе, есть небольшая зона для отдыха и т.д. Все эти блага способствуют хорошей и эффективной работе. Необходимо указать и на минус предприятия, который тоже играет роль на получение прибыли, хотя и не такую большую. На обучение и на повышение квалификации персонала денег не выделяется, работники и рабочие должны сами за свой счёт ездить на различные тренинги.   

2)Поставщики

 Для производства продукции необходимо сырьё, которое предоставляют организации её другие партнёры – поставщики. Для того чтобы производство могло постоянно функционировать, поставка сырья должна быть своевременна, к тому же сырьё должно быть высококачественным. Ещё один из главных факторов, чтобы организация процветала и не работала себе в убыль, - на сырьё не должно затрачиваться много денег. Ведь тогда себестоимость продукции будет очень большая, а, следовательно, и покупать такую продукцию никто не будет. На  данный момент, цена на сырьё стабильная, что очень выгодно для данной организации. Реализуется продукция большими партиями, а, следовательно, нет застоев продукции на производстве и организация в этом не несёт убытков. Ведь когда цена на сырьё скачет, то цена на продукцию тоже меняется в зависимости от себестоимости. А значит идёт по цепочке всё остальное: спрос на продукцию падает, снижается объём производства, образуются долги у организации, растёт риск разорения, если цена на продукцию высокая, и наоборот.

В отличие от конкурентов цена на продукцию ниже, при этом качество остаётся на высоком  уровне. Вся продукция кондитерского  цеха «Анжело» сертифицирована и отвечает всем санитарным требованиям.

Поставщиками ООО «Анжело» являются организации и индивидуальный предприниматель. Поставщиков, у которых закупается сырьё, фирма нашла через посредников. Недорогое и качественное сырьё они предоставляют «Анжело», что снижает себестоимость продукции. Своевременные поставки сырья позволяют данной организации без проблем, не нарушая цикла, производить кондитерские изделия и вовремя отгружать готовую продукцию своим покупателям.

К угрозам, которые  могут оказать влияние на дальнейшее существование и деятельность организации, относятся: снижение цены на продукцию, увеличение арендной платы, появление  новых конкурентов, снижение спроса на продукцию, подорожание электричества, подорожание сырья, уменьшение клиентской базы, не окупаемость рекламы, потеря репутации и т.п.

К возможностям,  которые могут оказать влияние  на дальнейшее существование и деятельность организации, относятся: уход с рынка  конкурентов, повышение цены на продукцию у конкурентов, появление поставщика с менее дорогим сырьём, увеличение спроса на продукцию в праздничные дни, выход на новый рынок, окупаемость рекламы и т.п. 

3)Конкуренты

Конкурентов у ООО «Анжело» много, это все организации и предприятия, которые занимаются таким же родом деятельности. Основными же своими конкурентами руководство «Анжело» считает: «Эстье», «Мирель», «Татьянин двор». Все они между собой являются главными конкурентами, но у каждой из этих организаций есть свои плюсы и минусы. Собрав немного сведений о каждой из этих организации, я попыталась выявить сильные и слабые их стороны.

Сильные стороны:

1. «Эстье» - высокое качество продукции, широкий ассортимент, использование современных технологий для производства, делают торты на заказ, сеть магазинов на территории города Новосибирска, большая производственная база, работают специалисты широкого профиля, прибыльная организация.
2. «Мирель» - высокое качество продукции, широкий ассортимент, высокая узнаваемость на рынке, работают специалисты, крупная, успешная и прибыльная организация.
3. «Татьянин двор» - качественная продукция, достаточно большая организация, используют рецепты домашней выпечки, подукция недорогая.