Организация секретарского обслуживания на примере ООО «Практика»

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Номер контрольной карточки

Корреспондент ________________________________________________________________

Подразделение

Дата движения и  индекс документа

Дата и индекс документа

Вид документа_________________________________________________________

Краткое содержание ____________________________________________________

Резолюция

Количество листов документа и его приложений

Автор резолюции

Ответственный исполнитель

Вид связан-ного док-та

Дата  и номер

исполнения

Индекс дела хранения

Контрольные отметки

Куда возвратить документ с отметкой об исполнении

Кому направлен документ

Дата

Кому направлен документ

Дата

Номер

распоряди-тельного документа

Дата

Количество

экземпляров

(копий)

Краткое

содержание

Подразделение,

исполнитель,

подготовившее документ,

кем подписан

Рассылка       копий документа

Номер

дела

Номер

листа

1

2

3

4

5

6

7

8

Дата поступле-ния и номер учитываемого

документа

Дата и номер исходящего ре-

гистрируемого

документа

Откуда поступил

или куда направ-

лен документ

Вид документа и его краткое содержание

Количество листов

Коли-

чество

экземп-ляров

Номера

экземп-ляров

документа

приложения

1

2

3

4

           5

        6

7

8

Резолюция или кому направлен на исполнение

Отметка о постановке

на контроль и срок исполнения

Дата и расписка

Номер дела

и листа

Отметка об

уничтожении

Примечание

в получении

о возврате

9

10

11

12

13

14

15

Входящий номер

и дата поступле-ния документа

Корреспондент,

дата и номер

поступившего

документа

Краткое содер-жание и количе-ство листов

документа

Резолюция или кому направлен

документ на ис-

полнение

Дата и расписка

Номер и

дата

листа

Приме-чание

в получе-нии доку-мента

о возврате

документа

1

2

3

4

           5

        6

7

8

Исходящий номер

и дата  документа

Корреспондент,

дата и номер

отправляемого

документа

Краткое

содержание

документа

Количество листов

документа

Дата и расписка

Номер и

дата

листа

Приме-чание

в получе-нии доку-мента

о возврате

документа

9

10

11

12

13

14

15

16

      №№

       пп

Исходящий номер документа

(пакета)

Кому адресован (направлен)

документ (пакет)

Расписка за получение документа (пакета)

1

2

3

4

Дата  регистрации

Наименование предприятия, организации, с которыми заключается договор

Номер и дата договора

Сумма договора

1

2

3

4

Срок действия договора

Предмет договора

Количество листов основного документа и приложений

(разногласий, соглашений)

Подразделение-исполнитель договора

5

6

7

8

Наименование работы

Содержание работы

Единица

измерения

объема

работы

Норматив

времени,

ч

Обработка документов, получаемых по факсу

Прием сигнала. Получение текста, деление текста на листы формата А4, составление регистрационных карточек (РК), простановка, заполнение регистрационных штампов, передача документов на исполнение

1 лист

0,15

Обработка документов,

отправляемых по факсу

Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов, включение факса, установление связи с адресатом, передача текста, отключение аппарата

1 лист

0,03

Оформление командировочных удостоверений

Оформление удостоверения по установленной форме, простановка и заверение отметки о прибытии (убытии) работника

1 командировочное удостоверение

0,10

Автоматическая регистрация поступающих документов

Включение компьютера, вызов на дисплей формата регистрационно-контрольной формы (РКФ), ввод информации о виде документа, его авторе, дате и индексе, присвоенном организацией-автором, о содержании документа (заголовке), приложениях, контрольных реквизитах, количестве листов документа, присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ, присвоение регистрационного номера документу, выключение компьютера

10

документов

0,40

Содержание работы

Время выполнения работы

Количество

Начало

Окончание

Просмотр электронной почты

1615

1640

5 сообщений

Переадресация электронных сообщений сотрудникам

1640

1645

5 сообщений

Посещение кабинета руководителя (ежедневный доклад, корректировка планов, получение просмотренной корреспонденции)

1645

17°°

-

Просмотр и перераспределение полученной корреспонденции

17°°

1719

10 документов

Соединение руководителя с абонентом

1719

1720

1 абонент

Регистрация исходящей

корреспонденции

1720

1730

5 документов

Отправка документов по факсу

1730

1742

4 документа/

12 листов

Передача документов в отделы

1742

1756

5 документов/

3 отдела

Проверка планов работы на следующий день

1756

1802

-

Справочная работа по просьбе руководителя (поиск информации в Интернете)

1802

1839

1 справка