Организация секретарской службы

Организация секретарской службы

Организация секретарской службы 

 Основной  задачей  секретарской   службы   является   документационное   и

организационное обеспечение деятельности организации  (подразделения)  и  ее

руководства  вне  зависимости  от  объемов  функций  данной  организации   и

специфики ее деятельности. В  соответствии  с  объемами  работ  секретарская

служба  может  исполняться   одним   лицом   или   группой   лиц,   например

секретариатом.  Если  секретарские  обязанности  выполняет  группа  лиц,  то

составляется  документ, в котором перечисляются  выполняемые операции и  лица,

за которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение  операций

за отсутствующих  по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и  т.п.)  другими

сотрудниками  данного подразделения.

 Все  операции, выполняемые секретарской  службой, разделяются на две  группы:

документационные  и организационные.

 В  состав документационных операций  входят:

1.  Прием   и  регистрация  входящих  документов.  Передача  документов  на

рассмотрение  руководству и их получение от него с указаниями  и  резолюциями

о порядке  исполнения этих документов.

2. Прием  и отправка исходящих документов.

3. Прием  документов от работников организации:

для передачи на рассмотрение руководству;

для изготовления документов по установленной форме

(на  бланках, машинописным способом  и т.п.);

для копирования  и размножения.

   4. Передача работникам организации  документов:

поступивших от руководства с резолюциями;

направляемых  в соответствии   с   имеющимся   в   организации   указателем

распределения поступающих документов;

поступивших после изготовления, копирования (размножения).

  5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

  6. Оформление  и хранение документов, а также  печатей, штампов и бланков.

  7. Составление  и изготовление документов в  соответствии  с  поручениями   и

указаниями  руководства, изготовление и выдача копий.

  8. Обеспечение  сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

  1. Подготовка  рабочего места руководителя.

  2. Подготовка  штатных средств оргтехники и  рабочего места.

  3. Организация  приема посетителей, вызов сотрудников  организации.

  4. Организация  телефонных переговоров, выдача  справок по телефону.

  5. Подготовка  служебных командировок руководства.

  6. Подготовка  совещаний, заседаний.

  7. Подготовка  материалов по указанию руководства.  Входящие документы могут

поступать к секретарю следующими путями:

   1. От специализированных делопроизводственных  подразделений  организации

(например, от канцелярии, отдела правительственной  почты и т.п.).

   2. От учреждений связи.

   3. От  отдельных  должностных   лиц  (например,  курьеров)  родственных   и

сторонних организаций.

   4. От отдельных граждан.

   В   ходе   приема   документов,   поступивших    от    специализированных

подразделений, проверяется  наличие  регистрационно-контрольных  карточек  к

этим  документам, соответствие заполненных  реквизитов  содержанию  документа,

правильность  направления документов в данную организацию.

В  ходе  приема  документов,  поступивших  от  учреждений  связи   и   т.д.,

проверяется  наличие  содержимого  в  конвертах,  правильность   адресования

документа.  В  случае  обнаружения  недостачи  вложений  или   неправильного

адресования составляются  соответствующие акты,  направляемые  адресатам в

установленном порядке.

    Регистрация  входящих  документов  осуществляется  после  их  приема  от

специализированных  делопроизводственных  подразделений  или  от  учреждений

связи, от специальных курьеров из родственных  и сторонних организаций.

    Регистрация  в  зависимости   от  объемов  поступления   может  вестись  в

журналах или на регистрационно-контрольных карточках. В формах  журналов  и

карточек  должны быть предусмотрены следующие  графы: входящий  номер  и  дата

поступления документа; корреспондент (наименование  организации,  фамилия  и

должность  лица,  подписавшего   документ,   а   в   телеграммах   —   место

составления); дата и номер самого документа; краткое  содержание документа  и

его вид (для записи этого реквизита отводится  не более пяти строк при  одном

межстрочном интервале; в тексте  не  следует употреблять латинские буквы,

знаки переноса и номера; при необходимости  знак  номера  обозначается  HP);

количество  листов основного документа и  приложений к нему.

  Количество  регистрационно-контрольных карточек  к  документам  определяется

инструкцией по делопроизводству конкретной организации.

  Для   ускорения   документационных   операций   в   организациях   следует

разрабатывать дополнительные  справочно-информационные  документы,  в  число

которых входят: перечень документов, не  подлежащих  регистрации;  указатель

распределения документов, поступающих в Организацию.

  В  состав перечня документов, не  подлежащих регистрации,  следует   включать

(примерно) следующие виды документов:

повестки,  извещения  о  проведении  коллегий,  заседаний  и  т.п.;   письма

подведомственных  организаций, присланные в копии  для сведения об  исполнении

поступивших в их адрес распорядительных документов; поздравительные  письма,

телеграммы  и открытки; статистические отчеты  по  формам  Госкомстата  СССР;

прейскуранты  и каталоги; нормативные документы  Госстандарта и  его  органов;

ведомственная техническая литература; рекламные  материалы и  т.д.  Указатель

распределения содержит перечень направлений работы организации  с  указанием

должностных лиц, ответственных за выполнение  работ  по  этим  направлениям.

Например, вопросы строительства — заместитель  директора  по  строительству;

вопросы транспорта — помощник  директора;  вопросы  научно-исследовательских

разработок  — главный инженер.

  Все  документы подобного рода должны  быть согласованы  с  заинтересованными

лицами  и  утверждены  руководством  организации.   После   предварительного

разбора  поступивших  документов  секретарь  организует   их   доставку   по

назначению.  Такая  доставка   осуществляется   следующими   путями:   через

имеющуюся курьерскую службу; путем вызова  специалистов;  личной  доставкой;

использованием  технических средств (например, пневмопочтой).

  Документы,    требующие    рассмотрения    непосредственно    руководством

организации,  представляются  в  соответствии  с   имеющимися   регламентами

(например, в течение 2 ч с момента поступления,  во  второй  половине  дня   и

т.п.).  При  этом  необходимо  учитывать  сроки  предполагаемого  исполнения

входящих  документов (например, документы, поступившие  от  высших  инстанций,

следует передавать на рассмотрение  немедленно  после  их  поступления).  По

возможности (или по указанию руководства) секретарь  при передаче  документов

прилагает к  ним  справки  о  наличии  документов  по  данному  или схожему

вопросам, ранее исполнявшимся  в  организации.  К  Подготовке  этой  справки

можно привлекать специалистов

из подразделений  организации. В случае наличия более расширенных  комплексов

материалов  по рассматриваемому вопросу (например,  дела)  их  также  следует

представлять  руководителю. Секретарь может также  обратиться к  руководителям

подразделений с информацией  о  поступлении  документа  по  тематике  работы

данных  подразделений.  Целесообразно  осуществлять  предварительный  подбор

(при    помощи    специализированных    подразделений,    например    отдела

стандартизации,   научно-технической   библиотеке   и    т.п.)    справочно-

информационных   материалов,   необходимых   для   работы   с   поступившими

документами.  Подбором  справочно-информационных   материалов   для   работы

руководителя  секретарь занимается постоянно.

  Передаваемые  на рассмотрение руководству  документы вместе с подобранными к

ним  материалами  следует  дометать  в  папки  со   специальными   надписями

(например, на рассмотрение), в которых должна  проставляться дата  передачи

документов.

  После   получения   документов   от   руководства   секретарь   вносит   в

регистрационно-контрольные  карточки  соответствующих  документов  следующие

сведения:

  резолюцию  руководителя  (записывается  под  текстом  краткого  содержания

документа, отделяемого от него словом «резолюция»  и  указанием  должностного

лица, составившего эту резолюцию);

  дату  направления документа на исполнение;

  наименование  структурного подразделения,  куда  направляется  документ  на

исполнение;

  фамилию  и  инициалы  должностного  лица,  которому  поручается  исполнение