Организация секретарской службы

аппаратов, установленных в подразделениях,  то  подача  служебных  телеграмм

осуществляется  только через секретаря или при  его непосредственном  участии.

Контроль  за соблюдением лимитов средств на телеграммы осуществляется  в том

же порядке, что и по междугородным телефонным переговорам.

  При  наличии в организации абонентского  телеграфа (телетайпа)  телеграммы,

направляемые  в адреса организаций,  имеющих  телетайпы,  передаются  в  виде

телетайпограммы. Их текст оформляется в одном экземпляре  на  чистом  листе

бумаги,  печатается  прописными  буквами  без   знаков   препинания.   Текст

подписывается руководителем или уполномоченным на  то  должностным  лицом  и

после передачи текста адресату помещается секретарем в соответствующее  дело

при наличии  виз ответственных  за  его  составление  должностных  лиц.  Если

телетайпограмма с одинаковым текстом направляется нескольким  абонентам,  то

к  ней  прикладывается  список  этих  абонентов.  Допускается  использование

телетайпов  для прямых  переговоров  с  организациями,  имеющими  абонентский

телеграф.  Прямые  переговоры  допускаются  только  с  ведома   руководителя

организации, и их продолжительность по возможности  должна  быть  ограничена

(не  более 10 мин). Разрешение на ведение  таких переговоров  оформляется,  на

специальном бланке, в котором указывается, с кем разрешено вести переговоры

и по какому вопросу.

  По  окончании переговоров лицо,  их  проводившее,  записывает  сведения  о

переговорах в специальный журнал.

  После  заполнения  журнала  лицу,  проводившему  переговоры,  выдается  их

текст,  записанный  телетайпом.  В  дальнейшем  запись  текста   переговоров

включается  в соответствующее дело.

  В  ходе  осуществления  документационных  операций  секретарь  изготовляет

копии  документов  и  выдает  их  заинтересованным  лицам.  Делается  это  с

разрешения  (по   указанию)   руководителя   организации.   При   оформлении

документов, касающихся приема граждан на  работу,  учебу,  при  формировании

личных  дел  организация  может  изготавливать  копии  документов,  выданных

другими организациями и необходимых  для  решения  соответствующих  вопросов

(копии  свидетельств о рождении, дипломов  об окончании  учебных  заведений   и

т.п.).

  При  оформлении копий документов, касающихся  прав и интересов граждан,  на

документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда эта копия

выдана, а на самой копии делается отметка  о том, что  подлинник  хранится  в

данной  организации.

  Копия  документа  изготавливается   машинописным  способам  или   при  помощи

средств   копировально-множительной   техники.   При   изготовлении    копии

машинописным  способом не на бланке организации, а  на  чистом  листе  бумаги

текст документа перепечатывается полностью,  включая  реквизиты  бланка.  На

первом  листе копии в правом  верхнем углу  ставится  отметка   «Копия».

Машинописные  копии и копии,  полученные  при  помощи  средств  копировально-

множительной   техники,   но   не   воспроизводящие   факсимильной   подписи

подлинника,  заверяются  должностным   лицом,   удостоверяющим   их   полное

соответствие  подлиннику.

  Для  заверения копии ниже реквизита «подпись» от  левого  поля  документа

проставляются  заверительная   надпись   «Верно»;   наименование   должности

заверившего копию, его

личная  подпись и ее расшифровка; дата заверения  и печать.

    На секретаря возлагается хранение  и  проставление  гербовой  и простой

печатей организации. В инструкции  по  делопроизводству  данной  организации

оговариваются  случаи  проставления  гербовой  или  простои   печати.   Так,

гербовая  печать проставляется на личных подписях  руководителей  организации

в  документах,  удостоверяющих  юридические  или   физические   права   лиц,

устанавливающих  факты  расходования   денежных   средств   и   материальных

ценностей, на уставах и т.п.

    Печати хранятся в специальных  сейфах, ключи  от  которых   могут  иметься

только  у  секретаря  и  должностных   лиц,   особо   назначенных   приказом

руководителя.

Секретарь  хранит  также  бланки  организации,  используемые  как  документы

строгой отчетности.  Бланки  централизованно  заказываются  и  изготовляются

подразделениями организации,  имеющими  необходимое  для этого техническое

оснащение, или  сторонними  специализированными  организациями.  Бланки  для

оформления  служебных  документов  могут  выдаваться  и  подразделениям,   в

которых выделяются для этого ответственные лица.  Секретарь должен  вести

учет  использования служебных бланков  как по организации в целом,  так  и  по

структурным подразделениям.

    Бланки служебные следует хранить  в несгораемых шкафах, ключи от  которых

находятся у секретаря и передаются работникам  организации,  список  которых

утверждает  руководитель.

Важным  участком   работы   секретаря   является   обеспечение   сохранности

документов, возникающих в процессе деятельности организации.  В  этих  целях

осуществляется  составление номенклатур дел  и последующее их  формирование  в

текущем  делопроизводстве.  Номенклатура  дел —   это   систематизированный

перечень  типовых вопросов, участков и  направлений  работ,  которые  ведутся

организацией  и   требуют   обязательного   документированного   решения   и

оформления.  В  этих  работах  могут  дополнительно  возникнуть,   и   новые

документируемые участки работы и связанные с  этим дела, для которых  следует

оставлять в номенклатурах резервные позиции.

    Составление номенклатуры  может   вестись  секретарем,  который   получает

предложения  от  структурных   подразделений,   или   группой   сотрудников,

образовываемой  в соответствии  с указаниями  руководства.  К составлению

номенклатуры  могут привлекаться и сторонние  специализированные  организации.

При составлении  номенклатуры  рекомендуется  использовать  ранее  имевшиеся

номенклатуры, положения об  организации  и  ее  структурных подразделениях,

общесоюзные и ведомственные перечни документов с указанием  сроков  хранения

документов,  действующие  нормативно-методические  документы  общесоюзных  и

местных архивных учреждений. В номенклатуру  следует  включать  все  дела  и

документы, образующиеся в деятельности организации, а также  все  справочные

картотеки к документам.

При  составлении  заголовков  к  делам  следует  избегать   общих   названий

(например  «общая  переписка»,  «справочный   материал»  и  т.п.),  у   дел  с

перепиской  в заголовке обязательно указывается, с кем и о чем она ведется.

    При определении срока хранения  дед  учитываются  требования  действующих

нормативно-методических  документов  (перечней)  .  В необходимых   случаях

делается  отметка  о  том,  что  по  истечении  срока  хранения   дела   для

определения  целесообразности  дальнейшего  его  хранения  или   уничтожения

следует проводить дополнительную экспертизу (пометка «ЭПК»).

    По окончании делопроизводственного  года в  конце  номенклатуры  делается

итоговая  запись  о  количестве  заведенных   дел   (томов),   причем   дела

постоянного и временного сроков хранения подсчитываются раздельно.

     Номенклатура  после  составления   согласовывается  с  местным   архивным

учреждением   и   утверждается   руководством   организации.    Утвержденная

номенклатура   может   действовать   в   течение   ряда   лет   и   подлежит

пересоставлению  и переутверждению  только  в случае  коренного изменения

функций и структуры организации.  Если  таких  изменений  не  происходит,  в

конце года номенклатура уточняется, дополняется и вводится в действие  с 1

января  следующего года.

     Экземпляры  номенклатур  находятся  у  руководства,  секретаря   и   (в

извлечениях) в структурных подразделениях организации.

     Дела  в  организации  следует   формировать  в  строгом   соответствии  с

имеющейся  номенклатурой.  Секретарь   контролирует   формирование   дел   в

структурных подразделениях, при обнаружении недостатков информирует об  этом

ответственных лиц  в  подразделении,  а  в  случае  непринятия  ими  мер  по

исправлению   выявленных   недочетов   докладывает   об   этом   руководству

организации.

     При  формировании  дел  запрещается:   объединять   в   них   документы

постоянного и временного сроков хранения; включать документы, относящиеся  к

разным  вопросам, и с пометками  «подлежит  возврату  «;  включать  несколько

экземпляров одного и того же документа, а также  черновики  и  конверты.  Из

дел изымаются  металлические  и  пластмассовые  булавки  и  скрепки.  Дела  с

документами  постоянного  срока  хранения  формируются   отдельно   от   дел

временного  хранения.