Организация секретарской службы

>организационно-распорядительных документах, издаваемых  внутри  организации,

а также  исходящие инициативные документы, по которым  ожидается  поступление

информации.

  Документы  на контроль ставятся руководством  организации,  о  чем  делается

отметка «К» или проставляются  штампы  «Контроль»,  «На  контроль»  и  т.п.,

размещаемые на левом поле документа.  Указания  о контроле  переносятся на

регистрационно-контрольные  карточки к соответствующим документам, затем  эти

карточки  помещаются  в  специальный  раздел  «Контроль»  контрольно-сроковых

картотек.  Такие  картотеки  можно   формировать   по   срокам   исполнения,

подразделениям-исполнителям, корреспондентам, вопросам и т.п. В  них  следует

предусмотреть  разделы  для  просроченных  документов  и   для   документов,

исполнение которых перенесено на следующий срок.  Для удобства  пользования

такими  картотеками применяют цветные  индикаторы (рейтеры),  прикрепляемые  к

календарным разделам картотеки.

  Контрольные  картотеки нужно просматривать  ежедневно, выявлять документы   с

приближающимися сроками исполнения и  регулярно  доводить  это  до  сведения

конкретных  исполнителей. Так же регулярно следует  запрашивать  исполнителей

о ходе работ по контролируемым документам. При необходимости эту  информацию

можно  заносить  в   регистрационно-контрольную   карточку.   На   основании

имеющейся   информации   секретарь   докладывает   руководству   в   заранее

определенные  сроки, а при необходимости и  оперативно  о  случаях  возможного

неисполнения  документов в установленный  срок.  В  случае  принятия  мер  по

таким докладам (например, передача исполнения документа  другому  работнику,

продление  срока  исполнения  и  т.п.)  информация  об  этом   заносится   в

регистрационно-контрольные  карточки (дата передачи документа  на  исполнение

в другое подразделение и др.).  Можно  составлять  перечень  документов,  не

исполненных в установленные сроки, который представляется  руководителю  для

принятия  необходимых мер.

  При   поступлении  к  секретарю   документа,  находившегося   на   контроле,

проверяются соответствие сроков его исполнения  установленным,  правильность

оформления  документа, затем его передают  руководителю  или  тому  лицу,  от

которого  исходило указание о постановке на контроль данного  документа.  Это

же должностное лицо принимает решение о снятии  документа с контроля  и

полноте  выполнения  предписанных  по   данному   документу   управленческих

действий.

  После  снятия документа с контроля, о чем делает  записи  само  должностное

лицо,  ставившее  документ   на   контроль,   в   регистрационно-контрольных

карточках записываются дата исполнения документа, отметка об  исполнении  и

номер дела, в котором будет находиться копия документа.

  Для   повышения  уровня  документационной   работы,   анализа   результатов

исполнения  документов в установленные сроки  составляется ежемесячная  сводка

о ходе исполнения документов в организации.

  Форма   сводки  о  ходе  исполнения  документов  предусматривает   следующие

показатели: 1) дату и  номер  документа,  его  вид;  2)  краткое  содержание

документа; 3) установленный срок исполнения; 4)  исполнитель;  5)  состояние

исполнения  документа на установленный  срок;  6)  причины  неисполнения;  7)

ожидаемый срок исполнения.

  Сроки  представления подобной информации  могут изменяться, например,  можно

проводить  ежедневное  информирование   руководства,   подекадное   и   т.п.

Организация такой работы закрепляется в инструкции по  делопроизводству  для

конкретной  организации.

  В  обязанности секретаря  входят  составление,  оформление  и   изготовление

некоторых видов  организационно-распорядительных  документов,  в  том  числе

служебных  писем,  бланков  с  распоряжениями  и  поручениями   руководства,

телефонограмм,  текстов  телеграмм   и   телетайпограмм   (последние   могут

представлять  подразделения, в таком случае секретарь  проверяет  соответствие

этих  документов действующим требованиям).

  В  соответствии с указаниями руководства   секретарь  может  составлять  для

дальнейшего  рассмотрения  и  подписания,  тексты  служебных  писем  по  тем

вопросам   деятельности   организации,   перечень    которых    определяется

руководителем. Целесообразно предусмотреть использование  типовых текстов  по

наиболее   часто   встречающимся   управленческим   ситуациям   и    заранее

заготовленных бланков служебных писем с  трафаретными текстами.  Запас  таких

бланков хранится у секретаря, который по  итогам  непосредственной  практики

ведет постоянную работу с ними,  дополняя,  редактируя  имеющиеся  тексты  и

подготавливая новые. Кроме того, в соответствии с  имеющейся в организации

инструкцией по  делопроизводству  секретарь  может  изготовлять  на  пишущей

машине  некоторые служебные письма, поступающие  от подразделений.

  При  машинописном  оформлении  указаний  и  поручений  руководства   следует

использовать  заранее заготовленные листы  бумаги разных форматов, на  которых

отпечатываются   или   проставляются   специальным    штампом    необходимые

делопроизводственные  реквизиты,  в  том  числе  должность  лица,  отдавшего

указание,  дата  отдачи  указания  и  передачи  его  на  исполнение   (можно

проставлять часы и минуты этой  передачи).  Такие  бланки  заполняются,  как

правило, в двух  экземплярах,  один  из  которых  остается  для  контроля  у

секретаря.  Можно  использовать  для  записи  устных  поручений  специальные

копировальные блокноты.

  Ряд   документов   оформляется   в   виде   телефонограмм.   Телефонограмма

представляет  собой разновидность служебного  письма,  подготавливаемого  для

оперативного  решения служебных  вопросов  в  виде,  наиболее  пригодном  для

передачи  по  линиям  электросвязи.  Использование  в   этих   целях   линий

электросвязи (в  данном  случае  телефонных)  предъявляет некоторые особые

требования  к тексту  передаваемых  по  ним  документов.  Так,  рекомендуется

ограничивать  объем текста не более чем десятью  строками (примерно 30  слов),

избегать  труднопроизносимых  слов,   словосочетаний   и   сложных   речевых

оборотов.

Текст исходящей телефонограммы составляется на специальном  бланке  (или  на

чистом  листе  бумаги  с соблюдением   аналогичного   бланку   расположения

реквизитов  и их объемов), который  подписывается руководителем организации

или   руководителем   структурного   подразделения    в    соответствии    с

регламентированным  для  данной  организации  порядком  ведения   телефонных

переговоров. Текст входящей телефонограммы записывается на тех  же  бланках.

Возможно   ведение   специальных   журналов   для   записи    телефонограмм,

объединенных или отдельных для каждого вида.

  При  приеме и  передаче  телефонограмм   записывается  следующее:  от  кого

поступила или  кому  адресована;  должность  и  фамилия  лица,  подписавшего

телефонограмму;  фамилия  лица,  принявшего  и  передавшего   телефонограмму

(т/г); дата  и  время  приема  (передачи);  номера  телефонов  передающей  и

принимающей организаций.

  В   случае  ведения  междугородных   телефонных   переговоров   сотрудниками

подразделений следует  вести  их  учет  в  специальном  журнале.  В  нем  же

отражаются  и телефонные переговоры, проводящиеся  руководителем  организации

или по  его  поручению.  Разрешение  на  ведение  междугородных  переговоров

выдается  руководителем организации и  лицами, на это

уполномоченными.  В  инструкции  по  делопроизводству   данной   организации

оговариваются  должностные  лица,  которые  имеют  право   разрешать   такие

переговоры.  Краткое  содержание  междугородных  переговоров,   наименование

организаций, с кем они велись,  должны  записываться  в  специальный  журнал

учета ведения междугородных переговоров.

  Междугородные  телефонные разговоры  ведутся   в  кредит.  Расчеты  по  ним

проводятся  по тарифу и  в  сроки,  устанавливаемые  местными  междугородными

телефонными  станциями  Минсвязи  СССР.  Лимиты  на  ведение   междугородных

переговоров  определяются  функциональными  подразделениями  организации   и

доводятся  до  сведения  других  подразделений.  Теми   же   подразделениями

осуществляется  контроль за правильностью расходования  сумм,  выделенных  на

переговоры, и за своевременностью расчетов с  органами  связи.  Контроль  за

ведением  переговоров,  если  они  ведутся   по   телефонам   подразделений,

возлагается на руководителей данных подразделений. Секретарь в  соответствии

со своей  должностной инструкцией может  вести общий  контроль  и  координацию

проводящихся  переговоров и  докладывать  полученную  информацию  руководству

организации.

  При   необходимости  срочной  передачи  документированной  информации  она

пересылается  в виде телеграмм. Если телефонные переговоры могут вестись и  с