Организация секретарского обслуживания на примере ООО «Практика»

Устные обращения граждан излагаются во время личного приема. Если изложенные факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личности обращающихся известны, на них дается Устный ответ. Если для ответа требуется время для наведения справок, гражданину отвечают письменно.

На исследуемом предприятии делопроизводство по обращениям граждан ведется в канцелярии, частично – в секретариате. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан возложена на руководителя предприятия.

Технология работы с обращениями граждан включает: прием и первичную обработку письменных обращений граждан; регистрацию обращений; рассмотрение обращений руководством; уведомление заявителя о направлении обращения в другую организацию; передачу обращений на исполнение; подготовку проекта ответа на обращение; контроль за исполнением обращений и выполнением принятых по 
ним решений; информационно-справочную работу по обращениям; текущее хранение обращений; анализ обращений граждан; работу с устными обращениями граждан; подготовку и передачу обращений в архив; личный прием граждан.

Обращения граждан регистрируются канцелярией в день их поступления в Регистрационно-контрольном журнале формы 8 (приложение №29), докладываются руководству предприятия и передаются в структурные подразделения или должностным лицам для рассмотрения, принятия мер и подготовки ответа заявителям. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителям в соответствии с действующим законодательством. Обращения граждан исполняются в срок до одного месяца, а при отсутствии необходимости дополнительного изучения и проверки - до 15 дней. В тех случаях, когда для исполнения обращений граждан необходима дополнительная проверка, запрос дополнительных документов или принятие других мер, сроки могут быть в порядке исключения продлены должностным лицом, давшим указание о рассмотрении, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.

Руководство предприятия осуществляет личный прием граждан. Запись на прием к должностным лицам осуществляют секретари

Личный прием граждан на предприятии ведет генеральный директор, главный заместитель генерального директора по общим вопросам. Проведение приема организовывается секретарем генерального директора. Установлено место и время приема. Посетители предварительно записываются на прием к руководителю, сообщая секретарю личные данные и причину обращения. Секретарь также ведет журнал, где фиксирует как устные, так и письменные обращения граждан. При личном приеме граждан письменные и устные обращения, а также принятые по ним решения регистрируются в Журнале личного приема формы 9 (приложение №30).

Руководитель ведет прием с секретарем или один. В первом случае секретарь регулирует очередность вхождения граждан в приемную. Когда руководитель принимает посетителей один, он сам заполняет РКК.

Если в процессе личного приема гражданин удовлетворен решением руководителя, краткое содержание решения переносится в РКК и обращение гражданина считается исполненным. Если руководитель не может принять решение во время приема, составляется письменное обращение и с ним ведется работа как с письменным обращением. Решение вопроса, поставленного в обращении гражданина, может относиться к компетенции иного органа, организации, в этом случае руководитель,  ведущий прием, помогает посетителю переделить, где находится нужное учреждение и предоставить иную информацию [7, 36].

Работа с кадровыми документами

Система кадровой документации (или документации по личному составу) достаточно обширна по своему составу и сложна в оформлении. Требования к ее заполнению и оформлению установлены законодательством и должны неукоснительно соблюдаться в силу огромной значимости документов по личному составу в жизни каждого отдельного человека и роли этих документов в деятельности любой организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ч.1 ст.353) государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, во всех организациях на территории РФ осуществляют органы Федеральной инспекции труда при Министерстве труда и социального развития РФ (Рострудинспекции).

Обязательный объем кадровой документации включает: трудовой договор, приказы поличному составу, учетные формы, трудовые книжки и т.п) обрабатывается специалистами кадровой службы. Часть кадровой документации оформляется руководителем секретариата: график отпусков работников секретариата; докладная записка или представление о поощрении; объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; докладная записка; заявления (о режиме работы, увольнении).

Оформление документов на командирование

Инициативным документом и основанием к приказу о командировании является служебное задание (форма Т-10а), подписанное руководителем предприятия подразделения. В заголовочной части документа размещаются наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа (служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении) (приложение №17), место для даты и номера. В содержательной части указывается структурное подразделение, Ф.И.О, должность профессия) командируемого сотрудника, место назначения (страна, город, организация), даты начала и окончания командировки, срок пребывания, организация-плательщик, обосновывается необходимость и цель командировки. После утверждения служебного задания руководителем предприятия оно передается в в секретариат для оформления приказа и командировочного удостоверения (Т-9, Т-9а).

По окончании командировки работник заполняет в служебном задании краткий отчет, подписывает его, руководитель подразделения составляет свое краткое заключение о выполнении задания и подписывает его. Служебное задание передается работником в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету (форма №АО–1) прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и другие оправдательные документы (приложение №17) [7, 9, 29].

Работа с бухгалтерскими документами

Кассовые операции на предприятии ООО «Практика» относятся к операциям, в которые выполняет секретарь как помощник руководителя. К кассовым операциям относят прием, хранение и расходование наличных денежных средств предприятия в соответствии: с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 05.01.1998 №14-П (в ред. указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У, от 31.10.2002 №1201-У) [25].

Отчетность за полученные в кассе предприятия денежные средства:

Расходование денежных средств ОО «Практика» осуществляется под строгим контролем. Средством такого контроля служит отчетность за полученные денежные средства в кассе предприятия, а именно: подотчетным лицом составляется авансовый отчет с приложением оправдательных документов. После осуществления хозяйст-венных, представительских и других расходов, возвращения из командировки руководителя, секретарь отчитывается об израсходованных суммах.

Авансовый отчет - это документ по учету расчетов с подотчетными лицами, составленный по унифицированной форме АО-1, утвержденный постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 №55. К авансовому отчету секретарь прилагает пер-вичные документы, свидетельствующие, о произведенных расходах - товарные чеки, накладные, чеки ККМ, квитанции к приходным кассовым ордерам. Заполняет оборотную сторону авансового отчета, где указывает чеки, их даты, суммы, которые служат оправданием произведенных расходов. Авансовый отчет визируется руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Представительские расходы – это расходы на официальный прием и обслу-живание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, участников, прибывших на заседания руководящего органа, а также расходы на проведение официального приема для указанных лиц, официальных лиц организаций, участвующих в переговорах, транспортное, буфетное обслуживание, оплата услуг переводчиков по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. Для обоснования расходования денег на представительские расходы секретарь оформляет и составляет все необходимые документы.

Документальное оформление представительских расходов

Для оформления представительских расходов генеральным директором ООО «Практика» издан приказ о расходовании средств на представительские расходы (приложение №31). В приказе закреплены общие принципы расходования средств на представительство сроком на один год. В течение года денежные средства в подотчет на представительские расходы выдаются по личному заявлению сотрудника секретариата на основании сметы расходов, составленной в бухгалтерии.

Таким образом, рассмотрев подробно организацию работы секретаря, можно сделать вывод о том, что роль сотрудника секретариата в современном процессе управления, координации жизнедеятельности офиса; обеспечении руководителя; выполнении непосредственных должностных обязанностей, достаточна велика. И для выполнения указанных задач требуется, безусловно, высокий профессионал, пользующийся безусловным авторитетом у руководства и коллег [1, 37].

3.4. Компьютерные технологии  в работе секретаря

3.4.1. Техническое обеспечение деятельности секретаря

Сотрудники секретариата обеспечены средствами организационной техники – это средства связи и технические средства, используемые для создания, обработки, хранения и тиражирования документов. Перечень обеспечения сотрудников секрета-риата средствами организационной техники изложен в приложении №32 работы.

Характеристика информационных технологий и средств автоматизации

           предприятия

С точки зрения полноты охвата технологии обработки информации и документа-ции на предприятии используются автоматизированные информационные технологии, включающие всю совокупность процессов и операций по обработке данных. Технологии автоматизированной обработки текстовой информации (Microsoft Word), предоставляющие пользователю широкие возможности по подготовке документов и технологии автоматизированной обработки табличной информации (Microsoft Excel), являющейся удобной формой для подготовки учетной информации путем составления баз данных и графиков, позволяющей выполнять вычисления и решать экономические задачи.

В состав офисных технологий предприятия входят органайзеры (планировщики работ), электронные секретари, средства электронной почты, передачи аудио- и видео-изображений и Internet [28].

Использование специализированных офисных программ

На предприятии используются компьютерные справочно-правовые системы (СПС) Консультант Плюс и Кодекс, содержащие систематизированную и классифи-цированную правовую информацию, и различные комментарии к ней. СПС Кодекс состоит из информационно-консультантских систем «Право», «Помощник бухгалтера» и «Помощник кадровика». Данные СПС обеспечивают полноту и актуальность информационного банка, оперативность пополнения и обновления, достоверность текстов и глубину юридической обработки, и возможность поиска [32].

В настоящее время специалисты подразделения сервисных услуг, канцелярии и секретариата приступили непосредственно к самой оценке систем электронного доку-ментооборота. На сегодняшний день рассматриваются предложения  фирмы «Центр компьютерных разработок» (Санкт-Петербург) о внедрении единой системы электро-нного документооборота «Кодекс» и фирмы «Электронные офисные системы» (Моск-ва) о внедрении системы электронного документооборота «Дело», дополнительной интегрированной системы «Архивное дело». В  2009 году запланировано внедрение подсистемы «Помощник кадровика», функционирующей в рамках справочно-правовой системы «Кодекс», рассчитанной на 5 клиентских мест.

3.4.2. Информационный менеджер – «электронный секретарь»

Сотрудники секретариата в повседневной работе используют офисную программу «Информационный менеджер  - «электронный секретарь» (рис.6.1 прило-жения №33). С помощью данной программы секретарями реализуются разнообразные задачи. Информационный менеджер заменяет блокноты, телефонные книжки, еженедельники, календари. Планирование встреч и собраний, управление контактами и задачами, организация общего доступа к информации, совместное создание документов, организация работы с клиентами, отправка и получение электронной почты, многие другие задачи решаются с использованием «электронного секретаря».

Представителем этого класса программного обеспечения в MS Office является пакет Microsoft Outlook. Microsoft Outlook - настольный информационный менеджер, основанный на продуктах MicrosoftExchangeClient (клиент электронной почты) и MicrosoftSchedule+ (персональный менеджер расписаний).

Outlook реализует следующие функции: электронная почта; персональный календарь и групповое планирование персональная информация (книга контактов и список заданий); журнал выполненных и планируемых действий; просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок; приложения коллективной работы. Сотрудники секретариата с помощью программы Outlook набирают телефонные номера, посылают почтовое сообщение, факсограмму, переходят на личную Web-страницу. Outlook предоставляет возможность планировать встречи и посылать запросы на их проведение через Интернет другим пользователям Outlook.

Информация, с которой пользователь работает в среде Outlook, организована в виде папок, которые по назначению аналогичны традиционным бумажным папкам. Основные объекты программы представляют собой папки с информацией определенного типа, сгруппированные в разделы: Outlook (Ярлыки), Почта (Мои ярлыки), Другие папки (Другие ярлыки).

Основные элементы информации, с которыми работает Outlook, называются: