Организация секретарского обслуживания на примере ООО «Практика»

5. Рассмотрев подробно практическую организацию работы секретаря, его обязательные функции: административные, организационные; аналитические; специи-фика работы с документами и системами документации, организация работы офиса и деятельности руководителя, компьютерные технологии в работе секретаря, основы делового этикет и практической психологии, можно сделать вывод о том, что роль сотрудника секретариата в современном процессе управления, координации жизнедея-тельности офиса; обеспечении руководителя; выполнении непосредственных долж-ностных обязанностей, достаточна велика. И для выполнения указанных задач требуется, безусловно, высокий профессионал, пользующийся безусловным авторитетом у руководства и коллег.

Секретарь – под этим словом часто скрываются разные функции, должности, степень ответственности. Эта профессия уникальна, к ней можно предъявлять чисто квалификационные требования, которые существуют для должностей, которые рассмотрены в настоящей работе. Но в целом исполнение обязанностей секретаря достаточно индивидуально. Профессия секретарь может стать пропуском в мир большого бизнеса, так как школа секретаря  - это школа жизни предприятия, организации, компании, изучение характеров людей, понимание структуры организации. Секретари всегда владеют информацией, заключенной в документах, а управление в любой организации  - это, прежде всего, информация. Современному руководителю нужен не только исполнитель или думающий помощник, но и профессионал в своем деле. Секретарю необходимо изучать основные направления деятельности профессионального специалиста, улавливать современные тенденции развития бизнеса в современных компаниях и формировать новый тип профессио-нального помощника – секретаря (офис-менеджера, персонального ассистента).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Андреева В.И, Быкова Т.А, Вялова Л.М. и др. «Энциклопедия секретаря». – М.: МЦЭФР, 2004. – 688 с. – (Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).

2. Белов А.Н, Белов А.А. «Делопроизводство  и документооборот»: Учебное пособие / 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2007. – 560с. – (Образовательный стандарт XXI).

3. Быкова Т.А, Вялова Л.М, Санкина Л.В. «Делопроизводство»: Учебник / Под общ. Ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд, перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

4. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // ЗАО «Кодекс».

 

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации // ЗАО «Кодекс».

6. Должностные инструкция старших инспекторов участков: входящих и исходящих документов, доставки документов, распорядительных документов, подготовки и передачи документов на архивное хранение, ведения номенклатурных дел. Москва, 2008.

7. Инструкция по документационному  обеспечению управления. Москва, 2004.

8. Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих, утвержденный  постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998г N37 (в ред. постановлений  Минтруда РФ от 21.01.2000 N7, от 04.08.2000 N57, от 20.04.2001 N35, от 31.05.2002 N38, от 20.06.2002 N44, от 28.07.2003 N59, от 12.11.2003 N75, приказов Минздравсоцразвития РФ от 25.07.2005 N461, от 07.11.2006 N749, от 17.09.2007 N605, от 29.04.2008 N200)//КонсультанПлюс.

 

9. Кудряев В.А. и др. «Организация  работы с документами»: Учебник. – М.: ИНФРА – М, 1998. 575 с.

10. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» 5-е издание, испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.

11. Луговая Я.М. Имидж, управляющий офисом// Справочник секретаря и офис-менеджера.  2009. №1.

12. Маслова А.Л. Секретарь в организационной культуре фирмы// Справочник секретаря и офис-менеджера.  2009. №2.

            13. Назаренко О.Б. Как выбрать справочно-правовую  систему// Справочник секретаря и  офис-менеджера.  2008. №2-3; 6-7.

 

14. Нормативы времени на работы  по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. - М.: ВНИИДАД, 1992.

 

15. Нормы времени на работы  по автоматизированной архивной  технологии и документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Минтруда России от 10.09.1993 №152) (в редакции приказа Минздравсоцразвития РФ от 24.11.2008 N665)// ЗАО «Кодекс».

 

16. Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР 016-94) (принят и введен в действие Постановлением

Госстандарта России от 26 декабря 1994г N367 с 1 января 1996г) (в редакции изменений 1/96 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ 23.12.1996, 2/99 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 3/2002 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 4/2003 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 5/2004 ОКПДТР, утв. Ростехрегулированием)

 

17. Основные правила работы архивов  организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) // ЗАО «Кодекс».

 

18. Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

(утвержден Росархивом 06.10.2000) (в редакции решения Росархива от 27.10.2003) //КонсультанПлюс.

 

19. Перечень типовых архивных  документов, образующихся в научно-технической  и производственной деятельности  организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007г N1182//КонсультанПлюс.

 

20. Правила внутреннего трудового распорядка предприятия (приказ директора от 01.11.2003 №457). Москва, 2003.

 

21. Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725 (в ред. От 06.02.2004) // СЗ РФ.2000. №41. Ст. 4076; РГ. 2004. 23 сент.

 

22. Приказ Министерства культуры  и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005г N536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27 января 2006г N7418) // ЗАО «Кодекс».

 

23. Поршнев А.Г, Румянцева З.П. «Управление  организацией». - М.: Вестник, 2002, 336с.

24. Постановление главного государственного санитарного врача РФ от 13 июня 2003г N118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» // ЗАО «Кодекс».

 

25. Положение о правилах организации  наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 05.01.1998 №14-П (в ред. указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У, от 31.10.2002 №1201-У) // ЗАО «Кодекс».

 

26. Положение о канцелярии, Москва, 2003-2008.

 

27. Положение о секретариате, Москва, 2003-2008.

 

28. Провалов В.С. Автоматизированные информационные технологии управления: Учебное пособие -  Киров: Изд-вл ВятГГУ, 2003. – 250 с.

 

29. Постановления  Правительства РФ:

- от 28.08.1997 №1108 «Об утверждении Правил предоставления услуг телеграфной связи» (в редакции Постановления Правительства РФ от 14.01.2002 N12)// ЗАО «Кодекс»;

- от 15 апреля 2005г N221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»// ЗАО «Кодекс»;

- от 06.04.2001 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (с изменениями, внесенными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N1) // ЗАО «Кодекс»;

- от 25 ноября 1994г N72 «Об утверждении  Межотраслевых укрупненных нормативов  времени на работы по документационному  обеспечению управления» // ЗАО «Кодекс».

 

30. Постановление главного государственного  санитарного врача РФ от 13 июня 2003г N118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» (с изменениями на 25 апреля 2007 года)// ЗАО «Кодекс».

 

31. Розанова В.И. Психологические  аспекты выбора секретаря-референта  для современной фирмы//Психология  в бизнесе. 2000. №1. С.176.

 

32. Серов Г.А. Справочно-правовая  система Консультант плюс (новая  версия)// Секретарское дело 2008. №11.

33. Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, Москва, 2007.

34. Управление  организацией: Учебник/ Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А Саломатина. - М.: Инфра, 1998; Кульба В.В., Малюгин  В.Д., Шубин А.Н., Bye M.A. Введение в информационное управление. — СПб., 1999.

 

35. Устав ООО  «Практика». (Москва). 2003 год, Дополнение №1, 2007 год. 

 

36. Федеральные  законы РФ:

- от 22 октября 2004 г N125-ФЗ «Об архивном  деле в РФ» (в редакции  Федеральных  законов от 04.12.2006 N202-ФЗ, от 01.12.2007 N318-ФЗ, от 13.05.2008 N68-ФЗ) //КонсультанПлюс;

- от 7 июля 2006г N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и  о защите информации» //КонсультанПлюс;

- от 18.12.1997 №152-ФЗ «О наименованиях географических объектов» (в редакции Федеральных законов от 23.07.2008 N160-ФЗ, от 27.10.2008 N191-ФЗ) //КонсультанПлюс;

- от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах  с ограниченной ответственностью» //КонсультанПлюс;

- от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной  цифровой подписи» //КонсультанПлюс;

- от 2 мая 2006г N59-ФЗ  «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» //КонсультанПлюс.

 

37. Шейнов В.П. Секретарь: Секреты  профессии М.: Ось-89, 2002. С.185.

 

38. Энциклопедия офиса: Практическое  руководство для секретаря/Сост. И.В.Самыкина. М.:БИКОМ, 1995. С.140.

 

39. Янковая В.Ф. «Как организовать  делопроизводство». – М.: МЦЭФР, 2004. – 416 с. – (Библиотека журнала  «Справочник  секретаря и офис-менеджера», 1-2004).

40. Янковая В.Ф. Как организовать  делопроизводство; Определение численности  делопроизводственного персонала// Справочник секретаря и офис-менеджера.  2007. №7, 11, 12.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №2

 

 СТРУКТУРА

УПРАВЛЕНИЯ КАНЦЕЛЯРИЕЙ

 

 

 

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

 

 

НАЧАЛЬНИК КАНЦЕЛЯРИИ
Участок подготовки и передачи документов на архивное хранение	Участок распорядительных документов			Участок входящих  и исходящих документов	Участок доставки документов
инспектор -1 шт.ед.	инспектор -1 шт.ед.			инспектор -1 шт.ед.	инспектор -1 шт.ед.

 

 

 

 Итого: 5 человек,    в т.ч.  руководители      - 1 шт.ед.;

              специалисты                - 4 шт.ед.;

                                                                         

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №3

 

Таблица 1.1.  - Характеристика функционального взаимодействия участков канцелярии

№№ пп	Виды деятельности (управленческие работы)	Сотрудники канцелярии		Подразделения
		Исполнитель (наименование должности)	Взаимодействующие сотрудники (наименование  должности)
1	2	3	4	5	6		7
Руководство:
1.	Организует деятельность по документационному обеспечению, распределяет работу между внутренними участками	Начальник отдела	Инспекторы участков	Води-тель экспе-дитор	Руково-дитель архива		Исполни-тели делопроиз-водители подразделе-ний
2.	Составляет номенклатуру дел предприятия	Инспектор	Инспектор участка доставки документов		Делопроизводители подразделений
3.	Проверяет организацию документов в делопроизводстве подразделений	«		Руково-дитель архива	Руководители и делопроизводители подразделений
Участок распорядительных документов:
4.	Регистрация распорядительных документов	Инспектор			Инспекторы о/кадров Делопроизводители подразделений
5.	Обеспечение экземплярами копий структурных подразделений	«	Инспектор участка доставки документов	Води-тель экспе-дитор	Делопроизводители подразделений
6.	Передача дел на постоянное и долговременное архивное хранение участка	«	Инспектор участка подготовки передачи на архивное хранение
Участок входящих и исходящих документов:
7.	Осуществление операций по приему входящих документов	Инспектор	Инспектор участка доставки документов	Води-тель экспе-дитор	Секретариат Делопроизводители подразделений
8.	Осуществление операций по отправлению исходящих документов	«	«	«	«
9.	Постановка документов на автоматизированный контроль	«	«		Секретариат Делопроизводители подразделений
10.	Направление рассмот-рение руководителей документации передачи ее в соответствии с принятым решением в подразделения	«	Инспектор участка доставки документов		Секретариат Делопроизводители подразделений
Участок доставки документов:
11.	Осуществление операций по приему, учету, распределению документов от участков	Инспектор	Инспекторы участков
12.	Осуществление опера-ций по приему, учету, распределению доку-ментов от подразделений и сторонних организаций	Инспектор	Инспекторы участков	Води-тель экспе-дитор	Секретариат Делопроизводители подразделений
13.	Обеспечение своевременной доставки документации подразделениям	«	«	Води-тель экспе-дитор	Секретариат Делопроизводители подразделений
Участок подготовки и передачи документов на архивное хранение:
14.	Проведение отбора документов оперативного архива канцелярии на уничтожение	Инспектор	Инспекторы участков	Води-тель экспе-дитор	Началь-ник АХЧ	Исполни-тель участка складского хозяйства
15.	Проведение отбора документов структурных подразделений на уничтожение	«	Инспектор участка доставки документов	Води-тель экспе-дитор	Началь-ник АХЧ	Исполни-тель участка  хозяйства
16.	Передача дел на постоянное и долговременное архивное хранение	«	Инспектор участка распорядит. документов	Води-тель экспе-дитор	Руково-дитель архива	Делопроиз-водители подразде-лений