Подписывает письмо зам. директора  института Н.В.Сахаров 

  Недостающие реквизиты оформить самостоятельно. 

 

Тема 11. Подготовка серийных документов

 

  11.1. Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 3-4 персональных фрагмента стандартного письма-сообщения о семинаре следующего вида:

«Имя»  «Фамилия» 
«Адрес1» 
«Город», «Индекс»

 

«Обращение» «Фамилия»!

 

  Многие  крупные фирмы используют телефон как средство для экономии денег и получения дополнительной прибыли. Как делового человека, Вас заинтересуют рассматриваемые на нашем семинаре вопросы телефонной практики.

 

  Мы  будем рады видеть Вас на семинаре и постараемся ответить на все Ваши вопросы. Вместе с письмом направляем Вам информацию о времени, месте проведения и программу семинара.

  11.2. Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 3-4 персональных фрагмента стандартного письма-рекомендации следующего вида:

 

«Имя»  «Фамилия» 
«Адрес1» 
«Город», «Индекс»

 

«Обращение» «Фамилия»!

 

  Я получил копию письма г-на Никитина В.А., в котором он рекомендует нас как фирму, способную на высоком уровне обеспечить внедрение новейших компьютерных систем, необходимых Вашей компании.

 

  Для первого знакомства я направляю  Вам для рассмотрения информацию о деятельности нашей фирмы. Мы надеемся, что сможем быть Вам полезными.

  11.3. Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 5-6 персональных справок следующего вида:

 

    Международный институт 
трудовых и социальных отношений

220099, г.  Минск, ул. Казинца, 21, к. 3, тел. (17) 278 03 59

СПРАВКА

 

_______ № ______

 

  «Фамилия»  «Имя»  «Отчество»  является студентом (кой)  «Курс» курса «Отделение»  отделения факультета  «Факультет».

  Обучается по специальности  «Специальность».

 

Начальник отдела кадров                                                      А.Н.Красин

 
 

  11.4.  Используя Ассистент слияния программы Word, подготовить 5-6 персональных справок следующего вида:

 

    Международный институт 
трудовых и социальных отношений

220099, г.  Минск, ул. Казинца, 21, к. 3, тел. (17) 278 03 59

СПРАВКА

 

_______ № ______

 

  Призывник  «Фамилия» «Имя» «Отчество»  «Год рождения» г. рождения  в «Год поступления»  поступил в Международный институт трудовых и социальных отношений и в настоящее время обучается на «Курс» курсе «Отделение» отделения по специальности «Специальность».

  Срок окончания  вуза  «Год окончания».

 

Начальник отдела кадров                                                 А.Н.Красин

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

 

( по  материалам «Документы. Делопроизводство» М.В.Стенюкова, М.2001, http://www.gramma.ru)

     А

АВТОБИОГРАФИЯ – описание своей жизни, включая обучение и трудовую деятельность.

АВТОР ДОКУМЕНТА – создатель документа, которым может быть организация (служебное письмо) или конкретное должностное лицо (докладная записка и др.).

АДРЕСАТ – тот, кому адресован документ.

АДРЕСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА – указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.

АКТ – информационно-справочный документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретный факты, события, действия.

АНКЕТА – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

АННОТАЦИЯ – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

АРХИВ – структурное подразделение организации, занимающееся хранением, учетом и использованием документов, законченных в делопроизводстве.

 

     Б

БЛАНК – стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации.

 

     В

ВИЗА  ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (подпись с проставлением даты, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом).

ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

ВНУТРЕННИЙ  ДОКУМЕНТ – документ, созданный организацией для внутреннего использования.

ВХОДЯЩИЙ  ДОКУМЕНТ – документ, поступивший в организацию.

ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА – заверенная копия части документа.

 

    Г

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – письмо, выражающее гарантию.

ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

ГРИФ  СОГЛАСОВАНИЯ – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

ГРИФ  УТВЕРЖДЕНИЯ – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

     Д

ДАТА – число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

ДЕЛО – совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т.д.), помещенных в одну обложку.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – деятельность, охватывающая составление документов и  организацию работы с ними.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю организации (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

ДОКУМЕНТ (документированная информация) – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

ДОКУМЕНТАЦИЯ – оформленная по единым правилам совокупность документов. 
ДОКУМЕНТООБОРОТ – 1.  Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.  2.  Количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

ДУБЛИКАТ – копия официального документа, имеющая юридическую силу.

     З

ЗАГОЛОВОЧНАЯ  ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА –  совокупность реквизитов: эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес, коммерческие и коммуникационные данные, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту.

ЗАГОЛОВОК ПИСЬМА – указание на содержание письма, регистрационный номер выражается формой предложного падежа с предлогом "о".

ЗАПИСКА – краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например, служебная з., памятная з., докладная з., объяснительная з.).

ЗАЯВЛЕНИЕ – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.

ЗНАК  ОБСЛУЖИВАНИЯ – условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических или физических лиц от однородных услуг других.

    

     И

ИНДЕКСЫ – условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

ИНДЕКС  ДЕЛА; НОМЕР ДЕЛА – порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.

ИНДЕКСАЦИЯ – присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

ИНФОРМАЦИЯ – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.  
ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, отправленный из учреждения. Копия, как правило, остается в деле.

 

     К

КОММЕРЧЕСКАЯ  ТАЙНА – производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

КОНТРАКТ - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений. 
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ – талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ  ИНФОРМАЦИЯ – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РБ.

КОПИЯ ДОКУМЕНТА – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

КОПИЯ ДОКУМЕНТА: заверенная – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу. 
КОРРЕСПОНДЕНТ – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.  

     Л

ЛИЧНАЯ  КАРТОЧКА – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.)

ЛИЧНОЕ  ДЕЛО – дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

 

     Н