МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

      САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА  И ЭКОНОМИКИ 

 
 

                                                                                                                                                   

 
 
 

      РЕФЕРАТ

 

      По  дисциплине: «ДОУ».

      На  тему: Правила оформления документов.

 
 
 

                                                             

 

                                                                                                 

 
 
 
 
 
 

                                                                                                  Отделение: заочное 3 курс

                                                                                     Факультет:                                                                            Группа:

                                                                                    Студент:                                                                             Преподаватель: __________

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Санкт –  Петербург

                                                                     2010

ПЛАН

 

ВВЕДЕНИЕ

 

    Управление  предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

    В данной работе мы коснемся вопроса  требований, предъявляемых к тексту документа и оформлению в документе таблиц.

    От  того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и  выразительность мысли в документе.

    1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ  ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

 

    Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется  с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

• о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;
• чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.

    К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

    Текст документа составляют на русском  или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов  РФ о государственных языках.

    Тексты  документов пишут только на русском  языке при направлении их:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;
• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

    Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

    При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с  глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

    Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

    Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

    Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

    В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

    Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

    В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству  организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

    В распорядительных документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

    В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

    В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

    В письмах используют следующие формы  изложения:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

    Согласование  документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего  документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

    Например:

    Начальник юридического отдела

    Личная  подпись       А.С. Орлов

    25.01.2000

 

При наличии  замечаний к документу визу оформляют  следующим образом:

    Замечания прилагаются

    Начальник юридического отдела

    Личная  подпись       А.С. Орлов

    25.01.2000

 

    Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются  и прилагаются к документу.

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

    Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

 

    СОГЛАСОВАНО

    Ректор  Финансовой академии

    при Правительстве Российской Федерации

    Личная  подпись   А.Г. Грязнова

    23.04.2000

 

    Если  согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют  по следующей форме:

 
 
 

    СОГЛАСОВАНО

    Письмо  Российской академии

    медицинских наук

    от 30.10.2000 N 451-805

 

    или

 

    СОГЛАСОВАНО

    Протокол  заседания

    Правления страховой

    компании "Планета"

    от 21.06.2000 N 10

    2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ  ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

 

    Текст документа печатается через 1,5 межстрочных  интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

    Первую  строку каждого абзаца текста следует  печатать, отступив на 5 знаков от границы  левого поля.

    Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

 

    СОГЛАСОВАНО

    ↕ 1,5 интервала

    Директор  предприятия

    ↕ 1 интервал

    «Контакт»

    ↕ 2 интервала

    А.Н. Иванов

 

    Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

    Расшифровку подписи в реквизите «Подпись»  печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела  между инициалами и фамилией.

    Если  заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается  продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

    При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:

    от  границы левого поля для печатания реквизитов

0. «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
1. после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4. после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;
5. после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;
6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;
7. после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для простановки кодов по ОКПО и ОКУД, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.