Виды информационно-справочных документов. Их назначение и правила оформления

 

            СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение.

I. Понятие и особенность информационно-справочных документов.

II. Виды информационно-справочных документов. Их назначение и правила оформления:

2.1 Протокол.

2.2 Акт.

2.3.Письма.

2.4.Телеграмма, телефонограмма, факс, электронный документ.

2.5.Жалоба.

2.6.Претензия

2.7.Записка:

-докладная записка;

- объяснительная  записка;

- служебная  записка.

      2.8 Справка.

Заключение.

Список  литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 ВВЕДЕНИЕ

    
 
     Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации в малом бизнесе является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования   организации работы с документами.

   Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.  
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.  
    

   Цель  работы –  изучение справочно-информационных документов, используемых в деятельности предприятия.

   Задачи  работы:

1. Дать понятие информационно-справочных документов. Выделить их особенности.

2. Отдельно рассмотреть следующие  виды информационно-справочных документов: протокол; акт; письма; телеграмма; телефонограмма; факс; электронный документ; жалоба; претензия; записка (докладная, объяснительная, служебная) справках. Понять их назначение, правила оформления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие и особенность  информационно-справочных документов.

 

   Процесс принятия управленческих решений основан  на сборе и обработке объективной  и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы: протоколы, акты, справки, записки, переписка и др.

   Информационно-справочные – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

   Виды  информационно-справочных документов: справка; докладная записка; объяснительная записка; протокол; акт; письма; телеграмма, телефонограмма. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

   Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения  к заместителю руководителя организации или руководителю организации. Отдельные разновидности этих документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

   Рассмотрим  подробнее основные виды этих документов. 

II. Виды информационно-справочных документов. Их назначение и правила оформления. 

2.1 Протокол

   Протокол  — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях, деловых различных встречах и т. д.

   Протокол  оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги и содержит следующие реквизиты:

• наименование вида документа;
• наименование организации;
• место создания;
• дату и регистрационный номер протокола;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи.

   Заголовок в протоколе представляет собой название коллегиального органа, заседание которого состоялось. Заголовок формулируется в родительном падеже и печатается полностью строчными буквами.

   Текст протокола состоит из двух частей — вводной и основной.

   Вводная часть текста протокола имеет  постоянную и переменную информацию.

   Постоянная - слова “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”. Пишутся от начала левого поля.

   Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

   Фамилии присутствовавших должны быть записаны в протокол в алфавитном порядке, с указанием места работы и  должности. В протоколах-заседаний  совета директоров должны быть указаны фамилии всех присутствовавших, независимо от общего их количества. Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит выносимые на обсуждение вопросы, расположенные по степени сложности и важности. Вопросы формулируют в именительном падеже, указывают фамилию и должность основного докладчика по каждому из них.

   Основная  часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания.

   Перед словом СЛУШАЛИ, ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

   С красной строки пишут инициалы и  фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения.

   После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут  инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

   Завершающая часть текста протокола - постановление  по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Решение по каждому вопросу повестки дня приводят полностью (его строят по образцу распорядительной части приказа). Составляют отчет о голосовании, где указывают количество голосов, поданных «за» и «против», число воздержавшихся, а также приводят список лиц, не участвовавших в голосовании. О наличии особого мнения делают запись в протоколе после записи решения.

   Протокол  может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на собрании. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются на левом поле документа).

   До  сотрудников предприятия принятые решения доносят в виде копии протокола либо в виде выписки, содержащей раздел «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

   Существует два вида протоколов:

— полные, в которых содержание доклада  и выступлений, включая вопросы  к докладчику, приводятся полностью (если доклад представлен в письменном виде, то текст доклада прилагается);

- краткие,  в которых содержание доклада  формулируется тезисно, а в разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются только фамилии выступивших. Возможен также вариант краткой формы, включающий в себя только сведения о председателе и секретаре, количество участников, перечень рассмотренных вопросов и формулировку принятых решений.

   Протоколы имеют постоянный срок хранения.  

   2.2 Акт

   Акт - документ, составленный несколькими  лицами (не менее двух) для подтверждения  установленных событий, фактов. Зачастую в соответствии со специальным распорядительным документом, подписанным руководителем предприятия, для составления акта создают специальную комиссию.

   Важнейшей задачей при составлении акта является правильное отражение фактического состояния дел. Основой акта могут  служить черновые записи, которые  члены комиссии ведут во время работы, фиксируя количественные показатели и другие основные сведения.

   Поводы  для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др. Составление некоторых видов актов требует заполнения особых унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. В других случаях акт оформляется на общем бланке организации и содержит следующие основные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организации), гриф утверждения, название организации, включая структурные подразделения; название документа; дату, соответствующую дате события и регистрационный номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; приложения; подписи.

   Текст акта состоит из двух частей —  вводной и констатирующей.

   Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. Слово "Основание" печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставятся две точки, и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, автор, его дата, номер и заголовок.

   Констатирующая  часть начинается с абзаца. В ней  излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями  акта, ее результаты. Текст акта может быть разделен на пункты, а результаты работы могут быть оформлены таблицей. Если есть приложения, то отметка об их наличии проставляется после текста.

   Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

     При необходимости выводы, заключения, предложения оформляют в отдельную  - заключительную — часть. Основная  часть может быть разделена  на пункты или представлена  в форме таблицы. 

   После текста и отметки о наличии  приложений указывают, если это необходимо, сведения о количестве (в зависимости от числа заинтересованных лиц) и местонахождении копируемых экземпляров.  

   2.3 Письма

   Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат для обмена информацией между  организациями и пересылаются по почте (обычной или электронной), с курьером, посредством факсимильной связи и т. п.

   В большинстве случаев объем письма не превышает одной страницы печатного  текста. Текст письма, как правило, делится на две части - вводную и основную. Он должен быть понятным и лаконичным.

   Во  вводной части объясняются причины составления письма (определенные факты, события); если поводом для написания послужил документ, необходима ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса. В некоторых случаях можно выделить и третью, так называемую заключительную, часть, где формулируется основная цель письма (предложение, отказ, требование, мнение и т.д.).

   Как правило, письма составляются в двух экземплярах, первый из которых сначала  регистрируется в журнале исходящих документов, а затем отправляется адресату; второй же (копия) хранится в деле.